Excel'97

Excel'97

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ :

1. ИНСТАЛЯЦИЯ ПРОГРАММЫ :

1. Системные требования

2. Программа установки

3. Запуск и завершение работы с программой

2. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ:

2.1. Создание нового документа

2.2. Загрузка рабочего документа

2.3. Сохранение документа

2.4. Автоматическое сохранение

2.5. Создание резервных копий

2.6. Защита данных

2.7. Дополнительные сведения о файлах

3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ :

3.1. Управление рабочими листами

3.2. Добавление рабочих листов

3.3. Перемещение рабочих листов

3.4. Переименование рабочих листов

5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов

4. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ :

4.1. Маркирование ячеек

4.2. Отмена операций

4.3. Копирование данных

4.4. Удаление данных

4.5. Форматирование чисел

4.6. Выравнивание данных

4.7. Установка шрифтов

5. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ :

5.1. Ввод формул

5.2. Сложные формулы

5.3. Редактирование формул

5.4. Информационные связи

5.5. Групповые имена

6. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ :

6.1. Построение диаграмм

6.2. Типы диаграмм

6.3. Надписи на осях

6.4. Дополнительные объекты

6.5. Актуализация диаграмм

7. ФУНКЦИИ :

7.1. Конструктор функций

7.2. Редактирование функций

7.3. Вычисление суммы

7.4. Вычисление среднего значения

7.5. Вычисление величины линейной амортизации

7.6. Комбинирование функций

7.7. Текстовый режим индикации формул

8. ОБМЕН ДАННЫМИ :

8.1. Импортирование рисунков в Excel 97

8.2. Редактирование рисунков на рабочем листе

8.3. Включение таблицы в текст

9. ОБРАБОТКА СПИСКОВ :

9.1. Создание списков

9.2. Ввод списка данных

9.3. Поиск элемента в списке

9.4. Редактирование списков

9.5. Автоматический фильтр

9.6. Комбинированная фильтрация

9.7. Сортировка списков

10. АНАЛИЗ ДАННЫХ :

10.1. Опорные таблицы

10.2. Редактирование опорных таблиц

10.3. Нахождение значений

11. БАЗЫ ДАННЫХ :

11.1. Запуск программы обработки баз данных

11.2. Оболочка программы Query

11.3. Загрузка внешнего набора данных

11.4. Критерии выбора данных

11.5. Комбинированные запросы

11.6. Обмен данными с внешней базой

12. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL :

12.1. Создание пиктографического меню

12.2. Изменение вида основного окна

12.3. Изменение вида рабочего листа

12.4. Установка стандартного шрифта

12.5. Установка национальных параметров

12.6. Изменение цветов

12.7. Автоматическая загрузка документов

12.8. Шаблоны таблиц

13. VISUAL BASIC :

13.1. Программирование табличных функций

13.2. Встраивание функций

13.3. Применение функций

Введение.

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает

немногим более десяти лет, но налицо значительный прогресс в области

разработки такого программного обеспечения. Программный продукт,

претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки

электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, действительно намного

превзошел прежний уровень возможностей.

Рассмотрим основные компоненты Excel 97. Как и раньше, основной

программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется

обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого

модуля появилось много интересных функций: контроль допустимости вводимых

значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок,

вычисление полей в свободных таблицах. Новая панель формул и возможность

уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и

редактирование формул.

Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм,

который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью

вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые

типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с

исходными данными. Немаловажным является то, что стал возможным

предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.

В Excel 97, как и в предыдущей версии программы, можно создавать

макросы и предложения с помощью Visual Basic for Applications ( VBA ). Язык

Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета,

что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одно из главных

достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами Excel 97

VBA – макросы можно без особых проблем использовать в других программах

фирмы Microsoft.

Excel 97 располагает мощными средствами коллективной работы, которые

ориентированы в первую очередь на совместную работу нескольких приложений

пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений,

включенных в пакет Microsoft Office 97, обусловлена поддержкой технологии

связывания и внедрения OLE 2.0 . Примером применения этой технологии может

служить внедрение Excel – таблиц или PowerPoint – презентаций в документ,

созданный средствами Word 97. При использовании этой технологии между

объектами устанавливается динамическая связь. Двойной щелчок на объекте,

вставленном в документ, приводит к запуску приложения, в котором он был

создан.

1. ИНСТАЛЯЦИЯ ПРОГРАММЫ.

Программу Excel 97 можно установить в различных конфигурациях. Ниже

рассмотрена только установка программы в полной конфигурации.

1. Системные требования.

Перед установкой Excel 97 следует ознакомиться с системными

требованиями и определить, соответствует ли им конфигурация компьютера.

Для работы Excel 97 требуется следующее аппаратное и программное

обеспечение :

- операционная система Microsoft Windows 95 или операционная система

Microsoft Windows NT Workstation версии не ниже 3.51 ;

- персональный компьютер с процессором 80486 DX ( рекомендуется компьютер

с процессором Pentium ) ;

- Оперативная память объемом 8 Мб при работе с Windows 95 и 16 Мб при

работе с Windows NT Workstation ;

- Устройство для чтения компакт-дисков

- 31 Мб свободной памяти на жестком диске ;

- мышь Microsoft Mouse или аналогичный манипулятор ;

- видеоадаптер VGA или с более высокой разрешающей способностью, например

256-цветный SVGA-видеоадаптер.

