Курсовая работа: Разработка информационной системы для задачи "Работа с дебиторами"
Курсовая работа: Разработка информационной системы для задачи "Работа с дебиторами"
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное
учреждение высшего профессионального образования
Дальневосточный Государственный
Технический Университет
Институт экономики и управления
Кафедра информационных систем в
экономике
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к курсовому проекту
по дисциплине «Проектирование
информационных систем»
на тему «Разработка информационной
системы для задачи «Работа с дебиторами»
Исполнитель Студент группы У-6141 Богатова В. В.
Руководитель Декан кафедры Кондратьева В.И.
Владивосток 2010 г.
Задание на курсовой проект
Предметная область (комплекс задач,
задача): Разработка информационной системы для задачи «Работа с дебиторами»
Цель проектирования - создание
автоматизированной информационной системы финансового отдела в части работы с
дебиторами.
Задачи:
1.
Анализ
существующей системы работы с дебиторами на предприятии.
2.
Выработка
предложений по совершенствованию системы работы с дебиторами.
3.
Разработка
документа «Постановка задачи «Работа с дебиторами».
4.
Разработка
технологии решения задачи, включая работу с ПО.
Исходные данные - описание процессов
работы финансового отдела компании, проектирующей, реконструирующей и
реставрирующей различные объекты недвижимости.
Контроль выполнения курсового
проекта:
дата выдачи |
25.01.2010 г |
разработка содержания курсового проекта |
1.02. 2010г |
1 контроль выполнения КП (постановка задачи, описание
предметной области) |
1. 03. 2010г. |
2 контроль выполнения КП (описание работы с конкретными
модулями КИС) |
20.03. 2010г. |
3 контроль выполнения КП ( «прогон» контрольного примера
на ПК) |
3.04. 2010г. |
сдача КП на проверку |
10.04. 2010г. |
Защита курсового проекта |
20.04. 2010г. |
Руководитель курсового проектирования
Кондратьева В.И.
Студент Богатова В. В.
Оглавление
Введение
1. Предпроектное обследование
1.1 Анализ информационной системы предприятия
1.2 Характеристика организационной и технико-экономической
сущности задачи. Определение степени автоматизации системы работы с дебиторами
2. Технико-рабочее проектирование
2.1 Технический проект
2.1.1 Описание постановки задачи
2.1.2 Анализ существующего ПО
2.1.3 Выбор ПО
2.2 Рабочее проектирование
2.2.1 Реализация проекта «Работа с дебиторами»
Заключение
Список литературы
Введение
В процессе финансово-хозяйственной
деятельности у предприятия постоянно возникает потребность в проведении
расчетов со своими контрагентами, бюджетом, налоговыми органами. Отгружая произведенную
продукцию или оказывая некоторые услуги, предприятие, как правило, не
получает деньги в оплату немедленно, т.е. по сути оно кредитует покупателей.
Поэтому в течение периода от момента отгрузки продукции до момента поступления
платежа средства предприятия омертвлены в виде дебиторской задолженности,
уровень которой определяется многими факторами: вид продукции, емкость рынка,
степень насыщенности рынка данной продукцией, условия договора, принятая на
предприятии система расчетов и др. Последний фактор особенно важен для
финансового менеджера.
Однако в реальной практике, особенно
с переходом на рыночные отношения, нередко, а точнее постоянно, возникают
ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не может взыскать долги с
контрагентов. Дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы, а иногда
даже и годы. Рост дебиторской задолженности ухудшает финансовое состояние
предприятий, а иногда приводит и к банкротству.
Являясь частью оборотных средств, дебиторская
задолженность, особенно неоправданная «зависшая», резко сокращает
оборачиваемость оборотных средств и тем самым уменьшает доход предприятия.
Поэтому на сегодня важнейшей проблемой,
решение которой должно способствовать улучшению финансового состояния предприятия,
является выбор такой системы управления дебиторской задолженности, которая
позволила бы:
оптимизировать рабочее время сотрудников,
отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;
своевременно обрабатывать историю
взаимоотношений с каждым контрагентом;
устанавливать и контролировать всех
занесенных в систему дебиторов, контролировать сроки взыскания задолженности, что
исключит риски компании, вытекающие из несвоевременного получения денежных
средств;
оптимизировать процесс подготовки
документов по взысканию дебиторской задолженности;
позволит вести работу по взысканию с
должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное
исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;
автоматически формирует отчеты в
целях принятия пользователем управленческих решений.
Исходя из общей идеи курсовой работы,
главной целью является покупка автоматизированной информационной системы
финансового отдела в части работы с дебиторами. Реализация поставленной цели
подразумевает анализ работы финансового отдела предприятия, анализ документов и
нормативных актов, регламентирующих учет дебиторской задолженности.
