Денежные средств и их роль в организации расчетов между субъектами хозяйствования

Проверка на предприятии начинается, как правило, с инвентаризации кассы, которая должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие. И это естественно, так как инвентаризация является основным приемом фактического контроля при проверке кассовых операций, позволяет наглядно оценить соблюдение кассиром законодательства и насколько ответственно он подходит к своим обязанностям.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии ревизора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы проверяющий должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости.

Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

·                   если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

·                   если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и главный бухгалтер. При этом ревизор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

·                   выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором, и против каждой выплаченной суммы делается пометка «учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «до инвентаризации по настоящей ведомости выплачено», и указывается сумма. Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.

До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается подписать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

Ревизор должен тщательно проверить правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов ревизор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета ревизор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации … (дата)». Это необходимо для того, чтоб не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный ревизором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии проверяющего и главного бухгалтера или другого члена комиссии. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительно количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира.

Фактический остаток денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 50/3 «Денежные документы» и забалансовым счетом 006 «Бланки строгой отчетности».

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы (ПРИЛОЖЕНИЕ). Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К «50 «Касса»

Д 73/3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» К94

Выявленные в кассе излишки денежных средств подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью

Д 50 «Касса» К 92/2 «Внереализационные доходы».

Одновременно устанавливается причина излишков и недостач денег в кассе. Таким образом, инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью денежных средств в кассе, способствуя своевременному выявлению злоупотреблений, а, следовательно, и более эффективной работе субъекта хозяйствования.

Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования рекомендует­ся обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений о лицах, принимаемых на работу кассира, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сиг­нализации, охране и транспортировке денежных средств не допуска­ются лица:

·                   ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

·                   страдающие хроническими психическими заболеваниями;

·                   систематически нарушающие общественный порядок;

·                   злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохран­ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в резуль­тате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязан­ностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан оз­накомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заклю­чить договор о его полной индивидуальной материальной ответ­ственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспе­чением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осу­ществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен пре­доставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необхо­димости, — транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождаю­щим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

·                   разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

·                   допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

·                   следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

·                   посещать магазины, рынки и другие места;

·                   выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе пред­приятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим тре­бованиям.

·    Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.

·                                       Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставня­ми, металлическими тон деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.

·                                       Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.

·                                       Закрывается ли помещение кассы на две двери:

     а)  внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запи­рающуюся на два внутренних врезных замка;

б)      внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

·        Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым ме­таллом.

·                Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теп­лопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных пе­регородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

·                Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

·                Имеется ли исправный огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализаци­ей, которая выводится на пульт ведомственной охраны.

Ревизору необходимо проверить, как соблюдаются правила веде­ния кассовой книги.

Каждый субъект хозяйствования, физическое лицо, осуществля­ющее предпринимательскую деятельность без образования юриди­ческого лица с применением наемного труда, ведет только одну кас­совую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руко­водителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физичес­кого лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копиро­вальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковы­ми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге за­прещаются. Сделанные исправления заверяются подписями касси­ра, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или друго­му заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве от­чета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

У субъектов хозяйствования с согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспе­чения полной сохранности кассовых документов и обеспечения за­щиты программных средств, выполняющих функции обработки кас­совых документов, от несанкционированного доступа. При этом ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к на­чалу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осу­ществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календар­ный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составле­ния указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бух­галтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования ма­шинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранят­ся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и глав­ного бухгалтера субъекта хозяйствования, и книга опечатывается.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в от­дельных случаях — в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опеча­тываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сей­фов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготав­ливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствова­ния. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При об­наружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования со­общает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принад­лежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

2.3.  Проверка соблюдения Правил наличного денежного   обращения в Республике Беларусь  в белорусских рублях и иностранной валюте

Проведение ревизии кассы субъекта хозяйствования требует от ревизора четкого знания нормативно-законодательных актов, регулирующих соблюдение кассовой дисциплины. Одним из важнейших таких актов является Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2002 N 213 (ред. от 14.07.2005) "Об утверждении правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь " (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2006).

Этот документ предписывает всем субъектам хозяйствования соблюдать следующие правила, которые должен проконтролировать ревизор при проведении проверки:

ü                Имеется ли оформленная в соответствии с законодательством заявка на установление порядка  и  сроков  сдачи  наличных  денег предприятием в банк,  размеров расходования выручки предприятиям, а также лимита остатка кассы.

Ежедневно   независимо  от  дня  поступления  выручки  предприятие, расположенное  в населенном пункте, где имеются   банки   или   эксплуатационные   предприятия  Министерства связи и информатизации Республики Беларусь должно сдавать выручку в учреждение банка. Ревизор должен проконтролировать, сдаются ли независимо от установленного срока сдачи наличные денежные средства в учреждение банка при  образовании  сверхлимитного  остатка кассы. Для этого рассматривается  соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки  в банк,  уточняется  сумма   наличных  денег,  поступивших  в  кассу  предприятия за  проверяемый  период, и сопоставляется с суммой  наличных денег, сданных в банк. Ревизор также обязан проконтролировать своевременность  возврата  в банк не выплаченных  в  срок  средств  на заработную плату, других сумм наличных денег.

Страницы: 1, 2, 3