Классификация текстовых процессоров

При сохранении всех возможностей Word 6.0 и его пользовательского

интерфейса Word 7.0 имеет ряд новых принципиальных особенностей. У

пользователя редактора Word 7.0 появилась возможность выделять определенные

фрагменты текста цветом с целью, например, отметить какие-то важные его

моменты. При этом цветные отметки видны только при просмотре текста на

экране и на печать не выводятся. Это соответствует принятой технологии

работы с научным текстом.

3. Пользовательский интерфейс

При запуске текстового процессора появляется основное окно текстового

процессора.

Общий вид окна MS Word 97

Первая строка основного окна, являющаяся строкой заголовка, содержит

название пакета – Microsoft Word.

Строка меню, начинающаяся со слова “Файл”, содержит названия главных

режимов меню, каждый из которых в свою очередь раскрывается в список

команд. При активизации кнопок, идет выполнение наиболее часто используемых

операций, в том числе некоторых команд форматирования, печать документа и

просмотр подготовленного к печати документа на экране. По умолчанию при

создании нового документа панель инструментов всегда изображается на

экране, но при желании панель инструментов можно убрать с экрана. На экране

можно отразить ту или иную панель в зависимости от потребности потребителя.

Ниже панели инструментов располагается окно документа. В строке

Заголовок документа выводится имя документа, точнее, имя файла, в котором

он находится. По умолчанию новым документам присваиваются имена Документ N,

где N — порядковый номер нового документа. При дальнейшей работе имена

документов можно изменить.

Следующая строка называется линейкой. Эта строка позволяет увидеть и

изменить положение отступов и табуляторов для текущего абзаца текста. Ниже

линейки форматирования располагается рабочая зона, в которую вводятся

текст, формулы, иллюстрации и другие объекты документа.

Предпоследняя строка экрана содержит линейку горизонтальной прокрутки.

Она позволяет просматривать правую часть широкого документа, не

поместившуюся в окне. Перемещение окна по горизонтали вдоль страницы

документа осуществляется с помощью кнопок со стрелками и движка. Справа от

этой линейки в той же строке экрана расположены кнопки для перелистывания

страниц большого документа в обе стороны и установки первой или последней

страницы.

В правой части экрана расположена линейка вертикальной прокрутки для

просмотра длинных документов.

Над кнопкой перемещения вверх линейки вертикальной прокрутки

располагается маркер-делитель окна. Маркер позволяет разделить окно по

горизонтали на две области и вывести в каждую из них различные части одного

и того же документа, при этом каждая область экрана будет иметь свои

линейки прокрутки. Маркер работает, если текст выведен в обычном или

черновом режимах. Для разделения окна необходимо «зацепить» маркер мышью и

«протащить» его вниз в нужную позицию экрана.

В последнюю строку экрана – строку состояния выводится вспомогательная

информация об активном документе (номер текущей страницы и их общее

количество), более подробные сведения о текущем пункте меню, а также

названия включенных клавиш управления (NUM Lock, Сарs Lock).

4 Основные приемы работы с документами

Для запуска необходимо щелкнуть по пиктограмме данного приложения.

Сразу после запуска на экране откроется окно с пустым документом. Как

правило, оно развернуто на полный экран, а вторичное окно документа слито с

основным.

При создании нового документа в Word вы видите пустое окно для ввода.

Вертикальная черта (курсор) расположена в верхнем левом углу окна. Ниже

курсора располагается горизонтальная черта, которая называется маркером

конца документа. При вводе текста символы появляются на экране слева от

точки вставки, которая смещается вправо по мере ввода текста.

Нажимать клавишу Enter нужно, только чтобы отметить конец абзаца или

вставить пустую строку. При нажатии клавиши Enter вставляется символ конца

абзаца и происходит переход на новый абзац. Обычно на экране не видны

символы абзаца. Если вы хотите их увидеть, нажмите кнопку Скрытый текст на

напели инструментов.

Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному месту документа и

набрать текст. В Word имеются 2 режима редактирования: режим вставки и

режим замены. В режиме вставки (используется чаще всего) все символы справа

от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста.

