Курсовая работа: Исторический, управленческий и правовой аспекты в понятии "документ"
Курсовая работа: Исторический, управленческий и правовой аспекты в понятии "документ"
Введение
Создание в нашей стране
правового государства с эффективно работающими институтами представительной,
исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования
обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием
их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур
их функционирования, в том числе в области работы с документами.
Проблемы документирования
деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними,
как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется
стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией
общества.
Выбор темы данной
курсовой работы обусловлен необходимостью анализа накопленных достижений в
области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего
развития.
Если западные специалисты
ориентированы на ликвидацию технологического и организационного разрыва между
делопроизводством и ведомственном хранением документов, то в России существуют
свои исторически сложившиеся традиции в сфере работы с документами. Именно этим
вызвана необходимость изучения проблем эволюции отечественной документации и
развития делопроизводства, с целью анализа и оценки достигнутого уровня для
решения вопроса о возможности и путях применения основных принципов и методов
управления документацией.
Степень
разработанности и изученности темы. Отечественным документоведением к настоящему времени
накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и
ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах
конференций. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и
учебных пособий (работы Андреевой В.И[1]., Кузнецовой Т.В[2].,
Соковой А.Н[3]).
Принципиальное значение
для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым
предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический
вклад в становление документоведения как научной дисциплины.
Вместе с тем в 70 – 80 - е
годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и
других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и
отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции
документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят
основополагающие для документоведения вопросы документообразования,
рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное
обеспечение управления.
Существенный вклад в
исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д.
Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые. Многие современные публикации
профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение
актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты
документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового
обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых
информационных технологий на организацию документооборота и документирование,
проблем электронных документов.
Эти работы освещают лишь
отдельные аспекты управления документацией.
Проблему управления
документацией невозможно изучать без анализа архивоведческой литературы.
Учеными-архивоведами проделана серьезная исследовательская работа. Специалисты
в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств
документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов.
Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов
в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи
с развитием государства и способов его организации.
Полноценное решение
проблемы управления документацией невозможно без правового обеспечения.
Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым
условием эффективности государственного управления. Область информации и
документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований
ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль — информационное право. В
работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты,
касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов[4].
Целью курсовой работы изучение исторического,
управленческого и правового аспекта в понятии «документ».
Основные задачи
исследования:
-
анализ
теоретических основ документационных процессов в обществе;
-
проследить
эволюцию документа как носителя информации;
-
анализ роли
информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в
организациях;
-
принципы
организации общегосударственной системы управления документацией и вопросов ее
правового обеспечения
Хронологические рамки
исследования. По
некоторым направле-ниям они охватывают период с момента возникновения Русского
централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы
освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.
Источниковая база. При работе был использован широкий
круг источников, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы
и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы
работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правительственные акты
по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией,
делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные
стандарты; терминологические словари, методическая литература.
Представляет интерес
группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых
позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.
Основными источниками
делопроизводства XVIII века были
«формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались
состав, форма и содержание документов.
В 1720 г Петром I был утверждён «Генеральный
регламент»[5], определяющий структуру и
делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности
сотрудников и т.д. Он впервые в истории России поставил делопроизводство на
твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два
столетия.
Основным правовым актом,
определяющим современную государственную политику и права граждан России в
сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской
Федерации, в которой записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать,
передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...»[6].
Системообразующим актом в
политики по отношению к информации и документации является Федеральный закон
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[7].
Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности
на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных
системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты
информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной
власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с
документированной информацией.
Важное место в ряду
законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает
законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Важными источниками
исследования являются нормативные правовые акты федеральных органов власти и
субъектов российской Федерации по вопросам документационного обеспечения
управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и общеотраслевые
нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной
власти различного уровня; инструктивные и методические материалы,
устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на
уровне отдельной организации или её структурного подразделения.
Цель и задачи исследования
обусловили выбор структуры курсовой. Курсовая работа состоит из введения,
четырёх глав и заключения, списка источников и литературы.
В первой главе «Понятие
документ. Функции документа» дается определение термина документ и его основных
функции.
Во второй главе
«Исторический аспект в понятии документ» рассматривается развитие термина
«документ».
