Курсовая работа: Специфика работы секретаря
Курсовая работа: Специфика работы секретаря
УПРАВЛЕНИЕ ПО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ ОБРАЗОВАНИЮ
И ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
ТЕМА: ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ
МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ. ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ
ВЫПОЛНИЛА
СЫТИНА ЛЮДМИЛА АНАТОЛЬЕВНА
г. Пенза
1998
Специфика работы секретаря
заключается в том, что
ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными
предметами труда (документы,
технические средства), но и осуществлять многочисленные
контакты с людьми:
руководителем, сотрудниками,
посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться
с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени
трудности, необходимостью
выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его
негативных деловых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно
выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления
о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей
организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.
Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном
взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма
посетителей и эффективное
применение на практике невозможно без наличия у
секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность,
тактичность, доброжелательность.
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность,
организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение
хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.
Для того чтобы выработать и развить названные деловые
качества, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В
зависимости от полученного воспитания степень развития личных качеств у людей
различив, многое здесь определяется и индивидуальными склонностями,
привычками, типом нервной системы.
Выделим наиболее существенные личные качества,
необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзывчивость,
умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность.
Среди других личных качеств, которые
нужны современному секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер
и контактность, которые помогут секретарю наладить
правильные взаимоотношения с посетителями, сотрудниками, руководителем и т.д.;
разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет
секретарю преодолеть личные эмоции ради дела,
провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к
самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Многие руководители, рассматривая кандидатуры на
должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная
устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в
значительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.
Все названные деловые и личные качества, необходимые
секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и
души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
Требования к машинописному исполнению
организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко
применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными
характеристиками их печатающих элементов.
В основу требований к машинописному оформлению
документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.
На пишущей машине оформляют такие реквизиты, как
адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на
индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии
приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия
исполнителя и номер его телефона.
Если документ оформляется не на бланке, то
машинописным способом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 -
72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).
Основные требования к документам, оформляемым
машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.
Для сокращения времени печатания документов применяются
табулирование.
ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания документов
используют восемь стандартных положений табулятора:
0 - граница левого поля;
1 - после 5
печатных знаков от границы левого поля;
2 - после 16
печатных знаков от границы левого поля;
3 - после 24
печатных знаков от границы левого поля;
4 - после 32
печатных знаков от границы левого поля;
5 - после 40
печатных знаков от границы левого поля;
6 - после 48
печатных знаков от границы левого поля;
7 - после 50
печатных знаков от границы левого поля.
Стандартом установлено, что от 0-го положения
табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства
или ведомства, организации или предприятия, наименование структурного
подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер
телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по
ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату
входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст
(без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите
"подпись", гриф согласования, заверительную надпись "верно"
дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об
исполнении документа и направлении его в дело.
Если в тексте документа имеются примечания или
выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к
его изданию, то слова "примечание" и "основание" также
печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один
межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую
часть реквизитов "приложение" и "основание",
"примечание" можно печатать от 2-го положения табулятора.
1-е положение табулятора используют для обозначения
начала абзацев в тексте.
2,3 и 7-е
положение табулятора применяют при печатании бланков с трафаретными текстами и
составлении таблиц. Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятора
следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.
От 4-го положения табулятора печатают реквизит
"адресат", номер страницы многостраничного документа.
От 5-го положения табулятора печатают реквизиты
"гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к
документу", а также второй ряд грифов согласования, то они располагаются
на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования
располагается от 0-го положения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.
От 6-го положения табулятора печатают расшифровку
подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения"
должностным лицом, во втором ряду "грифа утверждения" - отметки о
заверении копии.
Перед печатанием того или иного документа на пишущей
машине устанавливают только те стандартные положения табулятора, которые
необходимы для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.
ГОСТ 6.38 - 72 устанавливает также правила установки
числа межстрочных интервалов при оформлении различных реквизитов документов.
При оформлении многострочных реквизитов следует
использовать строки максимальной длины в пределах размеров, допускаемых ГОСТ
6.39 - 72, например:
Заместителю директора ВНИИКИ
по научной работе
Иванову 0.Л.
103001, Москва,
К-1, ул. Мира, 4
При наименовании должности в реквизите
"подпись":
Начальник Управления
труда
и заработной платы А.С.
Смирнов
В последнем
примере при оформлении реквизита, для которого стандартом установлено только
его начало, общая длина реквизитов принята такой, чтобы осталось достаточно
места для других частей реквизита: "подпись", "личная
подпись", "расшифровка подписи".
Начало строк многострочных реквизитов должно быть
выровнено по одной вертикальной линии.
При печатании документов, содержащих на одной странице
несколько реквизитов, необходимо из числа стандартных выбирать такое сочетание
межстрочных интервалов, которое потребует минимальных по длительности операций
для их изменения. В соответствии с ГОСТ 6.38 - 72 текст документов на бумаге
формата А4 должен печататься через 1,5 межстрочных интервала. Допускается
печатание через один межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ
9327-60. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом,
печатают через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части
реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о
наличии приложения", "гриф согласования" следует отделять друг
от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными
интервалами.
Из установленного стандартом числа интервалов следует
выбирать сочетания, приводящие к наименьшим затратам труда.