Назначением задачи «Работа с дебиторами»
является активизировать работу с дебиторами за счет создания информационной
базы, которая позволит отслеживать погашение дебиторской задолженности,
вследствие чего снизятся риски предприятия по несвоевременному возврату
задолженности, и повысится эффективность работы финансового отдела предприятия.
В рамках
поставленной задачи формирования кредитной заявки к числу объектов исследования относятся:
Финансовый
отдел предприятия ООО «Теремок»
Информационные потоки (документы,
показатели);
Технологии, методы и технические
средства преобразования информации.
1.
Предпроектное
обследование
1.1 Анализ информационной системы
предприятия
Объектом исследования в данной курсовой
работе является компания ООО «Теремок». Проектная организация ООО
«Теремок» занимается разработкой проектов разных уровней сложности — от
перепланировки квартиры, до разработки проекта микрорайона, с применением
новейших проектных и технических решений.
ООО «Теремок» предоставляет следующие
услуги в области проектирования:
·
Разработка
эскизных, рабочих проектов
·
Архитектурное
проектирование от пред эскизных проработок до рабочего проекта
·
Разработку
генеральных планов
·
Проектирование
инженерных сетей и систем зданий и сооружений
·
Разработку
градостроительной документации в части планировки и схем инженерного оснащения
территорий
·
Разработку
специальных разделов проектов
·
Согласование во
всех необходимых инстанциях, вплоть до получения разрешения на строительство.
·
Авторский надзор
по всем разделам проекта.
·
Дизайн-проекты.
Разработка полной проектной документации, включающей в себя и смежные разделы,
трехмерную визуализацию, по желанию - кино.
·
Услуги по
3d-визуализации
А так же выполняет полный комплекс по
проектированию:
·
многоквартирных
жилых домов
·
офисов
·
магазинов
·
торговых
комплексов
·
общественных
зданий
·
объектов
индивидуального жилищного строительства
·
реконструкцию
зданий и сооружений
·
перепланировку
помещений любой сложности
Организационная структура компании представлена
в виде организационной схемы (Рис. 1.1.1).
Рисунок 1.1.1 Организационная
структура ООО «Теремок»
Объектом исследования в данной
курсовой работе является финансовый отдел предприятия ООО «Теремок».
Финансовый отдел.
Начальник: Главный бухгалтер
В состав финансового отдела входят:
·
Бухгалтер
·
Экономист
·
Финансовый менеджер
Финансовый отдел является
самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется
непосредственно генеральному директору.
Задачей финансового отдела является
организация финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми
ресурсами, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных
средств, трудовых и финансовых ресурсов предприятия, своевременности платежей
по обязательствам в государственный бюджет и учреждениям банков.
Предметом труда финансового отдела
являются деньги и денежные потоки, возникающие внутри самого предприятия и за
его пределами, связывающие его с другими предприятиями, кредитно-банковской
системой, хозяйствующими субъектами, находящимися в объединении. Для управления
финансами предприятий используется финансовый механизм — система управления
финансовыми ресурсами с целью эффективного воздействия на конечные результаты
производства. Финансовый механизм призван обеспечивать реализацию функций
финансов, связанных с:
·
обеспечением
предприятия денежными средствами;
·
распределением и
контролем использования денежных средств.
Первая функция подразумевает
оптимальную обеспеченность предприятия денежными средствами. Оптимизация
денежных потоков — одна из главных задач финансовой службы.
Распределительная функция связана с
возмещением затрат на производство и формированием дохода. Этот доход, в свою
очередь, распределяется между предприятием и внешними организациями, с которыми
оно связано обязательствами, а также между предприятием и государством.
Контрольная функция предполагает применение различного рода показателей и
установление экономических стимулов или санкций.
Главная цель финансовой службы —
наиболее полная реализация функций финансов путем укрепления финансового
положения предприятия за счет повышения его рентабельности, прибыли, роста
производительности труда, снижения затрат, повышения качества выполнения
заказов и внедрения новых передовых технологий и достижений науки.
В данной работе более подробно будет
рассмотрена деятельность специалиста по работе с дебиторами.
Управление дебиторской задолженностью
непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет дисконтную и
кредитную политику для клиентов, пути ускорения востребования долгов и
уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих
гарантированное поступление денежных средств.
Увеличение дебиторской задолженности ведет
к дополнительным издержкам на предприятии:
·
увеличению объема
работы с дебиторами (связь, командировки и пр.);
·
увеличению
периода оборота дебиторской задолженности (увеличение периода инкассации);
·
увеличению потерь
от безнадежной дебиторской задолженности.
Итак, основная задача управления
дебиторской задолженностью - минимизировать крупные суммы дебиторской
задолженности контрагентов с длительным периодом возврата и увеличить прибыль
компании за счет эффективного использования дебиторской задолженности, как
экономического инструмента.
