Microsoft Exel

Microsoft Exel

1) Табличные процессоры

Для пользователя Windows наибольший интерес представляют “мощные”

приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. (Так же

как и сама операционная среда Windows, многие ее приложения разрабатываются

фирмой Microsoft, поэтому в полных названиях всех программных продуктов

присутствует название фирмы, причем его часто заменяют две буквы — MS). К

их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный

процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно

возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии

пакета MS Office. Кроме перечисленных приложений в этот пакет входят MS

Mail — программное обеспечение локальной сети, MS PowerPoint — система

подготовки презентаций. Пакет MS Office не просто формально объединяет

общим названием эти программы, а делает их единой взаимосвязанной системой.

В этой системе границы между, казалось бы, совсем разными приложениями

оказываются размытыми. Например, создавая текст с помощью Word, можно

вставить в него электронную таблицу, причем не статическую картинку, а

настоящую, «живую», считающую таблицу.

Использование подобных интегрированных гибких программных систем —

характерная черта современных информационных технологий. При этом

разработчики стремятся к тому, чтобы расширение возможностей системы не

усложняло работу пользователя. Во всех приложениях Windows пользователь

имеет дело с одинаковым интерфейсом. Используются стандартные приемы работы

как с системными средствами, так и с прикладными программами.

Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных

технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы — разработчики

программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии

табличных процессоров. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1—2—3

фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan

фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня

является табличный процессор MS Excel.

Данная план-конспект содержит методический материал, предназначенный

для освоения работы с табличным процессором Microsoft Excel 5.0, входящим в

состав пакета Microsoft Office для операционной среды Windows 3.1.

2) Табличный процессор Excel 5.0

Рабочее поле табличного процессора располагается на экране дисплея.

Большую часть экрана занимает окно документа, в котором размещается

электронная таблица, расчерченная с помощью вертикальных и горизонтальных

линий на ячейки. Таблица обрамлена рамкой, используемой для нумерации строк

и наименования столбцов. Номер текущей электронной таблицы (листа)

высвечивается в нижней части экрана.

При заполнении таблицы и при ее просмотре большую роль играет

табличный курсор, который высвечивает границу ячейки. Такая ячейка

называется текущей.

Взаимодействие пользователя с программой Excel осуществляется через

меню команд, панели инструментов, панель формул, строку состояния.

С помощью меню команд и панелей инструментов пользователь управляет

работой табличного процессора. Панели инструментов представляют собой

наборы пиктограмм. Чтобы узнать назначение любого инструмента, достаточно

установить указатель мыши на соответствующую пиктограмму, и на экране

появится подсказка.

Панель формул разбита на три части. Первая часть содержит адрес

текущей ячейки. Третью часть панели формул можно назвать строкой ввода и

редактирования. Здесь высвечивается содержимое текущей ячейки и набираются

данные, предназначенные для ввода в текущую ячейку. Средняя часть панели

формул состоит из трех кнопок, которые появляются только при вводе и

редактировании данных.

Строка состояния содержит индикатор состояния табличного процессора

или расшифровку текущей команды меню, используемого инструмента. Могут быть

следующие состояния табличного процессора: “Готов” - ожидание набора данных

или команд; “Ввод” - ввод данных; “Правка” - редактирование данных.

Пользователь имеет возможность изменить вид экрана табличного

процессора в соответствии со своими потребностями. Можно отключить панель

формул, если не предполагается редактирование и ввод новых данных. Если вы

обладаете достаточным опытом работы с программой Ехсе1 и не нуждаетесь в

указании текущих режимов работы табличного процессора, расшифровке команд

меню, подсказке о предназначении инструментов, то можно отказаться от

строки состояния. Можно отключить или выбрать другие панели инструментов.

Такие изменения производятся с помощью команды Вид из меню команд.

Изменение размеров окна документа и перемещение окон производится

согласно правилам, принятым в среде Windows.

Для быстрого перемещения указателя мыши по ячейкам электронной

таблицы служат полосы прокрутки, использование которых также осуществляется

по правилам, принятым в среде Windows.

Примечание. При использовании полос прокрутки видимыми становятся

новые части таблицы, но табличный курсор не изменяет своего положения.