В режиме замены новые символы справа от курсора сдвигаются, освобождая

место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы

заменяют собой существующие. Когда этот режим включен, в строке состояния

выделяется индикатор “ЗАМ” (OVR). Для переключения между этими двумя

режимами следует нажать клавишу Insert или сделать двойной щелчок мышью на

индикаторе “ЗАМ”.

4.1 Работа с несколькими документами

В Word можно работать с несколькими документами одновременно. Каждый

создаваемый или открываемый документ размещается на экране в своем

собственном окне.

Одно из преимуществ работы с несколькими документами одновременно

заключается в легкости копирования или перемещения текста из одного в

другое, что упрощает создание двух различных версии одного базового

документа или заимствовании из существующего документа при построении

нового.

При открытии документа он появляется в окне документа, скрывая ранее

открытые документы. При работе с несколькими документами можно

переключаться с одного документа на другой в режиме полного экрана или

разместить их на экране так, чтобы видеть, по крайней мере, часть каждого

из них. В любой момент времени может быть активным только один документ.

Окно, которое размещается поверх других и имеет выделенный заголовок,

является активным.

Для размещения на экране всех открытых документов нужно выполнить

команду Окно/Расположить все. Можно перемещать эти окна или изменять их

размер, используя обычные методы Windows.

Для восстановления окна в его полноэкранном виде необходимо щелкнуть но

кнопке “Развернуть” в верхнем правом углу окна или выберите команду

Развернуть в управляющем меню окна документа.

4.2 Сохранение документа

Сохраненный документ хранится в виде файла на диске. Пока документ не

сохранен, все изменения находятся только в оперативной памяти компьютера.

После сохранения файла его можно сохранить снова под тем же именем или

сохранить новую копию файла под другим именем и в другом месте. Можно

установить режим, при котором Word автоматически сохраняет документ через

определенные промежутки времени и сохраняет предыдущую копию файла при

каждом новом сохранении (команда Сервис [Параметры, вкладка Сохранение).

Сохранение документа осуществляется командой Файл/Сохранить,

комбинацией клавишей ALT+S или щелкнув по пиктограмме “Сохранить” на панели

инструментов Стандартная. Word назначит сохраняемому файлу расширение DOC.

Для сохранения файла под новым именем выберите команду Файл/Сохранить как.

Файл, созданный в Word, можно сохранить! в других форматах, что позволяет

переносить документ на компьютеры, где Word не установлен, или установлена

более ранняя версия.

Сохранение нового документа осуществляется следующим образом

1) Нажмите по пиктограмме Сохранить.

2) Чтобы сохранить документ в другой папке, выберите нужный диск из

списка, или щелкните дважды нужную папку в списке папок.

Чтобы сохранить документ в новой папке, нажмите кнопку Создать папку.

3) Введите имя документа в поле Имя файла.

В случае необходимости имя файла может быть довольно длинным, состоять

из нескольких слов и служить кратким описанием документа.

4) Нажмите кнопку Сохранить.

4.3 Создание папки

По мере возрастания числа файлов, создаваемых в Word, возникает желание

как-то их упорядочить. Простейший путь – это организовать на диске папки,

содержащие связанные файлы.

Новая папка создается командой Файл/Сохранить как, кнопка “Создать

новую папку”. Имя папки должно быть длиной до 256 символов и может включать

пробелы .

4.4 Закрытие документа

Для закрытия документа следует: выбрать команду Файл/Закрыть и щелкнуть

кнопку “Закрыть” или дважды щелкнуть по значку в верхнем левом углу окна

документа. Если после последнего сохранения документа были сделаны

изменения, Word даст возможность их сохранить.

5. Редактирование документа

1. Режимы работы с документом

Существует несколько различных режимов просмотра документов. Можно

вводить текст в обычном режиме просмотра, а можно работать в режиме

разметки страницы с увеличением на 500%. Обычный режим просмотра подходит

для отображения основного текста в том виде, как он будет напечатан. Режим

структуры документа используется для просмотра документа в соответствии с

его структурой. Режим разметки страницы позволяет увидеть страницу в

точности так, как она будет напечатана, включая колонки, колонтитулы и

номера страниц. Режим просмотра главного документа используется для

создания и редактирования очень больших документов. Режим просмотра во весь

экран позволяет видеть только сам документ. Во всех этих режимах можно

вводить, редактировать и форматировать текст документа. Шестой режим

просмотра – просмотр перед печатью – позволяет видеть сразу несколько

страниц в том виде, как они будут напечатаны, но в этом режиме нельзя

редактировать документ.

