Малое торговое предприятие
Малое торговое предприятие
ТЕМА: МАЛОЕ ТОРГОВОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ.
ВВЕДЕНИЕ.
Чтобы развивать бизнес, нужно многое, и, в частности, умение считать
деньги, товары, ресурсы, услуги. В современном бизнесе порой срок,
отпущенный на принятие решений, измеряется часами. Для принятия правильных
решений необходима оперативная и достоверная информация. Зная реальную
ситуацию на своем предприятии, можно решать проблему контроля его ресурсов,
решать задачи оптимизации его деятельности и планирования дальнейшего
развития.
В данной работе будет предложен план создания автоматизированной
системы обработки экономической информации (далее – АСОЭИ) бухгалтерии
унитарного торгового предприятия «Норд». Чтобы эффективно руководить
предприятием, особенно в такой динамичной сфере деятельности как торговля,
необходимо собрать и проанализировать очень много информации. Особое
значение имеет автоматизация бухгалтерского учета, где циркулируют огромные
потоки экономической информации, используемые для решения вопросов
оптимизации управления, поэтому бухгалтерия предприятия особенно нуждается
в АСОЭИ. Поскольку предприятие не является монополистом на рынке в данном
регионе, необходимо постоянно контролировать уровень товарооборота,
проводить экономический анализ эффективности совершаемых сделок, а АСОЭИ
значительно облегчает бухгалтеру работу по составлению необходимого
анализа и при этом экономит немало времени. При работе с клиентами АСОЭИ
также востребована – минимально сократить время на обслуживание каждого
клиента и при этом максимально качественно обслужить его – с этой задачей
можно справиться, пожалуй, только с помощью эффективной АСОЭИ.
1. Назначение АСОЭИ УП «Норд».
Предприятие «Норд» занимается оптовой торговлей электрооборудованием и
электроинструментами. Учредитель - ЧУПТП «Норд» г.Минск.
В штате предприятия помимо директора и главного бухгалтера имеются
бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету товаров, секретарь, два менеджера по
продажам и снабжению, кладовщик. Таким образом, можно выделить два
основных блока, нуждающихся в автоматизации – бухгалтерия и менеджерский
отдел.
АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии, где будет использоваться
для обработки первичной документации, возникающей как в отделе менеджмента,
так и в самой бухгалтерии предприятия, ее группировки; работы с банком,
обслуживающим предприятие, по системе «Клиент-Банк»; составления
финансового и экономического анализа состояния предприятия на любой момент
времени по запросу руководителя предприятия. В отделе менеджмента АСОЭИ
прежде всего будет использоваться для оформления первичных учетных
документов; анализа спроса и предложения, существующего на региональном
рынке.
Назначение АСОЭИ бухгалтерии состоит в следующем:
. Экономия затрат рабочего времени бухгалтера;
. Высокая скорость при обработке документов;
. Сокращение или полный отказ от «бумажной» работы;
. Быстрое осуществление платежей со счетов предприятия;
. Возможность оперативно предоставлять необходимую информацию в другие
отделы предприятия;
. Усиление контрольных и аналитических функций бухгалтера;
Назначение АСОЭИ менеджерского отдела состоит в следующем:
. Экономия затрат рабочего времени менеджера;
. Повышение качества и сокращение времени обслуживания клиентов;
. Оперативная связь с поставщиками и заказчиками.
2. Требования к АСОЭИ.
Основные требования предъявляемые к АСОЭИ заключаются в следующем:
1. Гибкость - подразумевает легкую адаптацию системы ко всем изменениям
требований к ней, к вводимым новым функциям. Например, с введением нового
плана счетов система должна обеспечить безболезненный переход что
достигается через: - модульность системы; - систему гибких отчетов;
V Системная интеграция - объединение разнородного оборудования и ПО для
решения конкретных задач:
-вертикальная интеграция - объединение компьютеров одного производителя;
-горизонтальная интеграция - объединение частей компьютеров разных
производителей;
V Возможность настройки АСОЭИ.
2. Надежность - функционирование АСОЭИ обеспечивается за счет решения задач
в короткий срок. Это достигается при помощи надежных технических средств,
работой программных средств и использования современных технологий для
разработки ПО. Поэтому приобретаемые средства должны иметь сертификат, а
программные продукты - лицензию.
V Пользователи должны иметь возможность диагностирования технических и
программных средств.
3. Безопасность - меры обеспечения сохранности коммерческой информации:
V развитие структур доступа к различным подсистемам;
V регламентация работы с системой;
V использование специального оборудования, шифров.
4. Окупаемость - важно затрачивать минимум средств, но минимизация средств
должна сочетаться с надежностью, производительностью системы.
5. Дружественность - система должна быть простой, удобной для освоения,
изучения, использования. Средства:
V использование меню, подсказок,
V наличие системы исправления ошибок.
V информационная совместимость между функциональными блоками системы.
3. Общая структура объекта автоматизации.
Функциональная часть АСОЭИ отражает задачи, призванные формировать
полную и достоверную информацию о деятельности предприятия и его
имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям.
Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и
объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты,
обеспечивающие хозяйственную деятельность предприятия — его имущество
(активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и
хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные
процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые
результаты.
АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии УП «Норд» с численностью
служащих – 3, включая главного бухгалтера. Этот отдел выполняет следующие
функции:
1. обеспечение своевременных и правильных расчетов по налоговым и другим
платежам предприятия;
2. ввод в систему необходимой информации о покупателях и поставщиках,
сотрудниках предприятия;
3. осуществление денежных платежей и кассовых операций;
4. обеспечение других отделов предприятия необходимой информацией
экономического и аналитического характера;
В состав бухгалтерии входят следующие функциональные блоки:
АРМ главного бухгалтера.
АРМ бухгалтера-кассира;
АРМ бухгалтера по учету товарно-материальных ценностей;
Функциональное назначение АРМ главного бухгалтера состоит в следующем:
. Осуществление общего руководства работой бухгалтерии – издавать
приказы о проведении ревизий на предприятии, давать указания о
необходимых платежах с расчетного счета;
. Начисление налоговых платежей УП «Норд» и предоставление расчетов в
Инспекцию МНС;
. Осуществление контроля за работой бухгалтера-кассира и бухгалтера по
учету ТМЦ и консультирование их по мере необходимости;
. Отчитываться за работу отдела перед руководителем предприятия;
. Составление баланса предприятия;
. Заполнение главной книги УП «Норд»
. Предоставление требуемых отчетов и сведений в органы статистики, фонд
социальной защиты населения, центр занятости;
. Составление журналов-ордеров по счетам: 01 «Основные средства»,
субсчета 01/1 «Здания, сооружения», 01/2 «Передаточные устройства»,
01/3 «Машины и оборудование», 01/4 «Вычислительная и копировальная
техника», 01/5 «Транспортные средства» 02 «Износ основных средств»,
04 «Нематериальные активы», 05 «Износ НМА», 08 «Капитальные
вложения», 44 «Издержки обращения», 47 «Реализация и выбытие ОС», 48
«Реализация прочих активов», 67 «Расчеты по внебюджетным платежам»,
68 «Расчеты с бюджетом» субсчета 68/1 «Налог на прибыль», 68/2 «НДС»,
68/3 «Подоходный налог с граждан», 68/4 «Чрезвычайный налог», 68/5
«Экологический налог», 68/6 «Налог на недвижимость», 68/7 «Налог на
землю», 68/8 «Сельхозналог, дорожный», 68/9 « Стабилизационный налог,
жилфонд», 69 «Расчеты по социальному страхованию», 75 «Расчеты с
учредителями», 80 «Прибыли и убытки», 81 «Платежи в бюджет из
прибыли», 85 «Уставный фонд», 87 «Нераспределенная прибыль,
непокрытый убыток» и забалансовому счету 001 «Арендованные ОС».
Входящая информация поступает из следующих источников Рис.2.(Приложение
1):
1) Директор предприятия;
2) Инспекция МНС;
3) Отдел фонда социальной защиты населения;
4) Отдел статистики;
5) Городской исполнительный комитет;
6) Обслуживающий банк;
7) Сотрудники предприятия;
8) Бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету ТМЦ;
9) Литература экономического характера.
Исходящая информация передается:
1) Директор предприятия;
2) Инспекция МНС;
3) Отдел фонда социальной защиты населения;
4) Отдел статистики;
5) Городской исполнительный комитет;
6) Центр занятости;
7) Бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету ТМЦ.
Функциональное назначение АРМ бухгалтера-кассира:
. Ведение счетов по учету денежных средств УП «Норд»;
. Ведение кассовых операций предприятия и оформление соответствующих
документов;
. Осуществление платежей с банковских счетов предприятия, получение в
банке наличных денежных средств, их оприходование и выдача в кассе
предприятия;
. Составление и предоставление в банк необходимых сведений о работе
предприятия;
. Начисление и выдача заработной платы сотрудникам УП «Норд»;
. Выдача доверенностей и ведение журнала по их учету;
. Оформление актов выполненных работ, актов взаимозачетов, нарядов и
пр.;
. Составление журналов-ордеров по счетам: 10 «Материалы», субсчета 10/1
«Сырье и материалы», 10/3 «Топливо», 10/8 «Строительные материалы»,
12 «МБП» субсчета 12/1 «МБП в запасе», 12/2 «МБП в эксплуатации», 13
«Износ МБП», 18 «НДС по приобретенным ценностям», субсчета 18/1 «НДС
к уплате», 18/2 «НДС уплаченный», 31 «Расходы будущих периодов», 50
«Денежные средства в кассе предприятия», 51 «Расчетный счет», 55
«Чековая книжка», 57 «Денежные средства в пути», 70 «Расчеты по
оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с
прочими дебиторами и кредиторами», и забалансовому счету 006 «Бланки
строгой отчетности»
Входящая информация поступает из следующих источников -
Рис.2.(Приложение 1):
7) Главный бухгалтер;
10) Отдел фонда социальной защиты населения;
11) Обслуживающий банк;
12) Сотрудники предприятия;
13) Подотчетные лица;
14) Литература экономического характера.
