Реферат: Организация работы с документами в бухгалтерии
Реферат: Организация работы с документами в бухгалтерии
АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Факультет менеджмента
Кафедра информационных технологий управления
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА
по курсу “Делопроизводство”
на тему:
Бухгалтерская документация в процессе управления
Студент |
Н.Г.Микульская
|
Наименование учебной группы |
ЭУП-1
|
Руководитель |
В.Ф.Быченков
|
Минск, 2000
СОДЕРЖАНИЕ
1. ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………... |
…….3 |
2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В БУХГАЛТЕРИИ…………………………… |
…….4 |
2.1.
Виды используемых в бухгалтерии документов…………………. |
…….5 |
2.2.
Организация работы с документами в бухгалтерии……………… |
…….8 |
3.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………… |
…...11 |
ЛИТЕРАТУРА…………………………………………………………….. |
…...12 |
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………… |
…...13 |
1 Введение
В условиях развития
рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур,
существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций
и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого
учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений,
определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной
деятельности.
Учетная политика фирмы,
грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с
налоговыми службами – это принципиальные, ключевые моменты в работе любой
негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей
в условиях острой конкурентной борьбы.
Значимость данного
структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и
деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения
прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.
Важным направлением
улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и
ведение делопроизводства в этом подразделении. Многочисленные виды документов
(финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических,
организационно-распорядительных) – “продукт” труда работников бухгалтерии,
отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.
Основным литературным
источником при написании этой работы являлась книга Андреевой В.И. “Делопроизводство в бухгалтерии”, содержащая малоизвестные работникам
коммерческих структур общие требования к оформлению служебных документов.
2 Делопроизводство в бухгалтерии
В бухгалтерии, как и в
сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации.
Документ является объектом и результатом труда в сфере управления.
ГОСТ определяет документ
как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком
способом для ее передачи во времени и пространстве”. Из определения документа
видно, что главное назначение документа, причина его появления – необходимость
зафиксировать информацию.
Зафиксировав информацию,
документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность
передачи другому лицу, многократное использование, возращение к информации во
времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется
как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько
функций.
Особое место среди
документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация,
обеспечивающая как организацию работы бухгалтерии (положения о бухгалтерии,
должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и нормативно-правовую
основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы и распоряжения,
акты ревизий, докладные и объяснительные записки и д.р.).
Правильное составление и
оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами – одна из
обязанностей работников в бухгалтерии.
Другой существенной стороной ведения
делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех
образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа
финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих
документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в
установленном порядке в ведомственные и государственные архивы.
2.1 Виды используемых в бухгалтерии документов
Организационные документы
представлены уставами, положениями в том числе положением о бухгалтерии,
должностными инструкции на работников этого структурного подразделения,
инструкциями и правилами.
Положения – нормативные акты, имеющий сводный
кодификационный характер и определяющие порядок образование, структуру,
компетенцию, обязанности и организацию работы системных органов государства.
Например, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Республике Беларусь
или Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Положения утверждаются в
установленном порядке.
Инструкция – “правовой акт, издаваемый органом
государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях
установления правил, регулирующих организационное, научно-техническое,
финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций,
должностных лиц и граждан”.
Инструкции издаются также
в целях разъяснения и определение порядка применения законодательных актов и
распорядительных документов. Например: ”Инструкция по статистике численности
и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, организациях”, “Инструкция о порядке заполнения
бухгалтерского отчета предприятия”.
К распорядительным
документам относят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных
документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному
составу, по которым начисляется заработанная плата.
Приказ является самым распространенным
видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ
издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их
структурных частей; утверждение положений, правил и т.п.
По средством приказа
руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения
принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной
организации или отрасли. Например: “Приказ по личному составу”. Его
копия обязательно передается в бухгалтерию.
Протокол. Работникам бухгалтерии, входящим в
состав различных комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний.
Протокол можно определить как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятие решений или как документ с записью всего происходящего на собрании.
