Курсовая работа: Система документационного обеспечения управления
Курсовая работа: Система документационного обеспечения управления
Введение
Весь процесс управления
пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на
оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому
информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой
фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как
важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации
зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя,
своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического
эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.
Поскольку
делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно
выполняться самостоятельным структурным подразделением,
организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет различные
названия: управление делами, управление информационно-документационного
обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного
обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д. Далее обобщенно будем
называть ее службой ДОУ или службой делопроизводства. В небольших учреждениях,
фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального
структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой
делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).[1]
Служба делопроизводства
как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем,
который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.
Система
документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных
части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами,
систематизация документов в течение календарного года и организация их
архивного хранения. При решении каждой из названных проблем
специалисты-практики должны руководствоваться действующими
нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными
Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой
России.[2]
Государственное
регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством,
которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и
контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов
государственной власти, координирует развитие государственной системы
делопроизводства и унифицированных систем документации.[3]
Глава 1. Структура
службы ДОУ
1.
Организационное
построение службы ДОУ
При создании службы ДОУ
необходимо решить следующие вопросы:
·
выбор оптимальной
организационной формы делопроизводства;
·
разработка
организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её
конкретного наименования;
·
разграничение
функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными
подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в
соответствующих организационно-правовых документах;
·
нормирование
труда работников службы делопроизводства;
·
определение
численного и должностного состава службы делопроизводства;
·
выбор оптимальной
технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;
·
рациональная
организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
·
повышение
квалификации работников и культуры работы с документами.
Организационная форма
делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального
размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.
Централизованная форма —
это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним
специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или
секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по
обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив
выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их
регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа,
составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов,
отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации. [4]
К преимуществам
централизованной формы организации делопроизводства относится возможность
формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым
в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и,
следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную
форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае,
если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.[5]
Полную централизованную
обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём
документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма
организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом
структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба
независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с
документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного
структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат
которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях,
документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты
информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают
корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и
выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней
документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в
архив организации.
Самая распространенная
форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций
(например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их
регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование,
архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в
структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати)
документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.
Вариантом смешанной формы
является такая организация работы с документами, при которой одна и та же
технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их
исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе
ДОУ), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще
всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту
их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров
— документы по личному составу и т. д. [6]
Форму
организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема
документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях
(когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а
также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных
районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же
учреждений и организаций используют смешанную форму организации
делопроизводства.
Наиболее
рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и
операций является централизация, поскольку она позволяет:
-
снизить стоимость делопроизводственных операций;
-
улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности,
внедрить его нормирование;
-
обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
-
использовать прогрессивные и производительные технические средства;
-
обеспечить единство организационного и методического руководства.
В
современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание
можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях
следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций
делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль
исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их
размножение, методическое руководство делопроизводством.
В
небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства,
делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.[7]
В каждой конкретной
организации выбор той или иной организационной формы работы с документами
осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с
документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
2.
Наименование службы ДОУ
Говоря
о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что сегодня данная служба может
иметь разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства,
отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия и т.д.
Конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако
при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
–
структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет,
то сложная она или нет);
–
требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было
несложным, легко запоминалось и произносилось);
–
существующие в организации делопроизводственные традиции.
Например,
в Государственной системе документационного обеспечения управления
рекомендуется использовать следующие наименования:
·
в министерствах и
ведомствах – управление
делами, в состав которого, как правило, включаются:
–
секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей
министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), – инспекция при министре
(руководителе ведомства),
–
канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации,
экспедиция, копировально-множительное бюро и др.),
–
отдел писем (жалоб),
–
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств,
–
центральный архив;
·
на
государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских
организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других
организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в
состав которого, как правило, включаются:
–
подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с
документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб),
–
секретариат,
–
экспедиция,
–
копировально-множительное бюро, архив.[8]
3. Цель, задачи,
функции службы ДОУ
Основной целью службы
делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство,
координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
– совершенствование форм
и методов работы с документами;
– обеспечение единого
порядка документирования;
– обеспечение единого
порядка работы с документами;
– контроль за исполнением
документов;
– хранение документов;
– унификация форм
документов;
– сокращение по
возможности документооборота;
– методическая работа по
совершенствованию документационного обеспечения в организации;
– внедрение прогрессивных
технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.[9]
В состав типовых функций
службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на
технологические, организационные, контрольные и методические.
К технологическим
функциям относятся:
– осуществление
первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;
– регистрация
поступающих, отправляемых и внутренних документов;
– ведение
информационно-справочной работы по документам организации;
– машинописное
изготовление документов (набор текста на компьютере);
– копирование,
тиражирование и оперативное размножение документов;
– разработка и
проектирование бланков документов;
– подготовка документов к
отправке.
Среди организационных функций
службы ДОУ выделяются:
– подготовка к докладу
руководству поступающих документов;
– организация
своевременного рассмотрения документов руководством организации;
– регулирование хода
исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный
срок;
– организация хранения
документов в структурных подразделениях;
– организация работы
архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями
Росархива;
– повышение квалификации
работников делопроизводственной службы и архивов;
– организация рабочих
мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников
делопроизводственной службы;
– организация
делопроизводства по обращениям граждан;
– разработка (совместно с
соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по
совершенствованию форм и методов работы с документами.[10]
К контрольным функциям относят:
– контроль за
правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т.
е. отправляемых и внутренних документов);
– контроль за сроками
исполнения документов;
– осуществление контроля
за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях
организации дел, подлежащих сдаче в архив;
– организация контроля за
работой с документами в структурных подразделениях;
– обобщение сведений о
ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование
руководства по этим вопросам;
– обеспечение хранения
дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции,
выполняемые службой ДОУ, включают:
– разработку номенклатуры
дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и
других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства
организации;
– проведение экспертизы
научной и практической ценности документов;
– проведение совещаний и
консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной
службы.[11]
4. Организационная
структура службы ДОУ
Важным вопросом при
постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы
документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.
Структура в системе
органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е.
взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего
объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их
взаимодействия.
Структура службы
делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних
подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.[12]
Структура
службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а
также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими
подразделениями:
–
секретариат,
–
экспедиция (прием, отправка корреспонденции),
–
подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,
–
подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,
–
подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,
– подразделение
(отдел, группа) по изготовлению документов,
–
отдел совершенствования делопроизводства,
–
копировально-множительное бюро,
–
протокольная группа,
–
редакционная группа,
–
приемная,
–
архив.[13]
В
крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все
вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего
масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение
нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений
выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме
всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.
Метод
установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота
был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства
(Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому
методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются
на четыре категории:
– 1-я
категория – учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в
год;
– 2-я
категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч
документов в год;
– 3-я
категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч
документов в год;
– 4-я
категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.
Так,
согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем
документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для
эффективной организации работы с документами необходимо создание службы
делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то,
что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был
предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так,
например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от
традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной
структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение
1).[14]
Функции
структурных подразделений представлены в Приложении 2.
5. Должностной и
численный состав службы ДОУ
Должностной состав службы
ДОУ включает три категории работников:
– руководители;
– специалисты;
– технические
исполнители.
Наименования должностей и
квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в
Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других
служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в
Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов (ОКПДТР – утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №
37).
В Квалификационном
справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории
осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ,
составляющих содержание труда работника (организационно-административные,
аналитико-конструктивные, информационно-технические).
К категории
руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:
– управляющий делами;
– заведующий канцелярией;
– заведующий общим
отделом;
– заведующий протокольным
отделом;
– начальник секретариата;
Страницы: 1, 2
|