Excel и Access

Excel и Access

ВВЕДЕНИЕ

Впервые Windows была выпущена в свет в 1985 году фирмой Microsoft. В

течение 1987-1989 гг. появилось большое количество мощных и удобных

программ, работающих в среде Windows, например, Microsoft Word для Windows,

Excel, Aldus PageMaker и т.д., что обусловило все растущую популярность

Windows у пользователей. А начиная с версии 3.0, созданной в 1990 г. и

предоставившей дополнительные удобства пользователям, Windows начала свое

победоносное шествие, став фактически стандартом для IBM PC - совместимых

компьютеров.

Windows - это графическая оболочка, которая открывает новые

возможности в использовании персонального компьютера. Windows представляет

собой интегрированную среду, которая позволяет создать удобное окружение

для запуска программ, обеспечив при этом одновременную работу сразу

нескольким приложениям.

Каждая программа в Windows имеет хотя бы одно окно, которое

предназначено для связи пользователя с данной программой. Экран монитора

представляется в Windows как рабочий стол, на котором располагаются окна

работающих в данный момент программ. Программа также может быть

представлена в виде небольшого изображения - иконки. Соответственно, любое

окно (программа) может быть сжато до иконки и восстановлено в нормальных

размерах. Это существенно повышает информационную емкость экрана при работе

с Windows. Все это объединяется удобным управлением, рассчитанным, в

основном, на применение мыши.

Помимо большого набора программ, характерных для интегрированной

среды, текстового и графического редактора, базы данных и т.п., - Windows

поддерживает обширный программный интерфейс, что позволяет создавать свои

собственные программы для работы в среде Windows. Изучение этого

программного интерфейса важно уже и потому, что этот интерфейс стал

стандартом и поддерживается многими производителями вычислительной техники

и программного обеспечения.

Ниже мы рассмотрим один из наиболее распространенных и популярных

среди пользователей персональных компьютеров программный пакет Microsoft

Office и покажем некоторые возможности одной из его программ управления

данными Access, предназначенную главным образом для программистов и

поставляемую только в составе профессионального издания пакета Office.

1. Microsoft Office

Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с

различными проблемами. Например, вы используете текстовый редактор одной

фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу

деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного

помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти

программы не предназначены для совместной работы.

К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office,

который содержит большую часть необходимого программного обеспечения.

Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и

“общаются“ друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной

коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные

прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и

непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти

приложения воедино, - все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок,

которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений,

вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. К

тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр -

Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и

выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь

простым щелчком кнопки мыши.

В состав пакета Office входят:

1.1. Большие прикладные программы

1. WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ

любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства

информационный бюллетень или брошюру.

Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня

самой популярной в мире программой. Word начинен “быстрыми“ командами и

самыми современными средствами такими, как встроенная программа проверки

правописания и словарь синонимов, которые помогают грамотно составлять

документы, и готовыми шаблонами, позволяющими сводить воедино заметки,

письма, счета и брошюры без больших усилий.

1. EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и

глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel

как рыба в воде. Программу Excel используют для составления бюджетов и

финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики,

для проведения анализа типа «А что будет, если?», а также для сортировки

длиннейших списков в считанные секунды.

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за

строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel

правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как

следует.

1. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, выгодно

отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что

самое замечательное, можно превратить документ, подготовленный в

редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если работа

состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то

PowerPoint будет просто необходим.

1. ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными,

предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется

только в составе профессионального издания пакета Office.

1.2. Программы - помощники:

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в

график.

Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

Программа Equation Editor кажется довольно сложной, если нет базового

образования по математике.

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или

цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или

заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в

поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или

презентации.

1.3. Система оперативной помощи:

Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми

указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

Талантливые Мастера (Wizards) проведут шаг за шагом к решению сложных

задач.

Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые

постоянно будут перед глазами во время работы.

Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение

сложных задач.

1.4. Диспетчер Microsoft Office (MOM):

МОМ позволяет запустить любую программу пакета Office. Его можно даже

использовать для управления всей работы ПК.

2. Microsoft Access

2.1. Основные сведения

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и

высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой

данных (далее СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и

методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять

новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ

электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз

данных.

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами

электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной

обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми

справляются электронные таблицы.

1. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они

будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в

электронных таблицах практически невозможно.

1. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие

повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД

органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и

позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно

использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение

полностью совместимые с Access текстовые документы (Word) , электронные

таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для

Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и

транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с

такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских

приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В

Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа

к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи

предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты

данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты,

макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (MDE)

–библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-

код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его

использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

2.2. Системные требования

1. 80486DX33 или мощнее

2. Windows 95/98/2000 или Windows NT (версия не ниже 3.51)

3. Не мене 12 Мб оперативной памяти (для совместной работы с другими

приложениями не менее 24 Мб)

4. Около 100 Мб дискового пространства (только для Access и новых баз

данных).

2.3. Основные функции

1. Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет

связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего

соединения нескольких таблиц в одну.

3. Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и

реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

4. Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на

основе данных таблиц и других объектов базы данных.

5. Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся

операции. В последних версиях Access макросы используют для

совместимости.

6. Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на

Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно

использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA

превышают возможности стандартных макросов.

7. Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу

приложения в многопользовательской среде и предотвратить

несанкционированный доступ к базам данных.

8. Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать

практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для

распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition

Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на

каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание

средств распространения и программы установки. Он так же позволяет

выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

2.4. Элементы базы данных

1. Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц.

Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем

управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024

таблицы.

2. Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-

нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

3. Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более

удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять

данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

4. Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах

и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать

модули.

5. Макросы (см. выше)

6. Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур

обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или

отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения

операций над объектами базы данных и программного управления операциями,

т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с

настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями.

Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить

последовательность

выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и

повышают эффективность работы.

База данных может содержать до 32768 объектов.

В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек,

которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

2.5. Таблицы

1. Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на

несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые

характеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать

новую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20

образцов таблиц личного применения (для английской версии Access

соответственно 77 и 44). Многие таблицы базы данных Борей созданы на

основе образцов Мастера таблиц.

Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим

понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе

образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих

приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт

или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

2. Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы

создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую

структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия,

типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные

свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы,

открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или

просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме

конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание

активного свойства таблицы.

3. Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы

Access дает возможность создания таблиц непосредственно в режиме

таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы,

используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых

записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее

сохранении Access анализирует данные и выбирает тот тип для каждого

поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание

таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не

имеют содержательных имен, так что почти всегда нужно будет

редактировать структуру, чтобы переименовать поля.

Кроме того, из примера Access не всегда может правильно определить тип

данных. Таблицы, которые созданы в режиме таблицы, не могут включать

объекты OLE и мемо-поля. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно

изменить структуру таблицы. При создании таблицы в режиме таблицы не

происходит экономии времени по сравнению с традиционным способом

определения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы.

При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информацию

она должна содержать. После того как определена информация, которая должна

быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает

в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным.

Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его

содержимом, но в то же время стараться избегать длинных имен. Обычно при

разработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с

одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям). Access

также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах,

но по причине того, что Access использует имена полей при определении

условий целостности данных, лучше не допускать повторения имен полей.

Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с

другими таблицами базы данных, определить ключевое поле и создать индексы.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими

Страницы: 1, 2, 3, 4