Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами MicroSoft Excel

Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами MicroSoft Excel

Краснодарский Государственный Университет Культуры и Искусств

Факультет

Экономики Управления и Рекламы

Дисциплина: Информатика

РЕФЕРАТ

ТЕМА: "Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами

MicroSoft Excel"

Выполнила: Студентка 2-го курса

Группы НЭК-99

Никитина Т.

Проверил:____________________

Краснодар 2001

Оглавление

Оглавление 2

Введение. 3

Создание сводной таблицы 3

Основные элементы сводных таблиц 4

Изменение структуры сводной таблицы 5

Детальные данные сводной таблицы и выполняемые над ними действия 6

Отображение или скрытие детальных данных сводной таблицы 6

Отображение или скрытие элементов поля сводной таблицы 7

Отображение максимальных или минимальных элементов в поле сводной таблицы

7

Отключение доступа к детальным сведениям сводной таблицы 7

Группировка и разгруппировка данных в сводной таблице 8

Группировка и разгруппировка элементов поля сводной таблицы 8

Группировка и разгруппировка чисел в сводной таблице 8

Группировка и разгруппировка дат или времен в сводной таблице 9

Группировка и разгруппировка элементов поля страницы сводной таблицы 9

Обновление или изменение источника данных сводной таблицы 9

Обновление данных в сводной таблице 10

Отключение обновления сводной таблицы при открытии файла книги 11

Сортировка данных сводной таблицы 11

Сортировка элементов сводной таблицы по названиям 11

Сортировка элементов сводной таблицы по значениям ячеек области данных 12

Использование в сводной таблице пользовательского порядка сортировки 12

Подведение итогов и обработка данных сводной таблицы 12

Изменение итоговой функции в области данных сводной таблицы 13

Использование нескольких итоговых функций для обработки данных сводной

таблицы 13

Использование дополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы 13

Создание вычисляемого поля в сводной таблице 14

Создание вычисляемого элемента поля в сводной таблице 14

Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице 15

Отображение или скрытие общих итогов в сводной таблице 15

Вставка или удаление промежуточных итогов в сводной таблице 15

Изменение итоговой функции, используемой в вычислениях промежуточных

итогов сводной таблицы 16

Создание диаграммы для сводной таблицы 16

Контрольные вопросы: 16

Список литературы: 17

Введение.

Для начала всё-таки стоит прояснить некоторые вещи, например что такое

"сводные таблицы" и для чего они вообще существуют в природе...

Сводная таблица - это таблица, которая используется для быстрого подведения

итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и

столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные

страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детально

данные области.

Другими словами эти таблицы позволяют объединить данные с разных

источников, таких как базы данных, таблицы, а так же внешних источников

данных, например Интернет.

Создание сводной таблицы

Перед тем как создать сводную таблицу необходимо сначала задать данные для

этой таблицы, выделив часть книги, страницы, а в случае если это база

данных или же список, то необходимо выделить ячейку списка или базы данных.

Для случая, когда сводную страницу создают из одного документа (листа

Microsoft Excel), то наиболее рационально пользоваться мастером сводной

таблица, кнопка которого находится на панели "сводных таблиц":

После нажатия на эту кнопку пользователю откроется окно, в котором ему

будет предложен выбор (в данном случае не обязательно выделять область до

запуска мастера) источника данных:

. в списке или базе данных Microsoft Excel

. во-внешнем источнике данных

. в нескольких диапазонах консолидации

думаю с первым и вторым пунктом всё относительно понятно, их названия

говорят сами за себя, а что касается третьего пункта, то здесь

подразумевается, что существует несколько источников данных, например,

насколько листов книги.

При выборе первого пункта меню, пользователь перейдет в окно, в котором

потребуется непосредственно указать источник данных в документе, выделив их

(если конечно это не было сделано до старта мастера).

После завершения этого этапа появится окно третьего шага мастера (рис.1)

Здесь предстоит непосредственно разместить поля, находящиеся справа на

рисунке, зажав каждое из них мышкой и передвинув в нужное поле: столбец,

строка, данные, страница. Важно чтобы все поля были заполнены, иначе

продолжение работы будет невозможно.

