Курсовая работа: Характеристика системы учёта и контроля дебиторской задолженности

Итак, более подробное описание вышеперечисленных пунктов. К истребованной дебиторской задолженности относится такая задолженность, по которой организация-кредитор приняла определенные предусмотренные законодательством меры по ее возврату. К ним могут быть отнесены, как уже было сказано выше, досудебные меры и предъявление иска в арбитражный суд.

В тех случаях, когда в договоре на поставку товаров (выполнение работ) предусмотрен раздел "Разрешение споров", до передачи дела в арбитражный суд должны быть соблюдены все досудебные условия урегулирования спора.

Согласно действующему порядку сначала организация должна направить претензию дебитору. Претензия, как правило, состоит из двух частей.

Структура претензии представлена ниже на рисунке 3.

Рис. 3 Структура претензии

1. В первой или содержательной части подробно излагается история возникновения долга и перечисляются первичные документы (акт, накладные и проч.), которые служат основанием и подтверждением факта задолженности.

2. Во второй или претензионной части предъявляются конкретные требования к должнику: сроки погашения задолженности, выплаты штрафов, пеней, неустоек в соответствии с договором или на основании Гражданского кодекса РФ.

Письмо-претензия подписывается руководителем и главным бухгалтером и высылается должнику заказной почтой (с уведомлением о вручении). Организация-дебитор должна дать ответ на это письмо в течение 30 календарных дней. В противном случае арбитражный суд может возложить на должника судебные расходы независимо от результата урегулирования спора (ст. 95 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

Если не удается уладить разногласия с помощью претензии, организация-кредитор предъявляет иск в арбитражный суд.

Предъявление иска оформляется следующими документами, подтверждающими:

- уплату государственной пошлины;

- направление копий искового заявления вместе с приложенными документами должнику;

- соблюдение досудебного порядка урегулирования спора с ответчиком;

- обстоятельства, на которых основываются исковые требования [4].

Таким образом, предъявление иска в арбитражный суд связано с обоснованием обязательств по исковому требованию и соблюдением порядка досудебного урегулирования спора с должником. Лишь при соблюдении перечисленных мер дебиторскую задолженность можно считать истребованной.

Подводя итог вышесказанного - каждая организация должна осуществлять контроль над состоянием дебиторской задолженности, производить ее учет, а также сверку взаиморасчетов. При выявлении суммы дебиторской задолженности ее нужно предъявить должнику и истребовать ее в определенном порядке. Если в течение срока исковой давности сумма дебиторской задолженности не взыскана или должник ликвидирован, то организация производит процедуру списания дебиторской задолженности. Важно отметить, что дебиторская задолженность списывается в полной сумме - вместе с НДС (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.06.2007 N 20-12/052920).

Согласно п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Обутверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации": "дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации".

То есть, кроме того, что организация может списать нереальную для взыскания дебиторскую задолженность на финансовые результаты, также возможно создать резерв по сомнительным долгам, ожидая восстановление платежеспособности дебитором (подробнее о резерве по сомнительным долгам будет изложено в специальном отдельном пункте).

Также важно отметить, что согласно с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации": "списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника" [2].

1.3 Понятие инвентаризации дебиторской задолженности

Согласно ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. В этой связи существуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

В соответствии с п. 1.2 Методических указаний: "под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы".

Согласно п. 1.3 Методических указаний инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Так как дебиторская задолженность относится к имуществу организации, следовательно, она подлежит обязательной инвентаризации. Таким образом, инвентаризация – средство учета дебиторской задолженности.

Что касается сроков и порядка проведения инвентаризации дебиторской задолженности: статьей 12 Закона N 129-ФЗ установлено, что порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации и прописываются в приказе об учетной политике , за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены в п. 2 ст. 12 вышеназванного Закона. В частности, инвентаризация дебиторской задолженности обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности [3].

Любая проверка дебиторской задолженности должна начинаться с проверки наличия документов по инвентаризации и правильности их заполнения. Во всех представленных документах проверяются наличие и подлинность подписей должностных лиц, а также отсутствие подчисток и исправлений.

При инвентаризации дебиторской задолженности проверяются расчеты:

- с покупателями и поставщиками;

- с бюджетом по налогам и сборам и с внебюджетными фондами по взносам;

- с персоналам, в том числе с подотчетными лицами;

- с персоналом по прочим операциям.

Проверку можно начать с актов сверки расчетов (образец представлен в Приложении работы). Унифицированной формы акта нет, поэтому организация должна утвердить в приложении к учетной политике свой вариант акта. В нем должны быть указаны дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Учитывая, что цель инвентаризации дебиторской задолженности заключается в подтверждении данных бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета, акты сверки нужно составлять по состоянию на отчетную дату. Акт сверки оформляется по каждому дебитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй направляется дебитору (кредитору), с которым производилась сверка.

Инвентаризация расчетов с дебиторами непосредственно заключается, во-первых, в выявлении непогашенной своевременно дебиторской задолженности и, конечно, проверке правильности и обоснованности числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской задолженности.

"Проверке должен быть подвергнут счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами". (Пункт 3.45 Методических указаний.)

При проверке расчетов с покупателями и заказчиками необходимо проверить, не числятся ли в составе полученных авансов суммы, которые следует зачесть в счет уже отгруженной продукции.

При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами происходит сверка данных бухгалтерского учета по счетам 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" с суммами налогов, исчисленных в декларациях, а также с суммами, перечисленными в оплату налогов и сборов.

"При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение)". (Пункт 3.47 Методических указаний.) Прежде всего проверяется, представило ли подотчетное лицо в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который аванс был выдан. При проверке отчетов комиссия проверяет наличие первичных документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

В ходе инвентаризации расчетов с персоналом по прочим операциям проверяется полнота отражения в бухгалтерском учете сумм займов, предоставленных работникам, а также выявление задолженности по оплате процентов и погашению займов. Также проверяются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работниками в результате брака, недостач и хищений денежных и материальных ценностей.

