Разработка автоматизированного рабочего места бухгалтера

Когда покупается новый компьютер, то его просто покупают в нужной конфигурации и все, а вот что делать, если компьютер-то есть, но только но недостаточно мощен для устанавливаемой программы. Такое положение вещей встречается часто, поскольку компьютеры покупают практически везде и покупают уже давно, а современные программные средства требуют современных производительных компьютеров. Легко столкнуться с ситуацией, когда в этом случае бухгалтерия страдает, продолжая работать на медленном компьютере из-за того, что на покупку нового компьютера не было денег. Дело в том, что медленный компьютер очень легко улучшить до требуемого уровня, заменив его комплектующие, для чего можно обратиться в фирму, выполняющую такие услуги, называемые "апгрэйд". Если хороший компьютер стоит порядка 500-1000 долларов, то "апгрэйд" обходится на порядок дешевле.

Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных дополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые продают компьютеры и делают "апгрэйд".

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы (не "псевдоавтоматизация") - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

·        отсутствие опыта автоматизации;

·        отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к "псевдоавтоматизации". Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

1. Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний.

3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. Примером может являться настройка формы акта на списание МБП, который должен автоматически печататься при списании МБП в эксплуатацию, в акте должна автоматически проставляться количество, стоимость и НДС по МБП, после этого должны автоматически проводиться проводки по списанию МБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начислению аммортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходимо делать также по каждому разделу бухучета.

4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически, то, что бухгалтер, ведя учет на компьютере, ежеквартально по-старинке составляет отчет на бумаге и тратит на это дополнительно большое количество времени, является верным признаком "псевдоавтоматизации". Настройка форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации - процесс весьма сложней и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количество стандартных на предприятии хозопераций в программу для того, чтоб потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными на таком условном примере.

По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней (в случае, если программа внедрялась собственным силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и проч., психологический барьер "боязни компьютера" должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можно либо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, они недорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтерию знакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможет бухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на две ступени:

1. Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозопераций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального времени", то есть если, например, требуется оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также код типовой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в ордере и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени" и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:

·        Плохая обучаемость бухгалтерии. Разные люди воспринимают новые знания по-разному: одни легко и быстро, другие "со скрипом", третьи вообще практически не воспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухучет - это масса новой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит скорость и эффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.

·        Загруженность бухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и, конкретно, этапа обучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперации продолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается прежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто не остаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать, например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки программ, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации, немыслимо проводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому "скрытому саботажу", суть которого состоит в том, что никто из бухгалтерии открыто не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все двумя руками за, но ни у кого нет ни минутки свободного времени, чтобы на деле заняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс автоматизации стоит и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению для бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься на уровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух огней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны, начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п.

2. Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

·        Изменится характер хоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям

·        Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ уже готовые новые формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку во-первых даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, просто это займет меньше времени чем полная переделка формы; во-вторых могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут.

В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можно заказать и сторонней организации, но это всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается оперативность изменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам, без которых - ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимо платить деньги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни от кого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.

Бывают случаи, когда организации, которые в свое время заключили договор на внедрение программы по автоматизации бухучета с какой-либо оказывающей такие услуги фирмой и были разочарованы качеством работы - вместо автоматизации им за их же деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Как же избежать подобных ситуаций? Можно действовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобы заказать у сторонней организации не просто настройку программы и обучение, а всю автоматизацию, включающую в себя и этапы оптимизации бухучета, определение масштабов и порядка автоматизации и постановки задачи. В этом случае некомпетентность и неквалифицированность автоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки к автоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг. Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации сможете провести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы и обучение, от автоматизаторов следует требовать (записать в договор на автоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации:

1. Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.

Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий подневный календарный план - документ, подписанный обоими сторонами по договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

3.3. Расчет показателей экономической эффективности проекта.

Учет заработной платы на ОНИКС – ВЛД” ведется как синтетически, так и аналитически, т.е. как по каждому работнику в отдельности, так и обобщенно. Поэтому и учетные регистры по содержанию записанной в них информации подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета.

