Характеристика организационно-распределительной документации ее оформление и порядок работы с ней

Характеристика организационно-распределительной документации ее оформление и порядок работы с ней

Министерство общего и профессионального образования РФ

Удмуртский государственный университет

РЕФЕРАТ

по делопроизводству

НА ТЕМУ:

«Характеристика организационно – распределительной документации ее

оформление и порядок работы с ней»

Реферат выполнен

студентом ИДО:

Рябовым С. В.

Ижевск 1999г.

Содержание:

1. Введение 3

2. Организационно-распорядительная документация. 4

2.1. Распорядительная документация. 4

2.2 Организационные документы. 10

3. Работа с документацией. 12

3.1. Автоматизация. 12

3.2. Унификация 12

4. Заключение. 13

1. Введение

Конечный результат управленческой деятельности государственного

аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых

является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость

в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от

проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые

операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения;

принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей;

исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении;

передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и

поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством

универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов

(ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности

во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек,

а ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. Листов и

продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование

этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств

регулирования документопотоков выступают документные государственные

стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы

документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать

документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать

оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой

единицы.

2. Организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по

своей информационной природе документации в зависимости от функций

государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

Органы государственной власти и государственного управления РФ, все

учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в

распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных

органах классифицируются и распорядительные документы.

К распорядительным документам, отражающим административно-

управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения,

распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные

и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

2.1. Распорядительная документация.

2.1.1. Постановление определено как правовой акт, принимаемый высшими

и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях

разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными

органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются Правительством РФ и Правительствами

субъектов федерации по организационным и другим вопросам, связанным с

осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий;

Правительством РФ и Правительствами субъектов федерации по итогам

рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного

руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией

деятельности постоянных комиссий; Правительством РФ и Правительствами

субъектов федерации как нормативные акты или акты, имеющие важное

народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросам

государственного управления издаются совместные постановления, являющиеся

правовыми актами.

2.1.2. Решение как распорядительный документ является правовым актом,

принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами.

Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных

органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

2.1.3. Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий

властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу,

государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан

и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются

подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего,

длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса,

разового случая. Распоряжения издают Правительство РФ и Правительства

субъектов федерации. Распоряжения издают также руководители коллегиальных

органов Государственного управления и администрация предприятий и

учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ для решения

главным образом оперативных вопросов.

2.1.4. Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств,

отделов и управлений администрации городов и районов, руководителями

учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе

единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач,

стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть

нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие

определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права

(например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного

документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам

создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;

утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих

утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации,

предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения

работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи

перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ

обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных

случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц

независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны

строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений,

противоречащих закону.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном

аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий

различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат

коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоналичие

(приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных

документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа,

согласование документа, подписание. Для постановления и решения добавляется

стадии обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального

органа.

Процедура составления и оформления распорядительного документа должна

быть описана в табеле форм документов конкретного учреждения или в ее

инструкции по делопроизводству. В них излагаются последовательность над

проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает

юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена

одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным

лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных

документов могут создаваться рабочие группы (комиссии) привлекаться ученные

или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное

условие, обеспечивающее качество, документа, - достаточная компетентность

лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше

требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина

знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может

быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение

вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и

распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на

учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступать с

инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта любого распорядительного документа -

определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости

от важности управленческого действия приступают к изучению материалов по

существу, и, прежде всего законодательных актов и решений правительства,

затем ведомственных нормативных документов, предшествующих распорядительных

документов по данному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов

обеспечивает правовую основу документа, его направленность государственную

постановку проблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу

распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий,

заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта

распорядительного документа требует сбора необходимой информации по

существу поставленного вопроса. Для этого используется различные

информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и

объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучив

необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко

определив цель издания распорядительного документа, приступают к

составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на

формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно

сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке

согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из

взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого

вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут

перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части

дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается

данный распорядительный документ (чаще всего пересказ), В этом случае вид

акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е.

приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть

необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать

разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет

распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В

зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» - в

постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении

«приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и

характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»),

«предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в

разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют

констатирующую часть документа от распорядительной.

Располагаются эти слова с отдельными строки от нулевого положения

табулятора. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и

«решает» указываются название коллегиального органа.

Совет Министров РФ постановляет

Коллегия решает

Затем с новой строки абзаца следует текст постановляющей части. К

формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие

требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее

изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных

толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: «поднять»,

«повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д.

Сформулированный таким образом поручения расплывчаты, проверка их

выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру

действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые

нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель

(организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо,

например, в приказах), предписываемое действие в срок исполнения.

Исполнитель указывается в детальном падеже. Можно указывать и обобщенно,

например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое

действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить»,

«зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и

т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему

предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до-конкретных

исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов

исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для

каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа

помещается перечень документов, утративши силу или подлежащих изменению с

изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения

указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые

даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста

распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок

начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных

существительных (например «О назначении...», «Об утверждении...», «О

введении...»), предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для ряда

типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании,

реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о

распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в

положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание

аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим

работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых

предопределен не только состав, но и порядок расположения информации.

Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на работу,

перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности,

вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его

оформлению, Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат

А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики,

наименование ведомства, наименования учреждения, название вида документа,

дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись

(подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов

является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит

согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование

осуществляется путем визирования при постановления грифа согласования. Так,

проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и

руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми

указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за

исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов,

выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно

согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа

законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных

формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда,

прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное

подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы

или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре

проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное

заключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. При

этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий,

имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными

органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на

заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения.

Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на

подпись. Приказы подписываются руководителем или его заместителем.

Страницы: 1, 2