Следующее окно, которое появится, является последним. Здесь необходимо

выбрать один из двух параметром, "куда будет помещена таблица": новый лист,

существующий лист. Кроме этой опции в этом окне расположена также ещё и

кнопка "параметров" для создаваемой таблицы, в которой можно:

. Выбрать имя таблицы

. В пункте "формат" выбрать опции: общая сумма по столбцам; общая сумма по

строкам; автоформат; включать скрытые значения; объединять ячейки

заголовков; сохранять форматирование.

. В том же пункте выбрать макет страницы: вниз затем поперёк; поперёк,

затем вниз.

. Символы, которые будут выводится вместо пустых ячеек, а так же вместо

ошибок.

. В пункте данные: сохранять данные вместе с таблицей, развертывание (Если

флажок развертывание "разрешено" снят, то при двойном щелчке ячейки в

области данных сводной таблицы детали не отображаются.); обновление

данных из источника при каждом открытии.

После завершения всех настроек и нажатия на кнопку готово, будет выведена

сводная таблица с выбранными полями.

Если при создании сводной таблицы использовался пункт " во-внешнем

источнике данных", в первом окне базы, то при продолжении появится окно, в

котором нужно будет открыть или создать новый файл запроса (является

средством для извлечение информации из базы данных, причем данные могут

быть распределены среди нескольких таблиц) на данные, нажав кнопку

"получить данные". После этого момента мастер продолжит свою работу

идентично предыдущему пункту.

Что же касается опции " в нескольких диапазонах консолидации" всё в том же

первом окне мастера, то там будет несколько иной порядок выполнения. Второе

окно предложит выбрать, как следует создавать поля на страничке: создать

поля страница; создать одно поле.

При выборе первого пункта далее будет необходимо выбрать источники

(несколько) данных, а также указать количество полей на странице в

интервале от 0 до 4, а после этого в окошках выбрать диапазоны значений.

После чего продолжится стандартный выбор значений для полей. Если же будет

выбран пункт "создать одно поле", то появится такое же окно, как и в

предыдущем случае, но без полей для выбора диапазона.

После завершения работы мастера по одному из вышеперечисленных путей, в

книгу будет вставлена сводная таблица, с выбранными значениями строк и

столбцов с просуммированными значениями полей, внесенных в область "данные"

на рисунке 1.

Основные элементы сводных таблиц

Прежде чем продолжить эту работу, я думаю, что будет не лишним рассказать

из каких все-таки элементов состоят сводные таблицы, и для этого

рассмотрим пример на рисунке 2.

Поле страницы - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область

страничной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Область» является

полем страницы, которое можно использовать для подведения итогов по

регионам. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет

сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.

Значение поля страницы - элементы поля страницы объединяют записи или

значения поля или столбца исходного списка (таблицы). Другими словами это

переключением этого поля, фактически каждый раз происходит переход к новому

источнику данных по "новому региону".

Поля строки - это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область

строчной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Продукты» и «Продавец»

являются полями строки. Внутренние поля строки (например «Продавец») в

точности соответствуют области данных; внешние поля строки (например

«Продукты») группируют внутренние. Таким образом здесь прослеживается

определённое правило, каждый элемент (поле) более высокого уровня как бы

уконкречивают все поля более низкого уровня: параметр "продукт"

ограничивает все данные под ним - "продавцы продуктов", "данные по продажи

продуктов этими продавцами".

Поле столбца - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область

столбцов. В этом примере «Кварталы» является полем столбца, включающим два

элемента поля «КВ2» и «КВ3». Внутренние поля столбцов содержат элементы,

соответствующие области данных; внешние поля столбцов располагаются выше

внутренних (в примере показано только одно поле столбца).

Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые

данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей

строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют

исходным данным. В этом примере в ячейке C6 суммируются все записи исходных

данных, содержащие одинаковое название продукта, распространителя и

определенный квартал («Мясо», «ТОО Мясторг» и «КВ2»).