По итогам проведенного анализа выявляют две группы обязательств:

- задолженности, которые будут погашены;

- долги, нереальные для взыскания.

Для оформления результатов инвентаризации применяют форму N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации") и приложение к ней "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (образцы представлены в Приложении 2) [5].

Акт должен быть составлен в двух экземплярах и подписан ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основе данных о выявленных по документам остатках сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, другой остается у комиссии.

В акте должны быть указаны:

- наименование организации-дебитора;

- счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

- суммы задолженности, подтвержденные и не подтвержденные дебиторами;

- суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

По видам задолженности к акту инвентаризации расчетов прилагается бухгалтерская справка, в одном экземпляре (Приложение к форме N ИНВ-17). ). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта.

В "Справке к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" указываются:

- наименование, адрес, ИНН организации-должника;

- сумма задолженности;

- основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;

- дата образования задолженности;

- первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;

На основании бухгалтерской справки руководитель организации в случае необходимости издает приказ о списании просроченной и (или) нереальной ко взысканию суммы дебиторской задолженности. Если организация не создавала резерв по сомнительным долгам, то списанная дебиторская задолженность, причем в сумме, в которой она отражена в бухгалтерском учете (с НДС), относится на финансовые результаты.

Результаты инвентаризации расчетов должны быть рассмотрены на заседании инвентаризационной комиссии, состав которой утверждает руководитель организации. В ее задачи входят выявление причин, по которым необходимо внести уточнения в регистры бухгалтерского учета, и формирование рекомендаций по отражению в учете результатов инвентаризации. Руководитель организации, ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационной комиссии, издает распорядительный документ, в котором утверждается предложенный комиссией порядок регулирования расхождений.

Обнаруженные при инвентаризации расхождения между фактической суммой дебиторской задолженности и данными бухгалтерского учета должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а результаты годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

Итак, подведем некоторый итог. Для признания операции по списанию дебиторской задолженности

необходимы следующие документы:

- договор с организацией-дебитором.

- первичные документы, подтверждающие факт задолженности (например, накладные);

- акт по форме N ИНВ-17;

- приказ руководителя о списании суммы дебиторской задолженности.

В случае наличия вышеназванных документов и при отсутствии резерва по сомнительным долгам дебиторская задолженность подлежит списанию на финансовые результаты как нереальная ко взысканию (безнадежная).

1.4 Управление неистребованной дебиторской задолженностью

Неистребованная дебиторская задолженность - это задолженность, по которой организация-кредитор не приняла меры к ее возврату.

Практика управления неистребованной дебиторской задолженностью предлагает несколько методов ее минимизации:

- создание резервов по сомнительным долгам;

- продажа дебиторской задолженности по договору уступки права требования;

- использование векселей;

- взаимозачет задолженности.

1) Сомнительным долгом, как было выше сказано, признается дебиторская задолженность организации, не погашенная в установленные договором сроки и не обеспеченная соответствующими гарантиями.

Условия, которые должны соблюдаться при создании резерва по сомнительному долгу:

ü  задолженность возникла по расчетам за продукцию, товары, работы, услуги (по невозвращенным кредитам, займам, подотчетным суммам и т.п. резервы сомнительных долгов создаваться не могут);

ü  срок погашения задолженности по договору истек;

ü  гарантии погашения задолженности отсутствуют (данное условие следует подтверждать документально, например материалами переписки с дебитором);

ü  произведена инвентаризация дебиторской задолженности;

ü  порядок и сроки создания указанных резервов определены учетной политикой организации.

Таким образом, величина резерва определяется по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния организации-должника и оценки вероятности погашения долга.

Решив создать резерв по сомнительным долгам, фирма должна формировать его ежеквартально или ежемесячно (периодичность формирования резерва зависит от отчетного периода, который фирма применяет по налогу на прибыль, им может быть I квартал (первое полугодие, девять месяцев) или месяц (два месяца, три месяца и т.д.).

Если фирма создает резерв, безнадежные долги списывают за счет него. Сумма такого резерва в бухгалтерском учете отражается в составе прочих, а в налоговом - в числе внереализационных расходов на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ). Включать в состав внереализационных расходов суммы отчислений в резерв по сомнительным долгам могут лишь организации, определяющие доходы и расходы для целей налогообложения прибыли по методу начисления. Резерв создается только по расчетам за реализованные товары, работы и услуги. Эта задолженность включается в резерв с учетом НДС, предъявленного покупателю [1, 8].

Для определения суммы отчислений в резерв по сомнительным долгам необходимо выполнить следующие пункты:

1. Провести инвентаризацию дебиторской задолженности, возникшей в связи с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), по состоянию на последний день отчетного периода по налогу на прибыль.

2. Выделить из нее сомнительные долги, то есть ту дебиторскую задолженность, которая не погашена в срок, установленный договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

3. Определить срок задержки платежей по сомнительным долгам.

Отсчитывать его нужно с той же даты, что и срок исковой давности.

4. Рассчитать размер резервирования сумм по каждой задолженности исходя из сроков задержки платежей.

Соотношения этих показателей приведены в таблице 2:

Таблица 1 – Размеры резервирования сумм по сомнительным долгам

5. Сравнить общую сумму, которую надо зарезервировать, с 10% выручки фирмы за отчетный период.

Если фактический резерв превышает это предельное значение, то резерв можно создать только на сумму, равную 10% выручки, так как сумма указанного создаваемого резерва не может превышать 10% от выручки отчетного периода (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Страницы: 1, 2, 3, 4