Режим просмотра документа изменяется командой меню Вид, или комбинацией

клавиш, или кнопками управления режимом просмотра. Перемещение внутри

документа осуществляется при помощи клавишей управления курсором или при

помощи вертикальной и горизонтальной полос прокрутки. “Бегунок” показывает

положение отображаемого в данный момент экрана относительно всего

документа. В режиме разметки страницы в нижней части вертикальном полосы

прокрутки появляются две кнопки, которые позволяют листать страницы

целиком. При перемещении бегунка по вертикальной полосе прокрутки рядом с

ним появляется номер страницы.

2. Удаление текста

Чтобы удалить текст, нужно сначала выделить его, а затем нажать клавишу

“Delete” или “Backspace” или использовать комбинации клавиш.

Таблица №1

Комбинация клавиш для удаления элементов

|Удаляемый элемент |Клавиши |

|Символ справа от точки вставки |Delete |

|Символ слева от точки вставки |Backspace |

|Следующее слово |Ctrl + Delete |

|Предыдущее слово |Ctrl + Backspace |

4.5.3 Перенос слов

Перенос слов позволяет выровнять правую границу текста и уменьшить

пробелы между словами в абзацах, выровненных, но ширине. Слова при переносе

разбиваются на части с помощью дефиса. Word имеет три тина дефисов:

необязательные (мягкие), обычные и неразрывные (жесткие).

Команда Сервис/Расстановка переносов позволяет автоматически расставить

необязательные переносы ко всему документу. Чтобы сделать видимыми

необязательные дефисы, выберите Сервис/Параметры и откроите вкладку Вид.

4.5.4 Отмена правки

Команда Отменить отменяет последнее выполненное действие. Отменить

можно большинство операции редактирования. Команду Правка/Отменить нужно

выполнять сразу же после того, как была совершена ошибка. Чтобы отменить

последнюю операцию редактирования, можно воспользоваться клавишами “Ctrl” +

“Z” или “Alt” + “Backspace”. Для отмены или повтора нескольких последних

операции с помощью панели инструментов используется стрелочка вниз рядом с

кнопкой Отменить или Повторить

4.5.5 Перемещение, копирование и связывание текста или графики

Word мощное средство связывания текста или графики внутри документа или

с другим документом. При изменении исходного материала его связанная копия

меняется автоматически. Фрагмент текста или графики, к которому применены

команды перемещения и копирования, загружается в специальную область

памяти, называемую буфером обмена.

Буфер обмена хранит свое содержимое, пока в него не будет помещено

новое содержимое с помощью команды копирования или перемещения. С помощью

буфера обмена можно перемещать и копировать текст и графику в другие

приложения Windows или DOS. Перемещение (копирование) выделенного текста

осуществляется командой Правка/Вырезать (Правка/Копировать), переносом

курсора в то место, куда нужно переместить (скопировать) текст, и

использовав команду Правка/Вставить.

6. Разбивка на страницы

По умолчанию Word разбивает документы на страницы после каждого

изменения документа. Word определяет, сколько текста поместится на страницу

и вставляет мягкий разрыв страницы, который выглядит при обычном режиме

просмотра как гонкая пунктирная линия. В любом месте документа можно

вручную вставить жесткий или принудительный разрыв страницы, который

выглядит как более жирная пунктирная линия со словами Разрыв страницы по

центру экрана. Вставить принудительный разрыв, можно с

помощью клавиш “Ctrl” + “Enter” либо

выбрав команду, Вставка/Разрыв. Удалить принудительный разрыв можно

клавишей “Del”.

7. Поиск и замена

Команда Правка/Найти позволяет найти и выделить текст, форматирование,

стиль или специальный символ. Команда Правка/Заменить выборочно или

глобально во всем документе производит замену.