2. Программа установки

Если система отвечает изложенным выше требованиям, то успешной установке

программы больше ничего не может помешать. Установка выполняется при помощи

специальной программы, которая на каждом шагу информирует пользователя о

необходимости выполнения определенных операций. Для полной установки

программы выполните следующие действия :

- включите компьютер, на котором установлена операционная система Windows

- вставьте компакт-диск с Microsoft Office 97 в дисковод CD-ROM

- нажмите кнопку Start линейки задач

- в стартовом меню активизируйте команду RUN

- в диалоговом окне RUN введите D:\SETUP и нажмите клавишу [ Enter ] или

щелкните на кнопке OK

- ознакомьтесь с информацией об авторских правах на данный программный

продукт, которая будет предоставлена в открывшемся окне

- нажмите кнопку Continue

- в появившемся диалоговом окне Name and Organization Information введите

свое полное имя и название организации

Программа установки Microsoft Office 97 предложит инсталлировать

приложения в папке Program Files \ Microsoft Office , находящийся в

корневом каталоге диска С. Если папка с таким именем отсутствует, она

будет создана автоматически.

- при необходимости измените имя и местоположение папки, в которой будет

установлен Microsoft Office 97, щелкнув на кнопке Change Folder

- в окне выбора типа установки Microsoft Office 97 щелкните на

пиктограмме Custom ( выборочная )

- в окне Microsoft Office 97 – Custom отключите все компоненты, за

исключением Microsoft Excel, Office Binder и панели MS Office Shortcut

Bar. Для инсталляции этих программ и панели потребуется около 39 Мб

памяти на диске.

- Щелкните на кнопке Continue в окне Microsoft Office 97 – Custom

- В окне Select Paper Format and Language выберите формат бумаги А4

Дальнейшие действия программа установки выполнит сама.

3. ЗАПУСК И ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ С ПРОГРАММОЙ

Для запуска Excel 97 из операционной системы Windows 95 необходимо :

- выполнить щелчок на кнопке Start линейки инструментов

- установить указатель мыши на меню Programs в стартовом меню

- в открывшемся меню активизировать команду Microsoft Excel

Существует и более быстрый способ запуска Excel 97, для применения

которого необходимо наличие панели инструментов Microsoft Office.

Если панель Microsoft Office установлена на вашем компьютере, для

запуска Excel 97 достаточно выполнить щелчок на кнопке программы.

Работу Excel 97, как и с другими приложениями Windows 95 , можно

завершить одним из следующих способов :

- с помощью команды Exit из меню File

- посредством кнопки с крестиком, которая расположена в строке заголовка

любого окна

- использую комбинацию клавиш [ Alt + F4 ]

Если последняя редакция документа ( рабочего листа ) не была сохранена,

при попытки завершить работу с Excel 97 программа спросит о необходимости

сохранения изменений.

2. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ

Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью

программы Excel 97 можно создавать самые различные документы. Рабочие листы

(Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления

статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм.

Для каждого из этих приложений программа Excel 97 может создать отдельный

документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов,

образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С

помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ

одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность

их обработки.

2.1. Создание нового документа.

Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву

New.

На экране появится документ с именем Book1: программа Excel 97

присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего

порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой

пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели

(первая строка пиктографического меню).

2.2. Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим

документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.

Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится

на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно

загрузки файла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в

поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор

был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди

которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого

файла, оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть

диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени

искомого файла.

2.3. Сохранение документа.

При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File

директиву Save As... После этого откроется диалоговое окно, в

котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и

директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по

умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]),

которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла

нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -),

хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символы

кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы

Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла

.XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все

установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

2.4. Автоматическое сохранение.

Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью которой

вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом

окне включите опцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, а затем закройте

окно, щелкнув по кнопке OK.

После этого снова откройте меню Tools, в котором должна

появиться директива AutoSave... Вызовите эту директиву, тогда появится

диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может задать

интервал времени между моментами сохранения. Кроме того, в этом окне

можно определить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение и

нужно ли автоматически сохранять все документы или только активный

документ.

2.5. Создание резервных копий.

Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As...

из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной

кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название

Save Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always

Create Backup. Теперь при сохранении файла будет автоматически

создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с

расширением .BAK.

2.6. Защита данных.

Для введения пароля необходимо вызвать директиву Save As … из меню

File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке

Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection

Password: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда

при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль.

При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После

закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором

нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write

Reservation Password, то перед открытием этого файла появится

диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read

Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать

его на диск под тем же именем.

2.7. Дополнительные сведения о файлах.

При первом сохранении файла директивой Save As открывается

диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может

заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по

умолчанию указывается информация, полученная программой при

инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода

Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не

умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев

появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается

информационное окно щелчком по кнопке OK.

3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших

новшеств программы Excel 97, позволяющее значительно упростить и

ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой

версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или

VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает

обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем

блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной

теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить

наглядность рабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляется при

связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в

случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки

другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать

нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между

таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все

таблицы находятся в одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы

проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 97

вам нужно открыть только один файл.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5