МЕНЮ


Фестивали и конкурсы
Семинары
Издания
О МОДНТ
Приглашения
Поздравляем

НАУЧНЫЕ РАБОТЫ


  • Инновационный менеджмент
  • Инвестиции
  • ИГП
  • Земельное право
  • Журналистика
  • Жилищное право
  • Радиоэлектроника
  • Психология
  • Программирование и комп-ры
  • Предпринимательство
  • Право
  • Политология
  • Полиграфия
  • Педагогика
  • Оккультизм и уфология
  • Начертательная геометрия
  • Бухучет управленчучет
  • Биология
  • Бизнес-план
  • Безопасность жизнедеятельности
  • Банковское дело
  • АХД экпред финансы предприятий
  • Аудит
  • Ветеринария
  • Валютные отношения
  • Бухгалтерский учет и аудит
  • Ботаника и сельское хозяйство
  • Биржевое дело
  • Банковское дело
  • Астрономия
  • Архитектура
  • Арбитражный процесс
  • Безопасность жизнедеятельности
  • Административное право
  • Авиация и космонавтика
  • Кулинария
  • Наука и техника
  • Криминология
  • Криминалистика
  • Косметология
  • Коммуникации и связь
  • Кибернетика
  • Исторические личности
  • Информатика
  • Инвестиции
  • по Зоология
  • Журналистика
  • Карта сайта
  • Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

    поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить

    с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

    Организация рационального движения документов внутри организации.

    В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней

    курьерской связи документы передаются из одного подразделения в другое

    секретарями руководителей, реже — через службу документационного

    обеспечения (канцелярию) или самими сотрудниками, но с обязательной

    передачей в службу документационного обеспечения сведений о местонахождении

    документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему

    (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть

    внесены изменения с указанием даты их внесения.

    В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить

    единый порядок передачи документов для обработки — через лицо,

    ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

    Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа

    следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не

    представляется возможным — составить график сроков и последовательности

    прохождения документа в организации. Этот график может быть принят

    руководителем службы документационного обеспечения по согласованию с

    руководителем организации как типовой.

    Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с

    текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации

    различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие

    мероприятия.

    Значительную часть документооборота организации составляют различного

    рода проекты документов, требующие согласования, подписания или

    утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов должны быть

    закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками

    подразделения, готовящего документ, а служба документационного обеспечения

    только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

    Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна

    разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной

    графической форме определена последовательность подготовки проектов

    наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и

    утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения,

    местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному

    вопросу.

    Проектирование рациональной системы документооборота основывается на

    положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации

    труда [9], например:

    . исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

    . однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или

    у одного исполнителя;

    . пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено

    только необходимостью его обработки;

    . различные операции должны выполнятся параллельно для сокращения времени

    движения документов и повышения оперативности их исполнения;

    . учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов,

    результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу

    документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек,

    бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих

    документов;

    . должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.

    Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты

    движения документов, например:

    . когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю,

    минуя все другие инстанции;

    . передача почтовых отправлении, имеющих пометку "лично", непосредственно

    из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы

    обработки.

    Обработка исполненных и отправляемых документов.

    Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции

    организации.

    Для отправки должны приниматься только полностью оформленные,

    подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров,

    обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем

    указанным адресам рассылки.

    При сдаче документа на отправление или исполненного документа

    исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он

    должен быть помещен.

    При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено

    возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.

    Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы

    службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю.

    Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать

    окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной

    обработки.

    Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя

    сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение

    связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами

    и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

    Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей

    должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и

    сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за

    упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой

    документационного обеспечения. Обязательная сопроводительная документация к

    документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит

    экспедиционную обработку на общих основаниях.

    Исполнение документов.

    При налаживании системы документооборота организации, четкого и

    ответственного исполнения документов важнейшей частью является

    документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их

    непосредственных исполнителей.

    Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий

    день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с

    учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки

    всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы

    исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

    Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль

    исполнения включает:

    — постановку документов на контроль;

    — проверку своевременности доведения документа до исполнителя;

    — предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

    — учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

    Контроль, как правило, ведется на двух уровнях: формализованный

    контроль своевременности исполнения документов, а также контроль,

    включающий анализ существа и полноты исполнения. Если контроль первого

    уровня осуществляет только делопроизводственная служба, то контроль второго

    уровня входит в должностные обязанности не только руководителей всех

    рангов, но и специального контрольного подразделения.

    Контроль должен осуществляться путем регулярного отслаивания

    контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполнителям

    о приближении или наступлении срока исполнения.

    В организации должен составляться перечень документов, подлежащих

    контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде

    дополнительной графы в Табеле документов. В состав документов, подлежащих

    обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих

    органов, собственными распорядительными документами следует включать все

    документы, специфичные для организации и имеющие конкретные формы и сроки

    исполнения.

    Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их

    поступления в организацию, а создаваемых — с момента доведения до

    исполнителей, если, конечно, не оговорен другой срок.

    Срок исполнения может продлить только организация или должностное

    лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).

    При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые

    сроки, установленные для конкретных документов законодательно, например,

    согласно ГСДОУ:

    . акт о наличии недостатков (рекламация) — составление не позднее 10 дней

    по получении продукции;

    . жалобы на неправильные действия или распоряжения финорганов —

    рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления;

    . письма учреждений и организаций — к указанному в них сроку или в течение

    10 дней;

    . протокол разногласий — составление и направление контрагенту в 10-дневный

    срок, рассмотрение контрагентом в 20-дневный срок;

    . телеграммы, требующие срочного решения, — до 2 дней, остальные — в

    течение 10 дней.

    Проверка хода исполнения должна осуществляться в следующем порядке:

    . задания последующих лет — не реже одного раза в год;

    . задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

    . задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

    Снять документы с контроля может либо должностное лицо, установившее

    контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения

    заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и

    организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На

    документе при этом должна быть проставлена отметка, подписанная лицом,

    подтверждающим исполнение.

    При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном

    документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку,

    содержащую справку об исполнении.

    Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного

    документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание

    ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных

    актов.

    Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с

    действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с

    руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и

    организациями.

    После согласования проект документа передается на подписание

    (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и

    отправку.

    По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое

    должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело

    на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ

    является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным

    документом.

    На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель

    готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа

    организует его размножение.

    В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения

    исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя

    структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным

    указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

    Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный

    исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или

    резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

    Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и

    качественное исполнение документа и представление ответственному

    исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов

    документов, справок, сведений).

    Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в

    распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-

    контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или

    полученном поручении.

    В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать

    изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения

    задания, делать пометки на документе о времени его поступления к

    исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных

    запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

    Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть

    предоставлена возможность пользоваться государственными стандартами на

    документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической

    информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству,

    ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники:

    ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до

    компьютера), множительной техникой и т.д.

    Исполнитель заводит для документов папки с надписями «срочно», «на

    исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указанием своей

    фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «на

    исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и

    наименований групп документов.

    При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в

    установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в

    базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за

    полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

    Анализ структуры документооборота.

    Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной

    организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и

    распределению обязанностей среди сотрудников.

    Однако это не значит, что организация документооборота не поддается

    самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять

    порядок прохождения документов внутри организации в специальных

    технологических схемах, разработкой которых занимаются службы

    документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти

    отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки

    обработки и исполнения документов.

    Разбивка системы документооборота на конкретные технологи„ четкие

    операции может осуществляться только на основе анализа структуры

    документооборота. Естественно, что само структурирование должно иметь

    прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может

    получить реальное применение.

    Поскольку ценность документной информации существует только в связи с

    конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию,

    существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые

    решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к

    информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во

    многом объясняется непродуманным распределением документов среди

    потребителей и\ информационного содержания, нерациональностью определения

    этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь. значительно

    увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост

    документооборота в целом.

    При организации рациональной системы документационного обеспечения в

    качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ,

    документопоток, документационный технологический процесс.

    Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки

    входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы

    документов, прежде всего по направлениям документопотоков:

    . документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;

    . документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с

    целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.

    Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в

    процессе управления документацией является документопоток[14]. Основными

    управляемыми параметрами документопотока являются:

    . содержание или функциональная принадлежность;

    . структура потока;

    . направление потока и его объем.

    Содержание документопотока характеризуется составом документов,

    входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

    Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми

    может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена

    система научно-справочного аппарата по документам организации. В

    значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-

    целевому назначению составляющих его документов.

    Режим документопотока определяется изменением во времени его

    информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью

    планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой,

    политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы

    организации.

    Направление документопотока зависит от содержания конкретного

    технологического звена обработки документов: регистрируемые и

    нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не

    осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и

    т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и

    удостоверения составляющих этот поток документов: согласование,

    утверждение, ознакомление и др.

    Объем документопотока измеряется физическим количеством документов

    (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен

    объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках,

    количестве поручений, исполнителей и т.д.

    Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12


    Приглашения

    09.12.2013 - 16.12.2013

    Международный конкурс хореографического искусства в рамках Международного фестиваля искусств «РОЖДЕСТВЕНСКАЯ АНДОРРА»

    09.12.2013 - 16.12.2013

    Международный конкурс хорового искусства в АНДОРРЕ «РОЖДЕСТВЕНСКАЯ АНДОРРА»




    Copyright © 2012 г.
    При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.