Реферат: Делопроизводство в бухгалтерии
Известно, что к некоторым первичным
документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет
после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской
экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).
Первичные документы, учетные регистры,
бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с
установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого
документа. Сроки
хранения бухгалтерских документов
установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением
при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных
Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня
1996 года.
Сроки хранения документов
дифференцированы в зависимости от их значимости:
·
срок
1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и
финансовой отчетности;
·
5
лет хранятся квартальные балансы и отчеты органи~аций с объяснительными
записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных
балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости,
вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные
журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и
накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам,
кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные
документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
·
10
лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками,
передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и
объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и
утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи,
сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по
рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации
зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
·
75
лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов
расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение
75 лет.
Паспорта зданий, сооружений и
оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности
организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы
персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.
Рабочий план счетов бухгалтерского
учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы
машинной обработки данных (с указанием сроков их пользования) должны храниться
организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для
составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Для хранения однородных документов
заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в
каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел
структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации.
В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью
соответствуют заголовку дела.
Документы, помещенные в дело, должны
быть оформлены. в соответствии с требованиями нормативных актов.
Принципы формирования дел бухгалтерского
архива:
ü первичные документы хранятся
отдельно от регистров бухгалтерского учета;
ü каждая партия первичных
документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру
бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и
сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр
синтетического счета, номера документов и количество листов;
ü кассовые документы, авансовые
отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы
(например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по
окончании текущего месяца переплетены.
В папке должно содержаться до 250
листов, толщиной не более 4 см.
Документы постоянного и временного
сроков хранения группируются в дела отдельно; отдельно хранятся годовые планы и
отчеты - от квартальных и месячных; подлинники - отдельно от копий; в дело
должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле
документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца.
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела
производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть
расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и
их взаимосвязи.
Сложились определенные правила
группировки в дела по видам документов и их хронологии. Первыми помещают дела с
организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, затем
идут дела с организационно-распорядительными документами самой организации
(положения, приказы, распоряжения, уставы, инструкции и т.д.) С приложениями к
ним.
Приказы по основной деятельности
группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы к приказам по
основной деятельности группируются и подшиваются отдельно. Приказы по личному
составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их
хранения. Документы, являющиеся основание для создания приказа по личному
составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное
дело приложений к данным приказам.
Отчетные документы хранятся в делах того
года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления
или даты получения. Так, отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, должен
быть отнесен к 2001 году.
Лицевые счета работников
организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и
располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы - заседаний собраний
акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы,
подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности
рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный
год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ
помещается за документом-запросом.
В дело подшиваются только те документы, которые
предусмотрены в нем номенклатурой. Если появились новые документы, не
предусмотренные номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название
которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих
ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно дополняться
внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя опись может
содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по порядку, индексы
документов, даты составления документов, заголовки документов, количество
листов в документах.
После того как будут определены все
дела, заведенные в данном году, проводится экспертиза их практической ценности.
Под экспертизой понимается работа по изучению документа с целью определения его
дальнейшей судьбы.
Для организации и проведения работы по
экспертизе ценности документов на предприятиях и в организациях создаются
экспертные комиссии (ЭК), назначаемые приказом руководителя предприятия.
В экспертную комиссию назначаются
наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений
предприятия. Число членов комиссии не должно быть менее трех. Председателем
комиссии назначается один из руководителей предприятия.
В своей
деятельности экспертные комиссии руководствуются законодательными актами, а
также указаниями соответствующих архивов и типовыми перечнями документальных материалов
с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства
предприятия.
При возникновении каких-либо затруднений
в экспертизе ценности документов отдельных категорий привлекаются специалисты и
консультанты. Решения экспертной комиссии утверждаются руководством
предприятия.
Отбор дел на постоянное и временное
хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения
проводятся сотрудниками предприятия.
Проверка правильности отнесения
документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится экспертной
комиссией путем полистного просмотра каждого дела.
Не рекомендуется определять назначение документальных
материалов только на основании заголовка на обложке дела. Соответствие
заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется
полистно.
На отобранные к уничтожению материалы
составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и
утверждаются руководителем предприятия. Документы, подлежащие уничтожению,
вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в
упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие
фабрики.
Предприятие не имеет права уничтожать
какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных
материалов. Если предприятие в процессе своей деятельности не создает
документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то
соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе
или по просьбе предприятия решает вопрос о предоставлении ему права
самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое
значение, по истечении срока хранения.
Дела, для которых ведомственными и
типовыми перечнями предусмотрены временные сроки хранения с отметкой ЭК,
включаются в самостоятельные акты (отметка ЭК означает обязательность просмотра
документов экспертной комиссией).
Дела этой категории в архив, как
правило, не сдаются.
Дела, отобранные экспертной
комиссией предприятия к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно
так же, как и дела для долговременного хранения (свыше 10 лет). Опись
составляется на каждую такую группу дел и отдельно - на дела, содержащие
документацию по личному составу долговременного хранения. Кроме того, отдельная
опись составляется на специальную документацию, например, рационализаторские
предложения, технические и технологические документы.