К регистрам аналитического учета заработной платы относятся расчетные и расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки. Сюда же относятся лицевой счет работника и другие документы.

Регистры синтетического учета – это мемориальные ордера, оборотные ведомости, Главная книга, журналы-ордера по счетам и группам счетов и т.д.

Какие именно регистры синтетического учета будут использованы на конкретном предприятии, определяется той системой (формой) счетоводства, которая принята, т.е. утверждена в соответствии с учетной политикой данного предприятия. На ОНИКС – ВЛД” это автоматизированная система, основанная на применении компьютеров, оснащенных бухгалтерским пакетом программ «1С: Бухгалтерия». Она позволяет вести учет как аналитически, так и синтетически, что позволяет бухгалтеру проводить сверки, анализ расчетов и подведение итогов расчета заработной платы как по каждому работнику (аналитически), так и по подразделениям и предприятию в целом.

Учет движения средств ведется в карточке самого счета «Расчеты с работниками по оплате труда» с указанием номера хозяйственной операции, которая соответствует сумме, стоящей в той же строке карточки счета.

Кроме карточек счетов сведения записываются в ведомости учета производственных затрат (ведь заработная плата – одна из самых важных составляющих затрат, т.е. себестоимости продукции) по заказам, цехам и отделам, а на этой основе затем переносятся в журналы-ордера № 10 (приложение 8) и № 10/1. Премии всех категорий работников, не входящие в систему оплаты труда и, следовательно, в себестоимость продукции, заносятся в журнал-ордер № 10/1.

Суммы, начисленные в оплату отпусков, заносятся в журнал-ордер № 10 и № 10/1 в соответствии с ведомостью № 15. Пособия по временной нетрудоспособности, являясь средствами фонда государственного социального страхования, также отражаются в журнале-ордере № 10/1.

Таким образом, журналы-ордера № 10 и № 10/1 собирают в себе расходы и начисления по заработной плате в корреспонденции с дебетами всех счетов, по которым проходят суммы начисленных выплат.

Этот сводный регистр позволяет провести подсчет и анализ расчетов с персоналом.

Основным учетным регистром, используемым для оформления расчетов с рабочими и служащими, является расчетная ведомость (ф.№ Т-51), в которой указывается начисление по видам оплат, удержания из заработной платы и суммы, подлежащие выдаче на руки. На основании расчетной ведомости составляется платежная ведомость для выплаты заработной платы. Своевременно не полученная заработная плата депонируется. Платежная ведомость закрывается двумя суммами: выдано наличными и депонировано.

Аналитический учет расчетов с рабочими и служащими по оплате труда ведется на карточках - лицевых счетах, которые содержат сведения о начисленных суммах, удержаниях, выплате.

Аналитический учет депонированной заработной платы организуется по каждой невостребованной сумме непосредственно в реестре или книге депонированной заработной платы. Депонированную заработную плату предприятия хранят в течение трех лет, после чего она подлежит перечислению в бюджет не позднее 10 числа следующего месяца.

Синтетический учет основной и дополнительной  оплаты труда ведется на счете 70 «Расчеты по оплате труда». Счет - пассивный, сальдо кредитовое означает задолженность предприятия работающим по начисленной, но не выданной им заработной плате, оборот по дебету - сумму, выплаченную наличными или через перечисления, суммы, удержанные в виде налогов в бюджет и т.д.; оборот по кредиту - суммы, начисленные в отчетном месяце в виде заработной платы, премии и прочих начислений.

В процессе расчета экономической эффективности введения АРМ бухгалтера необходимо провести изучение численности работников, изучается соответствие между фактической и плановой численностью, а также изучаются изменения в отчетном году по сравнению с предшествующим годом.

Наличие сверхплановой численности влечет за собой снижение производительности труда, неоправданные расходы по заработной плате.

Производительность труда характеризует эффективность затрат живого конкретного труда, создающего потребительные стоимости и определяется выработкой продукции на одного работающего в единицу времени или рабочим временем, затрачиваемым на производство единицы продукции. Затраты труда на производство продукции состоят из затрат живого труда в производственном процессе, прошлого труда, овеществленного в средствах и предметах труда, используемых при производстве.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9