3) Основные приемы работы в Excel: ведение рабочей книги

Упражнение 1. Запуск программы Excel

[pic]

Рис. 1

Рабочее поле Excel 5.0

1 - окно документа

2 - табличный курсор

3 - меню команд

4 - панели инструментов

5 - строка ввода и редактирования

6 - строка состояния

7 - номер листа

Запуск программы Ехсе1 осуществляется в два этапа:

1. запуск среды Windows;

1. запуск табличного процессора Ехсе1.

После включения компьютера в командной строке появится приглашение

DOS:

С:\>

Для запуска Windows надо набрать на клавиатуре WIN и нажать Enter.

После некоторой паузы появится окно Диспетчера Программ среды Windows. Для

запуска Ехсе1 необходимо открыть групповое окно Microsoft Office; а затем

установить указатель мыши на пиктограмму Microsoft Ехсe1 и дважды щелкнуть

левой клавишей мыши.

Примечание. Предложенный способ запуска программы сработает только в

том случае, если в файле Autoexec.bat в команде РАТH указан путь к каталогу

Windows. Если этого нет, то запуск программы Ехсе1 производится аналогичным

способом, но из каталога Windows.

[pic]

Рис. 2

Меню, управляющее видом рабочего поля

Упражнение 2. Изменение вида экрана программы Excel

3адание 1. Отключить строку состояния:

подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд; щелкнуть левой

клавишей мыши; раскрывшемся меню (рис. 2) подвести указатель мыши к пункту

Строка состояния 6 и щелкнуть левой клавишей мыши.

Задание 2. Включить строку состояния:

1. подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд;

1. щелкнуть левой клавишей мыши.

Раскрывшееся меню изменило свой вид: пункт Строка состояния не

помечен галочкой;

3. установить указатель мыши на пункт Строка состояния и щелкнуть

левой клавишей мыши.

Задание 3. Отключить панель инструментов форматирования:

1. подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд;

1. щелкнуть левой клавишей мыши;

1. в раскрывшемся меню подвести указатель мыши к пункту Панели инструментов

и щелкнуть левой клавишей мыши.

На экране появится окно Панели инструментов (рис. 3);

4. подвести указатель к пункту Форматирование и щелкнуть левой

клавишей мыши.

5. Таким образом вы отключите флажок в виде крестика;

6. щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК.

Если вы являетесь начинающим пользователем, то большую помощь в

работе может оказать Мастер подсказок, который изображается электрической

лампочкой на панели стандартных инструментов. Если Мастер подсказок

активен, то в верхней части экрана появляется окно, в котором можно

получить полезный совет.

3адание 4. Активизировать Мастер подсказок.

1-й способ.

Подогнать указатель мыши к панели стандартных инструментов; щелкнуть

один раз левой клавишей мыши на изображении лампочки.

2-u способ.

Если панель стандартных инструментов отключена, то:

подогнать указатель мыши к пункту Вид из меню команд и щелкнуть левой

клавишей мыши;

выбрать пункт Панели инструментов, щелкнув левой клавишей мыши;

с помощью щелчка мыши установить флажок (в виде крестика) перед названиями

Стандартная и Мастер подсказок;

щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК.

Примечание. Если в текущем сеансе работы был изменен вид экрана

программы Excel, то он будет сохранен до следующего сеанса. Вот почему

важно научиться управлять видом экрана.

Далее мы ч вами научимся вводить и редактировать данные.

[pic]

Рис. 3

Окно Панели инструментов

Данные. Ввод и редактирование данных

Все данные таблицы размещаются в ячейках. Содержимым ячейки

электронной таблицы может быть текст, числовое значение или формула.

Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в

конкретной ячейке таблицы для того, чтобы правильно интерпретировать ее

содержимое. Текст и числа рассматриваются как константы, потому что

изменить их можно только редактированием соответствующих ячеек. Формулы же

автоматически пересчитывают свои значения, как только хотя бы один их

аргумент был изменен.

Текст. Программа Excel воспринимает как текст любую введенную строку,

которая не похожа ни на число, ни на формулу. Если вы вставите пробел в

строку, которая без него была бы числом, то она будет восприниматься как

текст.