Протокол ведется, как правило, во время заседания. Оформляется протокол по
форме общего бланка на чистом листе бумаги. Полностью подготовленный протокол
подписывается председателем и секретарем. Потом он формируется в дело вместе с
документами, созданными в процессе подготовки заседания.
Наиболее часто работникам
бухгалтерии приходится составлять акты.
Акт – документ составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты
составляются комиссиями. Работники бухгалтерии входят во многие комиссии,
особенно связанные с учетом или списанием материальных ценностей. Поводы для
составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество
разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий); акт
приема-передачи (при смене руководства, материальных ценностей; акт
приема объектов и т.п.
Акт независимо от
разновидности составляется по единой схеме.
Служебные письма – обобщенное
название большой группы управленческих документов различного содержания,
которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными
лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма
применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в
управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы,
уведомления, приглашения, претензии, изменения, замечания, требования и
т.п.
Служебные письма занимают
до 80% входящие и исходящей документации учреждения в целом и часто
используется в деятельности бухгалтерии.
Сопроводительное письмо ― часто
составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему
прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительных писем допустимо
лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к
приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки и
т.д.
Также могут составляться письмо-приглашение,
информационное письмо, рекламное письмо, письмо-извещение, гарантийное письмо
и т.п.
Докладная записка – документ,
адресованный руководителю данного учреждения и информирующий его о сложившейся
ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполнении работы.
2.2 Организация работы с документами в
бухгалтерии
Бухгалтерия, как
структурное подразделение, выполняет специфические функции ведения
бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один
человек – бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета
является одной из функций управленческой деятельности.
Бухгалтерия в своей
работе с документами руководствуется Инструкцией по делопроизводству в
данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.
Так как бухгалтерия – это
структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы
бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и
включены в общий документооборот.
Под документооборотом
понимается “движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправки”. В Положении о документах и
документообороте в бухгалтерском учете указано, что “Движение первичных
документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком”.
Вся документация
бухгалтерии делится на три документальных потока:
* Входящие (поступающие) документы;
* Исходящие (отправляемые) документы;
* Внутренние документы.
Бухгалтерские документы
поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и
обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении
документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и
проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц
документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество
полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе
факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного
сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается
отправителю.
Заканчивается первичная
обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и
подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы
достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не
подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию.
Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от
отделов.
Дальнейшая обработка
бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В
соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ
передаются тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок
работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной
платы и т.д.
Все первичные документы,
поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота
и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и
по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных
показателей) [3].
“Проверенные и принятые к
учету документы систематизируются по датам совершения операций (в
хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами (накопительными
ведомостями)” [4] или “содержащиеся в принятых к учету первичных документах
информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и
систематизируется в учетных регистрах” [5].
Порядок записей и формы
накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому
учету.
Подготовка
организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим
правилам составления и оформления служебных документов.
Отправка и обработка
исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов
учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию).
При отправке проверяется
правильность оформления документа:
*
Наличие подписи;
*
Наличие даты;
*
Наличие
заголовка;
*
Правильность
адресования;
*
Наличие всех
страниц в документе и всех указанных приложений.
Если документ оформлен
неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается в
бухгалтерию для доработки.
3 Заключение
Документ, как носитель
информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации
любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация
является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством
их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой
работы.
Многие формы
управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов. Таким
образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой
деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства
реализации возложенных на него функций.
Кроме того,
документирование во многих случаях является обязательным, предписывается
законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из
средств укрепления законности и контроля.
От четкости и
оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота
принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда
уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная
обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим
последствиям.
ЛИТЕРАТУРА
1.
Андреева В.И. Делопроизводство в
бухгалтерии. – М., 1994.
2.
ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения. – М., 1984 с.4 п.37
3.
Инструкция по бухгалтерскому учету
в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. п. 16, с. 11
4.
Горбачев Н.Н. Методическое пособие
по курсу “Делопроизводство”. Часть I-II. –
М.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997. – 142 с.
5.
Киреанова М.В., Аксенов Ю.М.
Документационное обеспечение управления. - Новосибирск, 1986.
|