В третьей главе
«Управленческий аспект» исследуются роль информации в управлении, формирование
информационной инфраструктуры организаций, вопросы создания информационных ресурсов.
В четвертой главе
«Правовой аспект» изучены Законодательные акты и нормативно-методические
материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с
документами.
В заключении подведены
основные итоги курсовой работы.
Глава 1. Понятие
«документ». Функции документа
документация
информация управление
Зарождение, становление и
развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей,
которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации.
Понятие
"документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе
документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов,
служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору,
аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию
документной информации в обществе.
Это понятие широко
используется во всех сферах общественной деятельности.
На международном уровне
наиболее общим признано определение документа как записанной информации,
которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении
применяется следующее определение документа: "Документ - это
материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом
для ее передачи во времени и пространстве".
Согласно Федеральному
закону "Об информации, информатизации и защите информации": «документ
- зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с
реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных
законадательством Российской Федерации случаях её материальный носитель»[8].
Документ представляет
собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных
признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими
материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности
признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака
свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие.
Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь
степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть
индивидуальным.
Как и всякий объект,
документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее
существенные из них следующие:
а) атрибутивность
документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не
может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых -
информационной и материальной;
б) функциональность
документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и
времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет
множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными
потребностями общества в информации, знаниях;
в) структурность
документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая
его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств
при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает
эффективность использования и долговременность хранения документа.
К отличительным признакам
документа относятся:
а) наличие
смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла,
который передается совокупностью последовательных знаков;
б) стабильная
вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность
документа, возможность многократного (долговременного) использования и
перемещения информации в пространстве и времени;
в) предназначенность
для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально
созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;
г) завершенность
сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть
полноценным документом. Требование завершенности является относительным,
поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для
научных исследований (наброски, черновики, эскизы).
Как и всякая система,
документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные
необходимые обществу функции.
Документы содержат самую
разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная
информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа.
Вместе с тем документ одновременно и сам оказывает определённое влияние на
формирование и характер общественных отношений.
Социальная природа
документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией
документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально
выработанный способ его употребления. Функции документа предопределены его
общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.
Функции документа непосредственно
связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после
фиксации этой информации на материальном носителе.
Совокупность функций
является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых
документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды,
разновидности, структуру документов.
Различные функции
документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой.
Функции документа можно
разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а
также на явные и скрытые.
Возникновение документа
было обусловлено необходимостью закреп-ления, сохранения и передачи
информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи
всем документам. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную
функцию.
Одной из важнейших
функций любого документа является функция закрепления информации. Именно
она в решающей степени предопределяет создание документа. В процессе реализации
этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые
предпосылки для выполнения документом ряда других функций.
Коммуникативная
функция предназначена
не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве,
но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в
обществе.
Зафиксированная на
материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение
информации является одной из важнейших функций документа.
Хранение информации не
является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования
человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о
жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени.
Сохранённая документированная информация активизируется главным образом
усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого
общества. В результате происходит реализация функции исторического источника,
которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы
потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция относится к числу
функций вторичного порядка.
Одной из важнейших
является культурная функция документа. Фактически любой документ может
рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени
отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры,
уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью
документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к
поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм,
приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов,
культурного потенциала в обществе.
Помимо рассмотренных выше
общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд
функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы
человеческой деятельности. К их числу прежде всего следует отнести управленческую
функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов,
специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента
управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.
Поскольку процесс
управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы,
постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно
разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.
С управленческой тесно
связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении
правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего
документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и
правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые
могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся
правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские,
нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой
определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные
отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об
образовании, командировочные удостоверения и т.п.).
Исторически одной из
первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных
связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии
аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации,
учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Эта функция находит
отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной
документации.
Значительная часть
документов выполняет познавательную функцию, которая отражает
связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща
прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является
получение новой информации.
Ряд документов обладает политической
функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере
политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти
и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение
прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения
внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию
выполняют документы политических партий, различных общественно-политических
структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и
т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления,
обращения и т.п.).
Страницы: 1, 2, 3
|