Значения межстрочных интервалов, указанных в графах
первыми, являются предпочтительными. Название вида документа печатают
прописными буквами.
Построение
формуляра - образца организационно-распорядительных документов
Важная задача, связанная с совершенствованием
управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления.
Её решению в значительной степени способствует создание стандартов
унифицированной системы организационно-распорядительной документации - ГОСТ
6.33 - 72 и ГОСТ 6.39 - 72. Они представляют собой свод единых научно
обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих
стандартов создаёт необходимые предпосылки для более полной унификации
документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных
системах управления.
Стандартами устанавливаются наиболее общие правила
составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов.
Длительной время организационно-распорядительная документация развивалась
стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей
служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.
ГОСТ 6.39 - 72 распространяется на
организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении
распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов
государственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий,
организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению,
устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце
требования к бланкам документов.
Формуляр - образец документа - это модель
унифицированной формы документа.
В формуляре - образце четко определены площади для
размещения различных реквизитов документа, как постоянных, так и переменных,
установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле
документа.
Постоянный реквизит - это реквизит документа,
наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа
Переменный реквизит - это реквизит документа,
наносимый при составлении документа.
Под длиной реквизита понимается число знаков
необходимое для записи его на документе.
Площадь унифицированной формы документа или бланка,
предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа,
а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах
хранения, для нанесения специальных изображений, является служебным полем
документа.
ГОСТ 6.39 - 72 устанавливает два формата бумаги для
создания документов - А4 (210 X 297 мм) и А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327 -60
"Бумага. Потребительские форматы". Для каждого формата устанавливаются
два варианта расположения реквизитов - угловое и продольное.
Стандарт устанавливает следующие размеры полей
формуляра-образца: левое - 35 мм, правое - 8 мм, верхнее - 20, нужнее на листе
формата А4 - не менее 19, а на Формате А5 - не менее 16 мм. Левое поле
предназначено для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с
целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок о поступлении или
исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель. При
печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается
печатать документы со сроком хранения до трёх лет) нужно, чтобы размер левого
поля был 8 мм, правого - 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без
изменения.
В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и
включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается
располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.
На чертежах штриховыми линиями отмечены границы
реквизитов, перемещаемых в предусмотренных стандартом случаях, номера реквизитов
обозначены цифрами в кружочках.
Формуляр - образец устанавливает следующий состав
реквизитов:
1
Государственный герб;
2 - эмблема
организации или предприятия;
3 - изображения наград;
4 - код
предприятия, учреждения или организации по Общесоюзному классификатору
предприятий и организаций (ОКПО);
5 - код формы
документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);
6 - наименование министерства или ведомства;
7 - наименование
учреждения, организации или предприятия;
8 - наименования
структурного подразделения;
9 - индекс
предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского
телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке;
10 - название
вида документа;
11 - дата;
12 - индекс;
13 - ссылка на
индекс и дату входящего документа;
14 - место
составления или издания;
15 - гриф
ограничения доступа к документу;
16 - адресат;
17 - гриф
утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к
тексту;
20 - отметка о
контроле;
21 - текст;
22 - отметка о
наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф
согласования;
25 - визы;
26 - печать;
27 - отметка о
заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об
исполнении документа и направлении его в дело;
30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;
31 - отметка о
поступлении.
Для каждого конкретного вида документа применяются не
все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют только документам
данного типа и являются обязательными, исходя из юридических требований.
Учреждения, организации и предприятия, подпадающие под
действие специальных положений, указывают реквизиты 1, 2, 6 - 8, 13, 23, 24 в
соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями, а реквизит 9 при
необходимости впечатывают в бланк документа машинописным способом или
указывают в тексте.
Стандартом допускается размещение реквизитов 1, 2, 3
на площади, занимаемой реквизитами 6, 7 и 3. Реквизит 2 можно располагать на
левом поле документа на уровне реквизита 7.
Если объём реквизитов 15, 16 и 17 не позволяет
разместить на этой площади реквизит 16, то его можно располагать на любой свободной
площади рабочего поля документа, кроме полей. Реквизит 18 располагается только
на лицевой стороне документа.
В
многостраничных документах реквизиты 22 - 23 и З0 нужно располагать на
последней странице.
Гриф согласования с организациями, подпадающими под
действие специальных положений, следует располагать в месте, предусмотренном
этим положением.
В документах, оформляемых машинописным способом,
реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных формуляром -
образцом.
Требования к бланкам
ГОСТ 6.39 - 72 установил в качестве основных два вида
бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и
бланк писем. Бланки должны конструироваться в соответствии с формуляром -
образцом ОРД. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового,
так и продольного расположения реквизитов. На них должны быть напечатаны
выпускные данные по ГОСТ 7.4 - 77: название типографии, номер заказа и при
необходимости тираж и формат бланка.
На общих бланках печатаются реквизиты 1 - 3, 6 - 8 и
14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать
ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, II, 12, 17, 19, 20, 24, а
также отметки для пробивки отверстий для подшивки.
Допускается изготовление бланков для отдельных
документов на основе общего бланка, который дополняется при этом реквизитами 5
и 10.
На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1
- 9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать
ограничительные отметки для полей и реквизитов II - 13, 16, 19, 20 и отметки
для пробивки отверстий для подшивки.
Страницы: 1, 2
|