Исходящая информация передается:
8) Главный бухгалтер;
10) Отдел фонда социальной защиты населения;
11) Обслуживающий банк;
12) Сотрудники УП «Норд»;
13) Подотчетные лица;
(15) Центр занятости.
Функциональное назначение АРМ бухгалтера по учету ТМЦ:
. Прием и проверка товарных отчетов кладовщика;
. Ведение количественного учета товарно-материальных ценностей,
находящихся на складе предприятия;
. Проведение сверок и ревизий на складе предприятия;
. Проверка правильности оформления товарных и товарно-транспортных
накладных на отпуск со склада покупателям и оприходование ТМЦ на
склад от поставщиков;
. Проведение сверок по взаиморасчетам с поставщиками и покупателями;
. Составление журналов-ордеров по счетам: 41 «Товары», 46 «Реализация
продукции», субсчета 46/1 «НДС к уплате», 46/2 «Наценка», 46/3
«Реализация по учетным ценам», 60 «Расчеты с поставщиками и
подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 84
«Недостачи и потери от порчи ценностей» и забалансовому счету 004
«Товары, принятые на комиссию».
Входящая информация поступает из следующих источников Рис.2.(Приложение
1):
7) Главный бухгалтер;
(16) Отдел торговли ГИК;
(17) Сотрудники предприятия;
(18) Подотчетные лица;
(19) Литература экономического характера.
Исходящая информация передается:
8) Главный бухгалтер;
(12) Сотрудники УП «Норд»;
18) Подотчетные лица.
4. Состав АСОЭИ.
4.1. Техническое обеспечение.
Техническое обеспечение АСОЭИ это комплекс технических средств (КТС), -
совокупность взаимосвязанных единым управлением и автономных технических
средств, предназначенных для сбора, хранения, накопления, обработки,
передачи, вывода информации; а также средств оргтехники и управления ТС.
Техническое обеспечение должно выбираться по наиболее оптимальному
соотношению цены и качества, что, в основном, зависит от финансовых
возможностей фирмы. Также важнейший критерий, предъявляемый при
приобретении нового технического средства – совместимость с ранее
приобретенными.
Поскольку в составе бухгалтерии УП «Норд» три АРМ, наиболее оптимальным
представляется следующий состав ТО информационно-вычислительной сети:
|№ п/п|Наименование |Модель |Количество – шт. |
|1 |Источник | |1 |
| |бесперебойного | | |
| |питания | | |
|2 |Принтер |С точки зрения удобства |1 |
| | |пользователей, скорости | |
| | |работы, бесшумности, | |
| | |качества, современности | |
| | |наиболее оптимален лазерный | |
| | |принтер – HP Laser Jet 1200.| |
| | | | |
|3 |Концентратор | |1 |
|4 |Процессор |Intel Celeron с частотой не |1 |
| | |ниже 800 МГц и жестким | |
| | |диском 40(60) Гбайт | |
| | |(невыделенный сервер файлов,| |
| | |параллельно выполняющий | |
| | |функции | |
| | |высокопроизводительной | |
| | |рабочей станции) | |
|5 |Процессор |Intel Celeron c частотой 667|2 |
| | |МГц и жестким диском 10 | |
| | |Гбайт | |
|6 |Монитор |Samtron 56E 15 дюймов |3 |
| | |(желательно с экранным | |
| | |фильтром для защиты от | |
| | |бликов, отражений и | |
| | |электромагнитного поля) | |
|7 |Клавиатурa |BTC PS/2 |3 |
|8 |Мышь |Genius NetScroll+ |3 |
|9 |Модем |Genius Lucent 56K PCI int – |1 |
| | |встраиваемый факс-модем, | |
| | |наибольшая скорость передачи| |
| | |данных – 56000 бит/с | |
|10 |CD-ROM |ATAPI CDROM Drive 56x Acer |1 |
|11 |Кабель |витая пара |10m+7m+5m=22m(min) |
Таким образом получаем следующий состав ТО для каждого АРМ:
|№ п/п|АРМ |Состав ТО |
|1 |АРМ главного бухгалтера - |Процессор Celeron-800 40(60)GB |
| |Сервер |Источник бесперебойного питания |
| | |Монитор 56Е |
| | |Модем |
| | |Клавиатура |
| | |Мышь |
| | |CD ROM |
| | |Кабель – 10м |
|2 |АРМ бухгалтера-кассира |Процессор Celeron-667 10GB |
| | |Монитор 56Е |
| | |Клавиатура |
| | |Мышь |
| | |Принтер |
| | |Кабель – 7м |
|3 |АРМ бухгалтера по учету ТМЦ |Процессор Celeron-667 10GB |
| | |Монитор 56Е |
| | |Клавиатура |
Страницы: 1, 2, 3
|