Описи на дела постоянного хранения
предприятия могут составлять по двум вариантам с учетом их структуры и принятой
формы делопроизводства. На предприятиях с небольшим числом подразделений,
использующих централизованную форму делопроизводства; целесообразно составлять
сводную опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени.
Опись, которая составляется ежегодно и
является частью единой сводной описи, называется годовым разделом описи и
состоит из заглавного листа, начального листа, описательных статей и итоговой
записи.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым
содержанием и одинаковыми названиями, то заголовок первого из них указывается
полностью, а вместо остальных аналогичных заголовков в описи пишется слово
"то же".
Описи принято вести до тех пор, пока
документы не будут переданы в архив или число единиц хранения, записанных в опись,
не достигнет четырехзначной цифры. Следующая опись имеет самостоятельную
нумерацию.
Законченные описи заверяются лицом,
ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же
визируются руководителем предприятия и подписываются председателем экспертной
комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в
четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение.
Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на
предприятие.
Описи на документальные материалы
долговременного хранения составляют в двух экземплярах, которые остаются на
предприятии.
Описи на документальные материалы по
личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с
продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются
инспектором по кадрам.
Все сокращения, принятые в описи,
обязательно должны быть оговорены. Сокращенные слова располагают в алфавитном порядке.
Описи документальных материалов постоянного
и длительного хранения печатают на пишущей машинке. Во всех случаях отпечатки
должны быть четкими, светоустойчивыми и несмазывающимися. Законченную опись
вставляют в твердую обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и
не переплетают, а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и
завязками.
Для организации хранения, учета и
практического использования законченных делопроизводством документов на
предприятии создается архив. Архив предприятия принимает документы только после
проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в
течение года в структурном подразделении для текущей справочной работы.
Прием архивом документальных материалов
от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы,
накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных
подразделений, составляют документальный фонд предприятия, и, поэтому название
предприятия одновременно является названием документального фонда.
Архив предприятия ведет учет
документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения
сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем
предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и
состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается
специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов,
хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог
является справочником о всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от
содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими,
систематическими, по номенклатуре дел и др.
Для раскрытия содержания единиц
хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов,
составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут
быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать
документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы вне организации. Выдача
документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В
таких случаях место выданного документа занимает лист-заместитель, а место
выданного дела - карта-заместитель. В заместителях указывается когда, кому и на
какой срок выдан документ (или дело), название документа (дела), количество
выданных листов, расписка получателя.
На основании хранящихся документов архив
предприятия выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой
называется составление архивом и официально заверенное предприятием письменное
сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в
данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими,
содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими
сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение
дается в хронологическом порядке событий.
Всем предприятиям и учреждениям справки
выдаются только на основании письменного запроса.
Отдельным гражданам могут выдаваться
архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, о зарплате, о
специальном образовании и т.п.
Такие справки выдаются на
основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой
цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на
основании незаверенных документов, то в ней указывается: "незавершенная
копия", "неподписанный приказ" и т.п. Архивные справки
составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы
запроса, в архивную справку не включаются. Архивная копия дословно
воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая
копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное
воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу,
факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверение того, что
подлинник хранится в данном архиве.
Подлинные личные документы, например,
свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые
книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором
хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть
сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого
этажа следует заделать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в
помещении не должно быть. Освещение
только электрическое.
Распределительные щитки,
предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном
помещении.
Помещение архива оборудуется
необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее
распределяются обязанности на случай пожара.
В случае пропажи или гибели документов
приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих
фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники
незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора жилищно-коммунальной
организации и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который
утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый
орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.
Главный бухгалтер или другое должностное
лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов,
производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты
изъятия.
Изъятие первичных учетных документов,
регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о
финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении
преступлении, производится с участием понятых и, как правило, в присутствии
законного представителя организации.
Изъятию подлежат копии документов,
которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью
организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются
изъятые документы, или к акту прилагается опись с точным указанием
наименования, количества и индивидуальных признаков документов.
Все изымаемые документы предъявляются
понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем
делается запись в акте. Акт подписывается сотрудником органов, производящих
изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой
произведено изъятие.
Копия акта об изъятии вручается
организации, у которой произведено изъятие, под расписку.
В тех случаях, когда имеются достаточные
основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты,
исправлены или заменены, может производиться изъятие подлинных документов. При
изъятии указанных документов с них изготавливаются копии, которые передаются
организации, у которой они изымаются.
Ответственность за утрату органами
дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации.
При отказе представителя организации, у
которой произведено изъятие, от подписи или заверения печатью копий изымаемых
документов и получения копии акта об изъятии документов (копий) об этом
производится запись в акте изъятия или составляется отдельный акт,
удостоверяемый подписями должностных лиц, производящих изъятие документов, и
понятыми.
К сожалению, приходится
констатировать, что бухгалтерские архивы в организациях в большинстве случаев
ведутся плохо.
Список литературы
|