Реферат: Информационно-документационное обслуживание производственно-хозяйственной деятельности

Реферат: Информационно-документационное обслуживание производственно-хозяйственной деятельности

Введение

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионные комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах и т. д.

Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относится к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый дли начисления пенсии.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предприятиям работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурент ной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

1. Понятие документ

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в каком отрасли и для каких целей он используется, специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений,

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т, п.).

ГОСТ Р 51141-98 определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Таким образом, в основу понятия «документ» положена та особенность документа, которая вытекает из общности свойств документов и их назначения. Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функции учета, используется как доказательство чего-либо.

Как носитель информации он выступает в качестве непременно го элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а так же материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и так предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - подготовкой различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т, д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственною управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое значение документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений и фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

2. Виды документов

Организационно-правовые документы. С разработки именно этих документов начинается жизнедеятельность организации. Невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация без таких документов, как собственный устав, без положений о соответствующих структурных подразделениях, без штатного расписания своих сотрудников, без распорядка работы, без должностных инструкций и др.

Все вышеперечисленные документы составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения.

Исходя из названия данной группы можно определить их главное назначение: по средством организационно-правовых документов осуществляются регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава (как в целом, так и по структурным подразделениям), порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов выделим:

-устав организации;

- положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации;

- штатное расписание

- правила внутреннего трудового распорядка;

- инструкции по отдельным видам деятельности;

- должностные инструкции.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Процедура утверждения устава организации происходит, как правило, на общем собрании ее соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа.

Положение о структурном подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы со подчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру той самой организации, для нужд которой данное расписание разработано — то есть это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов.

Штатное расписание разрабатывается в планово-производствен ном отделе (ППО) или ином аналогичном по предназначению под разделении организации, ежегодно по состоянию на 1 января.

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации,

«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа).

В процессе отработки документа он визируется заместителя ми руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).

Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.

О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации.

Инструкция по отдельному виду деятельности — организационно-правовой документ, устанавливающий порядок действий сотрудника (категории сотрудников) при выполнении определенного вида работы (при работе на каком-либо приборе, агрегате и т. п.).

Инструкция разрабатывается руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после проверки подписывается ответственным разработчиком и представляется на утверждение руководителю организации (одному из его заместителей).

Должностная инструкция — организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Разрабатывается инструкция руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения),

В процессе отработки документ визируется руководителями смежных подразделений, а также руководителем юридического отдела (юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком и представляется на утверждение руководителю организации (одному из его заместителей).

Распорядительные документы, одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными органами власти. Решениями оформляют также и результаты деятельности других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. д.

Постановление принято определять как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения».

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

- распоряжения общего, длительного действия;

- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельно го случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пре делах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Оформлению приказами подлежат:

•решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий;

•  утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

•  вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

•  итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

•  прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;

•поощрение работников, наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.

Информационно-справочные документы, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от последних, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь примята к сведению. К ним относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.

Докладная запаска — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы полненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

В отличие от обязательных по срокам и содержанию отчетов, докладные подготавливаются по мере необходимости в соответствии с поступившими на этот счет указаниями.

Докладная записка почти всегда адресована конкретному лицу (директору, управляющему). В отдельных случаях ее копии могут направляться и другим заинтересованным лицам.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же рек визитов и подписываются составителем.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя, В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Телефонограмма — разновидность телеграммы: разница заключается лишь в способе передачи и приема текстовой информации, поскольку в этом случае нет необходимости в услугах третьих организаций, например, почтового ведомства, выполняется голосовая передача текста по телефону сотруднику ваших партнеров, записывающему слова на другом конце телефонной линии.

Другими отличиями являются более высокая скорость передачи информации, возрастание ее объема при передаче за один прием.

Деловые письма

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи пред приятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т. д.

Объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Официальные письма пишутся на бланках для писем, письма бывают следующих видов:

- письма-просьбы, в которых излагаются просьбы от имени организаций, учреждений, предприятий. В тексте обязательно подчеркивается заинтересованность в её исполнении.

- письма-ответы (отказы), в которых повторяется просьба, обоснуется причина отказа, констатируется отказ.

- сопроводительные письма, которые составляются при отправке адресату документов, материальных ценностей.

- договорные письма, подтверждающие факт отправки договора.

Страницы: 1, 2