Элементы поля - это подкатегории поля сводной таблицы. В данном примере

значения «Мясо» и «Дары моря» являются элементами поля в поле «Продукты».

Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных.

Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в

раскрывающемся списке для полей страниц.

Поле данных - это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В

этом примере поле «Сумма по Заказ» является полем данных, подводящим итоги

исходных данных в поле или столбце «Сумма заказа». В поле данных обычно

подводятся итоги группы чисел (например, статистика или количество сбыта),

хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице

подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции

«Кол-во значений», а числовых данных — с помощью итоговой функции «Сумма».

Изменение структуры сводной таблицы

Внешний вид сводной таблицы можно изменить непосредственно на листе,

перетаскивая названия кнопок полей или элементов полей. Так же можно

поменять порядок расположения элементов в поле, для чего необходимо

выделить название элемента, а затем установить указатель на границу ячейки.

Когда указатель примет вид стрелки, перетащить ячейку поля на новое место.

Чтобы удалить поле, перетащите кнопку поля за пределы области сведения.

Удаление поля приведет к скрытию в сводной таблице всех зависимых от него

величин, но не повлияет на исходные данные. Если же необходимо использовать

все предусмотренные средства структурирования сводной таблицы, или если в

текущую таблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следует

воспользоваться мастер сводных таблиц. Если же сводная таблица содержит

большую группу полей страницы, то их можно разместить в строках или

столбцах.

Кроме того, нужно отметить, что изменение структуры сводной таблицы не

затрагивает исходные данные.

Детальные данные сводной таблицы и выполняемые над ними действия

Детальные данные являются подкатегорией сводной таблицы. Эти элементы

сводной таблицы являются уникальными элементами таблицы или списка.

Например, поле «Месяц» может содержать названия месяцев: «Январь»,

«Февраль» и т.д. Над детальными данными сводной таблицы можно выполнить

следующие действия:

. отобразить или скрыть текущие детали элемента поля или ячейки в области

данных сводной таблицы;

. выделить элементы, которые необходимо отобразить или скрыть в поле

сводной таблицы;

. отобразить максимальные или минимальные элементы в поле сводной таблицы.

Например, 10 крупных сделок или пять мелких сделок.

. Кроме того, можно ограничить число отображаемых ячеек в области данных

для текущих данных.

Отображение или скрытие детальных данных сводной таблицы

Для того чтобы отобразить детальные данные, которые были скрыты ранее, или

же скрыть имеющиеся нужно выделить элемент поля, детальные данные которого

необходимо скрыть или показать.

Далее необходимо нажать на соответствующую кнопку "Отобразить детали"

или "Скрыть детали" (см. рисунок справа), которые расположены на панели

инструментов Сводные таблицы, или же в меню "Данные" в пункте "группа и

структура". При появлении диалогового окна, выберите поле, для которого

необходимо показать детали.

Примечание:

Если для ячейки сводной таблицы необходимо отобразить детали текущего

источника данных, на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду

"Выделить" в меню "Сводная таблица" и проверьте, что кнопка "Разрешить

выделение" не нажата. Далее необходимо установить указатель на ячейку и

дважды нажать кнопку мыши. Детальные данные будут размещены на отдельном

листе книги. Если был указан элемент, не имеющий детальных данных,

появляется возможность вставить в сводную таблицу поле строки или поле

столбца из тех полей исходных данных, которые еще не включены в сводную

таблицу. В появившемся списке выберите необходимое поле.

Отображение или скрытие элементов поля сводной таблицы

Если же необходимо отобразить или скрыть элемент поля, то для этого

необходимо, во-первых, выделить поле, в котором необходимо отобразить или

скрыть элементы. Во-вторых, нужно нажать кнопку "Поле" сводной таблицы на

панели инструментов "Сводные таблицы" (см. рисунок). Далее, в появившемся

окне, нужно выбирать элементы, которые необходимо скрыть или отобразить, в

списке "Скрыть элементы".