После ввода текстовые данные автоматически выравниваются по левой

границе ячейки.

Числовые константы. Числовые значения, используемые в табличном

процессоре Excel, разделяются на целые, вещественные. даты, время.

Вещественные константы можно записывать в форме с фиксированной

точкой и в форме с плавающей точкой. Запись числа с фиксированной точкой

предполагает, что число содержит целую и дробную части, разделенные

десятичной запятой. При записи числа в экспоненциальной форме сначала

записывается мантисса, затем - латинская буква Е (прописная или строчная),

после нее - порядок. Мантисса может быть записана как целая константа или

константа с фиксированной точкой, а порядок - только как целая константа.

Числовая константа в экспоненциальной форме трактуется как мантисса,

умноженная на 10 в степени, равной порядку. Например, числа 0,00001 и

1ОООООО могут быть записаны следующим образом: 1е-5 или О.1е-4 и 1е6 или

IE+6 соответственно.

Чтобы ввести отрицательное значение, надо поставить знак — и (минус)

перед числом или заключить вводимое число в круглые скобки.

Даты и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа. Это

объясняется тем, что в дальнейшем дата и время могут быть использованы в

качестве аргументов для формул. Программа Excel распознает следующие

форматы для даты: 16/06/96, 16.06.96, 16/июня/96, 16 июня 96, что означает

16 июня 1996 года; форматы для времени: 12:10 или 12:10:04. После ввода

числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.

Формулы. Перед первым символом формулы обязательно ставится знак «=»

(знак равенства). Формулы, занесенные в ячейки табличного процессора,

представляют собой арифметические или логические выражения.

Арифметические выражения могут содержать круглые скобки, знаки

арифметических операций, стандартные (встроенные) функции. Например:

SORT(B4-2-4*B3*B2); SIN(CI2).

Нет необходимости запоминать все встроенные функции. При вводе формул

большую помощь окажет Мастер функций, вызов которого осуществляется

нажатием комбинации клавиш Shilft+F3, либо кнопкой (Fx)на панели

стандартных инструментов.

Наибольший интерес представляют функции, аргументом которых является

не одна ячейка, а диапазон ячеек. Диапазон - это множество ячеек,

образующих в таблице область прямоугольной формы. Диапазон задается адресом

ячейки, стоящей в левом верхнем углу, и адресом правого нижнего угла

области, разделенных двоеточием. Например: А2:В12.

Логические выражения строятся с помощью операций отношения ( , =,

>=, <>) и логических операций (логическое «И», логическое «ИЛИ». логическое

отрицание «НЕ»). Например: И(А11); ИЛИ(В125): НЕ(С1<>0).

С помощью логических выражений, в частности, задаются условия,

проверку которых осуществляет условная функция: ЕСЛИ(условие, выражение?,

выражение). Если условие истинно, то вычисляется выражением и его значение

высвечивается в ячейке. содержащей условную функцию. В противном случае

вычисляется и высвечивается значение выражения.

4) Структура документа, скрытие данных

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших

новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно

упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими

листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255

таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с

ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В

каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,

относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет

значительно повысить наглядность рабочих документов.

Скрытие данных - это преимущество новых документов особенно

проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии

программы в случае, если нужно было использовать результат из какой-либо

ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и

считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных

связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать,

т.к. все таблицы находятся в одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы

проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0

Вам нужно открыть только один файл.

Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню

File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке

Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection

Password: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда

при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль.

При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После

закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором

нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write

Reservation Password, то перед открытием этого файла появится

диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read

Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать

его на диск под тем же именем.

При первом сохранении файла директивой Save As открывается

диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может

заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по

умолчанию указывается информация, полученная программой при

инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода

Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не

умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев

появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается

информационное окно щелчком по кнопке OK.

5) Формулы в Excel, использование функций

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших

свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности,

позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться

со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от

текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое

выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса

ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться

следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены

на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды

введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или

неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными

формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно

включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку

не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст

(выравнивается по левому краю), либо как числовое значение

(выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести

алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства

Страницы: 1, 2, 3