8. Проверка орфографии

Средство проверки орфографии Word очень быстро находит в документе

слова, которых нет ни в основном, ни в специальных или вспомогательных

словарях. Кроме того, средство проверки орфографии может предложить

несколько вариантов правильного написания.

Если включено средство автоматической проверки орфографии, то

неправильно введенные слова сразу при вводе подчеркиваются красной

волнистой линией. Кроме того, в строке состояния появляется значок в виде

открытой книги с красным крестиком, который означает, что в документе есть

орфографические ошибки. Чтобы включить автоматическую проверку орфографии,

выберите команду Сервис/Параметры, вкладка Орфография. Проверка документа

проводится от начала до конца документа. Можно производить орфографию

только в части документа, если выделить эту часть.

Если начать проверку орфографии в середине документа, то проверка будет

проведена до конца, затем Word вернется к началу документа и закончит на

том месте, где ее начал.

9. Вставка рисунка:

- в документ

С помощью Word можно иллюстрировать документы, используя картинки,

созданные графическими программами. Word принимает многие наиболее часто

используемые форматы графики. Рисунок можно вставить в текст документа,

кадр или таблицу. Наиболее простой путь поместить иллюстрацию в документ –

вставить рисунок прямо в текст. Вставка рисунка в кадр позволит применить

обтекание рисунка текстом, а вставка рисунка в одну из ячеек таблицы

позволит разместить его, выравнивая относительно текста в другой ячейке.

Вставка рисунка в кадр позволяет помещать рисунок в пространство над

текстом или под ним.

- в текст

Вставка рисунка в текст осуществляется одним из следующих способов:

-Необходимо выполнить команду Вставка/Рисунок (при использовании этого

метода наличие программы, с помощью которой создавался рисунок, не

обязательно).

-Запустите программу создания рисунка и скопируйте его в буфер обмена

Windows. Затем скопируйте рисунок из буфера обмена в документ.

-Выполните команду Вставка/Объект (при использовании этой команды

вставленный рисунок можно редактировать с помощью программы, создавшей

рисунок).

Файл документа, который содержит рисунок, занимает очень много места.

Уменьшить размер файла можно при помощи создания связи документа с файлом

рисунка, без сохранения копии рисунка в документе. В этом случае каждый раз

при открытии документа, Word обращается к файлу рисунка, чтобы отобразить

рисунок. Связь создается посредством команды Вставка/Рисунок. В диалоговом

окне Вставка рисунка следует установить флажок Связь с файлом и снять

флажок Хранить в документе.

- в кадры

Вставляя рисунок в кадр, или заключая в кадр уже существующий рисунок,

вы снимаете жесткую привязанность рисунка к тексту. Рисунок в кадре можно

перемещать по странице простым перетаскиванием. Текст может обтекать

рисунок в кадре. Кроме того, можно заключить в кадр рисунок вместе с

текстом или другим объектом. Это полезно, если есть необходимость

сгруппировать объекты.

Для вставки рисунка в кадр щелкните кнопку “Надпись” на панели

инструментов Рисование. Дальше установите курсор в Копирование рисунков в

документ

Наиболее простой возможностью вставить рисунок в документ Word является

использование буфера обмена для копирования рисунка. Чтобы скопировать

рисунок в документ, необходимо вначале запустить программу графики пли

программу построения диаграмм; открыть файл рисунка; выделить рисунок или

диаграмму; выполнить команду Правка/Копировать; перейти в документ Word н

выполнить команду Правка/Вставить или команду Правка/Специальная вставка.

Рисунок может быть вставлен статически или как объект. Если рисунок

вставляется как объект, то его можно будет редактировать. Для

редактирования рисунка нужно дважды щелкнуть, но нему мышью, чтобы вызвать

создавшую рисунок программу.