Чтобы отобразить или скрыть пустые элементы поля исходных данных, нужно в

окне "вычисление поле сводной таблицы" установить или снять флажок

"Отображать пустые элементы".

Примечание:

Основные и промежуточные итоги сводной таблицы будут пересчитаны

автоматически, и, кроме того, скрытие данных сводной таблицы не повлияет

на исходные данные.

Отображение максимальных или минимальных элементов в поле сводной таблицы

Для отображения максимальных или минимальных элементов необходимо выделить

поле, в котором в дальнейшем будут показаны элементы.

После этого нужно нажать кнопку "Поле сводной таблицы" на панели

инструментов "Сводные таблицы". В появившемся окне в списке необходимо

выбрать пункт "минимуму" или "максимум" после чего нажать кнопку "Далее".

После этого, в новом окне установить переключатель "Параметры отображения"

в положение "вручную", а так же выберите варианты наибольших или наименьших

в раскрывающемся списке отображать, а также число отображаемых элементов.

После чего выберите поле, содержащее данные, которое необходимо

использовать в качестве критерия для определения максимальных или

минимальных элементов, в раскрывающемся списке с помощью поля.

Примечания:

. При обновлении сводной таблицы, изменении ее структуры или отображении

других элементов поля страницы происходит пересчет отображения

максимальных или минимальных элементов.

. Если задано отображение максимальных или минимальных элементов поля,

остальные элементы поля скрываются. Чтобы отобразить все элементы поля,

необходимо установить переключатель Параметры отображения в положение

вручную.

Отключение доступа к детальным сведениям сводной таблицы

Если установить указатель на ячейку области данных сводной таблицы и дважды

нажать кнопку мыши, отобразится итоговый список исходных данных для этой

ячейки. Иногда бывает полезно ограничить доступ к подробным сведениям, и

для выполнение этой процедуры необходимо проделать следующее:

. Нужно выделить ячейку в сводной таблице, для которой будут введены

ограничения.

. Выберите команду "Параметры" находящуюся в меню "Сводная таблица", панель

инструментов "Сводные таблицы".

. Снимите флажок "развертывание разрешено" в группе "Данные".

Группировка и разгруппировка данных в сводной таблице

В сводной таблице можно группировать даты, времена, числа и выделенные

элементы. Например, можно объединить месяцы, чтобы подвести итоги за

квартал. Если временно изменить ориентацию поля страницы на ориентацию по

строке или по столбцу, можно сгруппировать элементы этого поля и затем

снова изменить ориентацию на ориентацию по странице.

При выполнении операции группировки и разгруппировки данных сводной таблицы

автоматически пересчитываются все сводные таблицы, созданные на основе

текущей. Если элементы поля сгруппированы, добавление вычисляемых элементов

в поле невозможно.

Группировка и разгруппировка элементов поля сводной таблицы

Для осуществления группировки и разгруппировки элементов нужно выделить

группируемые элементы.

Далее нажать кнопку "Сгруппировать" на панели инструментов "Сводные

таблицы" или в меню "Данные" в пункте "Группа и структура" чтобы создать

новый элемент, объединяющий выделенные элементы. Новый элемент добавится в

группируемое поле сводной таблицы.

Примечания:

. Чтобы разгруппировать элементы, выделите группу, а затем нажмите кнопку

"Разгруппировать" на панели инструментов "Сводные таблицы" или в меню

"Данные" в пункте "Группа и структура". При выполнении команды

разгруппировки чисел, дат или времен расформировывается вся группа;

расформировать отдельный элемент группы невозможно.

. Если разгруппировывается последний элемент в поле строки или в поле

столбца, групповое поле удаляется из сводной таблицы.

Группировка и разгруппировка чисел в сводной таблице

Для осуществления группировки и разгруппировки чисел выделите число в

поле, в котором следует сгруппировать элементы. Далее нажмите кнопку

"Сгруппировать" на панели инструментов Сводные таблицы или в меню

Страницы: 1, 2