Отчет по практике: Методология документационного обеспечения управления

Отчет по практике: Методология документационного обеспечения управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА

Факультет коммуникативных технологий

Кафедра истории и документоведения

ОТЧЕТ

о практике по организации и технологии документационного обеспечения управления

Оглавление

документооборот деловой экспертиза архив

ВВЕДЕНИЕ

1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Организация документооборота

3.2 Построение информационно-поисковой системы

3.3 Классификация и систематизация документов. Формирование дел

3.4 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

4. ОПТИМИЗАЦИЯ ДОУ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Тема "Методология документационного обеспечения управления" актуальна и представляет интерес, как для специалистов документационного обеспечения управления, так и для руководителей организаций, предприятий, учреждений. Одной из важных задач деятельности предприятия и является организация и ведение документов касающихся своей деятельности.

Практическая значимость данной курсовой работы состоит в следующих аспектах:

1)  учит автора данной работы профессиональным навыкам, что поможет в овладении будущей специальностью; способствует развитию логического мышления и совершенствованию навыков анализа и синтеза информации, развивает коммуникативные навыки при общении с людьми;

2)  разовьет и усовершенствует работу с документами практикующих специалистов службы документационного обеспечения управления Семеновского районной эксплуатационной газовой службы в собственной ежедневной деятельности по документационному обеспечению управления.

Задачи данной работы изучить документирование деятельности организации, организации работы с документами (документооборот, построение информационно-поисковой системы, классификация и систематизация документов, формирование дел, экспертиза ценности документов, подготовка дел к сдаче в архив), оптимизация деятельности организации.

Цель практики по организации и технологии ДОУ- закрепление и углубление полученных теоретических знаний и приобретение практических навыков работы по избранной специальности.

В данной работе были использованы такие нормативно-правовые источники как Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст (по состоянию на 1 сентября 2010 г), Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.) и другие федеральные законы, на которые опирался студент при прохождении практики и дальнейшему созданию отчета по практике.

Также были использованы литература, непосредственно относящаяся к данной теме, такие как учебное пособие Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций; Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления; Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления и другие.

1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

В 2002 году Нижегородская область отметила юбилей. 45 лет назад в Нижний Новгород пришёл газ. Тогда же был образован трест "Горгаз", позже переименованый в ТПП "Нижегородскоблгаз", который в 1994 году был преобразован в ОАО "Нижегородоблгаз".

В настоящее время ОАО "Нижегородоблгаз" выполняет функции эксплуатационной организации.

В связи с солидным возрастом газовых коммуникаций большое внимание уделяется их профилактике и перекладкам.

Подразделение ОАО "Нижегородоблгаз" - аварийно-диспетчерская служба "04" - осуществляет круглосуточное оперативное обслуживание газовых сетей и газового оборудования. Большое внимание уделяется работе с персоналом. В ОАО "Нижегородоблгаз" работает учебный центр для молодых специалистов и повышения квалификации.

Для удобства потребтелей в ОАО "Нижегородоблгаз" организована группа единого заказчика, которая выполняет все работы по подготовке проектно-сметной документации и согласовании "под ключ".

С вхождением в состав газового холдинга предприятие возрождает былую силу. Два года подряд ОАО "Нижегородоблгаз" награждалось дипломом ОАО "Росгазификация" II и III степени как лучшее предприятие газового хозяйства России.

Предприятие также отмечено Свидетельством добросовестного налогоплательщика Министерства по налогам и сборам РФ, а также Штандартом губернатора. В состав предприятия входит пять филиалов по всей Нижегородской области, в том числе филиал №4 г.Бор. В этот филиал входят Семеновская районная эксплуатационная газовая служба, а также Краснобаковская, Воскресенская, Городецкая служба.

Графическая схема делопроизводственной службы Семеновской районной газового участка

Численный состав делопроизводственной службы составляет один человек, так как штат рассматриваемой организация составляет сорок пять человек, что позволяет секретарю справляться со своими обязанностями и контролировать весь делопроизводственный процесс согласно своей должностной инструкции.

Рабочее место секретаря оборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовый редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием "ДЕЛО". Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ОАО "Нижегородоблгаз". Документы присылаются "Сверху" для их дальнейшего исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении.

Все документы, поступившие к секретарю регистрируются в журнале регистрации, на самом документе ставится номер и дата входящего, исходящего документа. Дальше документ отправляется либо на рассмотрение руководителю (если он относится к входящей документации), либо подшивается в папку и хранится в организации.

Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

1. правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

2. организовать документооборот;

3. обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

4. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. унифицированные системы документации;

7. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Присутствуют такие документы как Должностная инструкция секретаря, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Основными видами документации, которая использует для работы Семеновская районная эксплуатационная газовая служба являются распоряжения, служебные записки внутри организации, акты различных обследований газовых систем, уведомления о состоянии газовых сетей, на отключения и т.д. при этом уведомления печатаются на специальном бланке данной службы, в котором ставится отметка о получении уведомления сторонней организацией. Распоряжения также печатаются на специальных бланках. Основным источником документов является "головной" филиал ОАО "Нижегородоблгаз" г.Бор. В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны, согласно ГОСТу Р6.2003, входить следующие реквизиты: государственный герб (не всегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации по общегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации, наименование организации, структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке , название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заверении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении. Правильность документов не всегда соответствует стандартам и ГОСТам, так например достаточно часто нарушается ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Реквизиты расположены не по стандарту, что является грубым нарушением ГОСТа. Как изначально был забит шаблон, не соответствующий ГОСТу, так он за все время работы организации существенно не менялся. В основном нарушены правила расположения реквизитов в документе.

Рабочее место секретаря оборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовый редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием "ДЕЛО". Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ОАО "Нижегородоблгаза". Документы присылаются "сверху" высшим руководством(директором, генеральным директором) для их дальнейшего рассмотрения исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении, что позволяет оперативной работе и контролю исполнения приказа, распоряжения и т.д.

3.1 Организация документооборота

Вся деятельность предприятия отражается в соответствующих документах.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело – это документооборот предприятия.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.);

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

1.  прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

2.  ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

1.  характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

2.  маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

3.  периодичность (стадии документооборота);

4.  направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

1.  документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

2.  документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

3.  документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

4.  обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Страницы: 1, 2