10. Работа с рисунками

Работа с рисунком включает в себя его увеличение или уменьшение,

обрезку рисунка, добавление или удаление рамки, перемещение, копирование

рисунка, вставку рисунка в кадр. С рисунками можно работать в любом режиме

просмотра документа. Исключение – рисунок, вставленный в кадр (появляется в

режимах просмотра документа “Разметка страницы” или “Предварительный

просмотр”). Рисунки можно скрыть для увеличения скорости перемещения внутри

документа и вывода на экран документа, содержащего большое количество

рисунков. Для выделения рисунка нужно щелкнуть по рисунку мышью. Чтобы

изменить размер выделенного рисунка, нужно перетащить маркер размера. Если

при перетаскивании маркера удерживать клавишу “Shift”, то будет

производиться обрезка рисунка. Аналогичные действия можно произвести

командой Формат/Рисунок. При помощи команды Формат/Обрамление и заливка к

рисунку можно добавить линии и обрамление. Заливка рисунка производится

только в том случае, если рисунок вставлен в кадр. Выделенный рисунок можно

переместить или скопировать при помощи мыши (копирование происходит, если

удерживается клавиша “Ctrl”). Эти же действия можно выполнить командами

Правка/Вырезать или Правка/Копировать и затем выполнить команду

Правка/Вставить.

4.5.11 Рисование с помощью инструментов Word

Рисование в Word происходит с помощью панели инструментов Рисование.

Можно создавать рисованные объекты, не закрывая документа, в который они

должны быть вставлены; рисование происходит прямо в документе. Рисование

производится в режиме разметки страницы. Для вывода панели инструментов

Рисование на экран нужно выполнить команду Вид/Панели инструментов. При

создании рисунка он помещается в слои над текстом. Word предоставляет

возможность перемещать рисованные объекты в слой над текстом, в слои текста

или в слои под текстом. Рисунок, не заключенный в кадр, может располагаться

только в слоях над текстом и под текстом. Для упорядочивания слоев нужно

выделить объект и нажать соответствующую кнопку па напели инструментов

Рисование. Рисованные объекты можно сгруппировать. Сгруппированные объекты

превращаются как бы в один объект.

12. Построение диаграмм

С помощью приложения Microsoft Graph можно создавать диаграммы 14

различных типов. Текстовые и числовые данные сначала следует ввести в

таблицу. Для построения диаграммы нужно выполнить команду Вставка/Объект и

выбрать тип объекта Microsoft Graph. К диаграмме можно добавить такие

элементы, как стрелки, заголовки, легенды. Наиболее удобный способ

построения диаграмм – это использование мастера диаграмм. Чтобы добавить к

диаграмме дополнительный элемент, необходимо выделить диаграмму (щелкнув на

ней мышью) и выполнить команду Вставка/Объект/Graph/Изменить. Для

добавления заголовка и метки данных выполняется команда Вставка/Заголовки,

а для добавления легенды - команда Вставка/Легенда.

4.5.13 Сочетания клавиш: работа с документами

Таблица № 2

|Действие |Сочетание клавиш |

|Создание документа |CTRL + N |

|Открытие документа |CTRL + O |

|Закрытие документа |CTRL + W |

|Разделение окна документа |ALT + CTRL + S |

|Сохранение документа |CTRL + S |

|Завершение работы с Word |ALT + F4 |

|Поиск текста, форматирования и специальных |CTRL + F |

|элементов | |

|Повтор поиска |ALT + CTRL + Y |

|Замена текста, форматирования и специальных |CTRL + H |

|элементов | |

|Переход к странице, закладке, сноске, таблице, |CTRL + G |

|примечанию, рисунку и т.п. | |

|Возврат к странице, закладке, сноске, таблице, |ALT + CTRL + Z |

|примечанию, рисунку и т. п. | |

|Прокрутка документа |ALT + CTRL + HOME |

|Прерывание действия |ESC |

|Отмена действия |CTRL + Z |

|Повтор действия |CTRL + Y |

Литература

Гончаров Р.В., Любимов М.Ф. Информатика. Задачи, примеры и контрольные

задания. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1999.

Гончаров Р.В., Любимов М.Ф., Савельева Н.Г. Информатика. Компьютерные

системы и сети. Учебное пособие. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

Гончаров Р.В., Красильникова О.В., Любимов М.Ф. Текстовый процессор MS

Word. Лабораторный практикум. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

Microsoft Word “Help”.

-----------------------

Линейка

Панель инструментов: Форматирование

Строка заголовка

Строка меню

Панель инструментов: Стандартная

Полоса прокрутки

Панель инструментов: Рисование

Строка состояния

Бегунок полосы прокрутки

Страницы: 1, 2, 3