MS Access

MS Access

Псковский Вольный университет

Курсовая работа

MICROSOFT ACCESS

студетов 3 курса

факультет информационных систем

Банахова Олега Святославовича

Зуева Юрия Владимировича

Научный консультант: Басин Юрий Абрамович.

г.Псков 1995г.

СОДЕРЖАНИЕ

I. Введение.

II. Access - что это такое.

1. Несколько слов о ...

2. Таблицы.

3. Запросы.

4. Формуляры.

5. Отчеты.

6. Макросы.

7. Модули.

III. Построение небольшой Базы данных.

IV. Небольшая сравнительная характеристика.

1. ВВЕДЕНИЕ.

Перед тем как приступить к изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько

основных понятий.

Данные - систематизированная и структурированная каким-либо образом

информация. Существуют по крайней мере три модели данных: иерархическая,

сетевая, реляционная.

Модели данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих

понятия проблемной среды. Модели данных используются как для

концептуального , так и для логического и физического представления данных.

В данной работе мы будем рассматривать только логическое

представление данных, т.е. с точки зрения прикладного программиста и

пользователя. С их точки зрения данные делятся на записи, те в свою очередь

делятся на поля, и между полями, а так же и между записями могут быть

установлены различные связи.

Поле - основной и минимальный элемент данных.

Запись - несколько полей.

Связи - логические взаимосвязи между записями или полями.

Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей

одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели

могут служить деревья:

[pic]

[pic]

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями (КЛИЕНТ -

корневая запись), НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ,

линиями показаны связи.

Дерево - ориентированный граф(граф - пара множеств, одно из которых

описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где все

вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не

находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева.

Между записями в иерархии могут быть определены связи: “один ко

многим”, или “один к одному”, где запись соответствующая элементу “один”

указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу

“много” - как порожденная.

Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей

моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко

многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая

запись может быть корневой.

Сетевая модель:

[pic]

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями, НОМЕР, ФАМИЛИЯ,

ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

Реляционная модель данных является одним из самых простых видов

представления информации и самой легкой концепцией для понимания. Эта

модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы, чаше всего

двухмерные. Таблицы такого вида называются отношениями (реляциями) и каждая

таблица представляет собой отдельный файл.

Реляционная модель:

Строка Столбец

|НОМЕР - КЛИЕНТА|ФАМИЛИЯ - КЛИЕНТА |ИМЯ - КЛИЕНТА |ОТЧЕСТВО - КЛИЕНТА |

| | | | |

| | | | |

Поле

|НОМЕР - |НАЗВАНИЕ - |ТОРГОВЫЙ АГЕНТ |

|ЗАКАЗА |ЗАКАЗА | |

| | | |

| | | |

|НОМЕР - ТОРГОВОГО АГЕНТА|ФАМИЛИЯ |ИМЯ |ОТЧЕСТВО |ПОСТАВЛЯЕМЫЙ ТОВАР |

| | | | | |

| | | | | |

Каждая таблица состоит из столбов, строк каждому столбцу присвоено

однозначное имя, один элемент столбца называется полем, а строка называется

записью. Данный пример показывает, что и сетевая модель, и иерархическая

могут быть приведены к реляционной.

Структурированные таким образом данные могут хранится в ЭВМ в виде

Баз Данных. База данных может быть определена как совокупность

предназначенных для машинной обработки и хранения данных, которые могут

использоваться одним или несколькими пользователями.

В зависимости от рассмотренных выше моделей данных базы данных могут

быть иерархическим, сетевыми и реляциоными. Дальше мы будем рассматривать

только реляционные базы данных.

С базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД.

СУБД(система управления базами данных) - программа которая управляет

данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование

информации хранимой в базе данных. СУБД также подразделяются на

иерархические, сетевые и реляционые в зависимости от данных которые они

обрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE,

CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT

ACCESS.

2. MICROSOFT ACCESS.

Несколько слов о ...

Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational

database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую

Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от

отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством

манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое

впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все

это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-

объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект

представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в

своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица,

Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.

Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования.

Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу

из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского

языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует

делать далее.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы

работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо

обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования

их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит

язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий

возможность формирования специализированных систем управления базами

данных.

Теперь перейдем к более подробному рассмотрению системы Access.

Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы,

формуляры, отчеты, макросы и модули. И конечно же главным понятием будет

база данных (database).

База данных это набор данных, который связан с определенной темой

или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы

создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры,

отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в

базе данных. Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги

:

. Активизируйте окно Microsoft Access и выберите в меню File директиву New

Database (или щелкните кнопкой New Database в строке пиктограмм).

Microsoft Access высвечивает диалоговое окно New Database и

автоматически дает имя Вашей базе данных , которое Вы можете заменить.

. В строке File Name, напечатайте Ваш вариант имени базы данных. Оно может

содержать до 8 символов без пробелов. Microsoft Access автоматически

добавляет расширение .MDB к имени Вашей базы данных, если Вы этого не

сделали.

. Если Вы хотите хранить базу данных в определенном месте выберите

соответствующую директорию в списке директорий Directories list.

. Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно

базы данных Database window.

Окно Базы данных:

[pic]

Созданную базу данных можно наполнить объектами различного рода и

выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с

неделимым образованием. Все операции такого рода - операции управления

базой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access или в

окне базы данных. Например, операция открытия базы данных включает

следующие шаги:

. Если необходимо, активизируйте Microsoft Access.

. Из меню File выберите директиву Open Database (или щелкните кнопкой Open

Database в строке пиктограмм ). Microsoft Access высвечивает диалоговое

окно Open Database.