1.2 Характеристика
организационной и технико-экономической сущности задачи. Определение степени
автоматизации системы работы с дебиторами
При работе с дебиторами можно
выделить следующие этапы:
1.
Работа с
дебиторами начинается с момента заключения договора с условиями об отсрочке
платежа. На этом этапе специалист по работе с дебиторами должен владеть
информацией относительно параметров задолженности:
·
Наименование
контрагентов
·
Обязательство, из
которого возникла задолженность
·
Предмет договора
·
Срок его
исполнения
Данная информация непосредственно
используется при оформлении сопутствующих документов.
2.
Следующим этапом
работы с дебиторами будет занесение данных о контрагенте в базу данных
(реализованную в 1С), после чего появится возможность отслеживания и управления
дебиторской задолженности средствами автоматизированной информационной системы.
3.
Выявление
дебиторской задолженности, по которой наступает критический срок платежа.
4.
Напоминание
контрагенту о наступлении срок оплаты.
5.
В случае неоплаты
задолженности следует настойчиво напоминать контрагенту о долге, его сумме,
указать истечение сроков платежа, уведомить о последствиях, в случае неоплаты.
6.
Если в
определенные сроки по результатам первого звонка сумма долга не была погашена,
то следует в течении трех дней следует сделать повторный звонок и уточнить, в
связи с чем задолженность не была погашена.
7.
Если повторный
звонок не дал результатов, то следует подготовить и предъявить должнику
претензионное письмо. Претензионное письмо – письменное обращение к должнику с
требованием кредитора об уплате долга по денежному обязательству, о возмещении
убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции,
проданной вещи, выполненной работы в определенный в претензии срок.
В свою очередь, должник может:
1. Ответить на претензионное письмо,
выразив свое согласие с требованиями кредитора.
2. Отказаться от погашения
задолженности, не соглашаясь с требованиями кредитора.
3. Вообще не дать ответ на
претензионное письмо кредитора.
При первом варианте развития событий
должник может выйти с предложением к кредитору о подписании соглашения,
регламентирующего порядок погашения дебиторской задолженности. Здесь необходимо
целесообразно оценить насколько рискованно для предприятия предоставление
отсрочки платежа данному должнику, при этом могут учитываться следующие
критерии:
·
период работы с
должником;
·
период
деятельности (существования) самого должника;
·
объем накопленной
дебиторской задолженности;
·
финансовое
положение должника;
·
случаи
неисполнения этим должником своих обязанностей ранее.
8.
В случае
нарушения должником условий соглашения о порядке оплаты долга, необходимо на
следующий день после истечения срока погашения задолженности подготовить и
направить в адрес должника повторное претензионное письмо, в котором указать
окончательный срок погашения задолженности в добровольном порядке.
9.
Когда кредитору
становиться ясно, что в добровольном порядке со стороны должника задолженность
погашена не будет, целесообразно перейти к следующему этапу и подготовить
исковое заявление о взыскании задолженности в судебном порядке.
10.
После подготовки
искового заявления, кредитор должен подать исковое заявление в суд путем
направления его по почтовому адресу соответствующего суда заказным письмом с
уведомлением о вручении, либо путем непосредственного предъявления иска в
канцелярию суда.
В ходе исследования была выявлена
следующая проблема: на предприятии ведется учет дебиторской задолженности, но
работы с дебиторами не проводятся, следовательно, для продуктивной работы
финансового отдела необходимо найти и внедрить, такую информационную систему,
которая позволила бы:
·
оптимизировать
рабочее время сотрудников, отвечающих за вопросы управления дебиторской
задолженностью;
·
своевременно
обрабатывать историю взаимоотношений с каждым контрагентом;
·
устанавливать и
контролировать всех занесенных в систему дебиторов
·
контролировать
сроки взыскания задолженности, что исключит риски компании, вытекающие из
несвоевременного получения денежных средств;
·
оптимизировать
процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности;
·
позволит вести
работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за
несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;
·
автоматически
формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.
При работе с должниками необходимо
учитывать множество факторов: срок возникновения задолженности, ее размер,
систему уже принятых мер воздействия, обработки денежных поступлений
предприятию, специфику конкретного дебитора и эффективности этих мероприятий.
2. Технико-рабочее
проектирование
2.1
Технический
проект
2.1.1 Описание постановки задачи
Систему работы с дебиторами
финансового отдела предприятия (Рис. 2.1.1.1) можно декомпозировать на
следующие подсистемы (Рис. 2.1.1.2): начало работы с контрагентом, переговоры с
контрагентом, подготовка и направление претензии, подготовка иска, подача иска.
Страницы: 1, 2
|