. В строке File Name выберите соответствующее имя базы данных,

предварительно выбрав соответствующую директорию в списке директорий

Directories list и соответствующий накопитель в строке Drives.

. Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных. При

открытии базы данных можно ограничить возможные операции с базой данных

только чтением и ограничить круг пользователей, имеющих доступ к базе

данных только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться

полезными, если база данных эксплуатируется в многопользовательской

системе. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в

ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо

активизировать контрольный индикатор Read Only (только чтение).

Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы

данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных

необходимо установить опцию Exlusive (исключительные права).

Базу данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать в

меню File директиву Compact Database (сжать базу данных). Access создает

копию базы данных и по-новому размещает ее на диске. После выбора

сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое

окно цели сжатия(Database to Compact Into), в котором можно выбрать имя для

сжатой версии базы данных. Если используется то же самое имя, и база данных

оказывается успешно сжатой, то по завершении сжатия Access автоматически

уничтожает исходную(несжатую) версию.

Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от

просмотра. Это осуществляется с помощью директивы Encrypt Database

(расшифровать - Decrypt Database). В появившемся диалоговом окне

выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и щелкните на

кнопке OK. В результате откроется диалоговое окно целевого файла, где

следует указать имя файла, в который будет помещен результат

шифрования/дешифрования. Если используется то же самое имя и база данных

была успешно зашифрована/расшифрована, то Access автоматически заменяет

оригинальный файл на полученный в результате преобразования.

В некоторых ситуациях база данных может оказаться поврежденной. Для

восстановления базы данных служит директива Repair Database (восстановить

базу данных) в меню File. Эту операцию рекомендуется применять в целях

профилактики так как Access не замечает, что база данных была повреждена. В

диалоговом окне ремонта нужно ввести имя, директорию и накопитель

поврежденной(или подозреваемой в повреждении) базы данных и нажать кнопку

OK. После этого Access займется “починкой” заданной базы данных и спасет

то, что еще можно спасти.

Если пользователь закончил работу с базой данных, то ее следует

закрыть. Для этого:

. Активизируйте окно базы данных, если это необходимо.

. В меню File выберите директиву Close Database.

Можно закрыть базу данных и с помощью двойного щелчка мышью на

кнопке вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш (Ctrl

+ F4).

Таблицы.

Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, т.е.

создание объектов и присвоение последним необходимых свойств. Какого бы

типа ни были Ваши данные, Вам придется хранить их в одной или нескольких

таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет

создание таблицы.

ТАБЛИЦА - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных

полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая,

собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации,

содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на

базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя

способами:

1. С помощью Конструктора таблиц.

В окне базы данных щелкните на кнопке Table.

Выберите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.

Выберите кнопку TableWizards(Конструктора таблиц).

В диалоговом окне Конструктора следуйте указаниям по добавлению полей в

Вашей таблице.

6. Без помощи Конструктора.

. В окне базы данных щелкните на кнопке Table (или выберите директиву

Tables в меню View).

. Нажмите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.

. Нажмите кнопку New Table.

Microsoft Access откроет пустое окно проектирования таблицы. Оно

будет выглядеть так:

[pic]

В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок

данных) базы, т.е. вводится спецификация записи. В нижней части окна Access

выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования

действиях.

Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных,

определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип

данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка

доступных типов.

Access различает следующие типы данных полей:

. Text Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть

более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью

параметра Field Size(размер поля).

. Memo В Memo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов. Поля

этого типа данных не могут индексироваться.

. Number Числовые поля содержат произвольные числовые значению. Диапазон

допустимых значений определяется параметром Field Size (размер поля).

. Date/Time Поля даты/времени содержат значения даты и времени в

диапазоне от 100 до 9999 года.

. Currency В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов

слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.

. Counter Поле счетчика содержит число, которое автоматически

увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных.

. Yes/No В таких полях сохраняются значения Да или Нет. Поля данного типа

не могут индексироваться.

. OLE Object В OLE - полях помещаются объекты, такие как, например,

Excel-таблица или Microsoft Draw - графика, обработанные OLE - сервером.

Размер поля может быть до 128 МБ. Поля данного типа не могут

индексироваться.

Характеристики каждого поля определяются рядом параметров(свойств).

Эти параметры объявляют способы обработки, сохранения и индикации данных.

Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме проектирования в

нижней части окна таблицы. Набор характеризующих поле параметров зависит от

типа данных, выбранного пользователем для данного поля.

. Field Size Размер поля устанавливает максимальную длину текстового

поля или способ представления чисел в поле типа Number.

. Format Формат определяет способ представления данных. Наряду с

предопределенными форматами допускается использование собственных

форматов пользователя.

. Decimal Places Десятичные разряды устанавливают количество разрядов

справа от десятичной запятой.

. Caption Заголовок определяет надпись, которая будет использоваться в

качестве наименования поля в формуляре или отчете. Если для этого

параметра не будет задано никакое значение, то в качестве надписи будет

по умолчанию использовано имя поля.

. Default Value Значение по умолчанию устанавливает значение, которое будет

автоматически введено в поле при генерации блока данных.

. Validation Rule Ограничение ввода - правило, ограничивающее

допустимые для ввода в поле данные.

. Validation Text Сообщение о нарушении - текст возникающий при попытке

ввести в поле данные, не удовлетворяющие правилу, сформулированному в

Validation Rule.

. Indexed Признак индексирования.

В готовую спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно

изменять параметры отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах

и удалять лишние. Но при этом следует постараться внести все исправления в

спецификацию до начала заполнения базы данных, т.к. попытка изменить

Страницы: 1, 2, 3, 4