Разработка системы автоматизации для малого коммерческого предприятия работающего в сфере информационных услуг

Разработка системы автоматизации для малого коммерческого предприятия работающего в сфере информационных услуг

Содержание

I. Специальная часть.

Введение 3

Глава 1. Основная часть

1.1. Содержание и требования, предъявляемые к информации 3

1.2. Значение внутрифирменной системы информации 4

1.3. Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы

информации 6

1.4. Технические средства, используемые во внутрифирменной системе

информации 7

1.5. Система ведения записей 8

1.6. Формы как носители информации 8

Глава 2. Информационные базы данных

2.1. Реляционные базы данных 10

2.1.1. Реляционная модель: одни таблицы 11

2.1.2. Независимость 12

2.1.3. Язык высокого уровня 14

2.1.4. Реляционные операции: проектирование, выбор,

объединение. 14

2.1.5. Альтернативный способ просмотра данных 15

2.1.6. Нули 16

2.1.7. Безопасность 17

2.1.8. Целостность 17

2.2. Проектирование баз данных 18

2.2.1. Подход к проектированию базы данных 19

2.2.2. Несколько слов о структуре базы данных. 21

I) Что такое «хорошая структура»

II) Плохая структура базы данных

2.3. Нормализация. 22

2.3.1. Первая нормальная форма. 23

2.3.2. Вторая нормальная форма 23

2.3.3. Третья нормальная форма 24

2.3.4. Четвертая и пятая нормальные формы 24

Глава 3. Общее описание базы данных

3.1. Задачи, выполняемые приложением «Бухгалтерия». 26

3.2. Технические требования, предъявляемые к базе данных. 27

3.3. Выбор системы проектирования и реализации. 27

3.4. Проектирование структуры данных. 29

3.4.1. Описание структуры данных проекта. 31

3.5. Техническая реализация проекта. 39

3.5.1. Общее описание работы с приложением. 39

3.5.2. Формы отчетности (счетов, актов, счетов-фактур, накладных).

41

3.5.3. Сервисные функции. 42

3.5.4. Описание структуры программы. 42

Заключение. Оценка качества программного обеспечения. 95

Метрики Боэма, Брауна и Лайпоу. 96

Метрики программного обеспечения Джилба. 97

Оценка сложности Маккейба. 98

Понимеемость. 99

Выводы. 99

Список литературы к специальной части. 101

Приложения. 103

II. Организационно-экономическая часть. 122

III. Охрана труда и экология. 128

IV. Гражданская оборона 137

V. Эргономика 144

Введение.

Целью данного дипломного проекта является разработка системы

автоматизации документооборота для малого коммерческого предприятия

работающего в сфере информационных услуг. Исходя из современных требований,

предъявляемых к качеству работы финансового звена малого предприятия,

нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня

оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры,

программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное

обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для

делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование

позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых

и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их

реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке

бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для

малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые

несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе

комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий

поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность малых

предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу

управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о

способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного

оборудования.

1. Основная часть.

1.1 Содержание и требования, предъявляемые к информации.

В современных условиях важной областью стало информационное

обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой

для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о

положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и

взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы

осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и

других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы

большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений,

передача информации является первостепенным и непременным фактором

нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение

приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для

многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации

технологического процесса и носит производственный характер. Это касается,

прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией,

поступающей со специализированных подразделений по внутрифирменным каналам.

Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия

управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих

снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая

информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях,

технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно

пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений,

практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме

высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов,

отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями

управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К

информации предъявляются определенные требования:

— по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок,

своевременность поступления;

— по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;

— по точности и достоверности — правильный отбор первичных сведений,

оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

1.2. Значение внутрифирменной системы информации.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной

внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших

технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой

информации на базе компьютеров с процессорами Intel Pentium, объединенных в

локальную единую внутрифирменную вычислительную сеть

Управленческая и финансовая внутрифирменная информационная система

представляет собой совокупность информационных процессов, для

удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации,

внутренних и внешних каналов передачи.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют

принципы единства информационного процесса, информации и организации путем

применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи

информации.

В производственно-хозяйственном подразделении предприятия

обеспечивается обобщение информации “снизу вверх”, а также, конкретизация

информации “сверху вниз”.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической,

плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных

системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается

путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что

позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование

информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить

количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить

степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает:

распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации,

необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее

благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение

административно-организационных, научно-исследовательских и

производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное

распространение.

Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка, является

важным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации,

обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и

выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и

иной информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно

действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и

принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка

данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на

многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель —

отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и

обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

1.3. Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы

информации.

Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации

являются:

1.Определение требований к содержанию информации и ее характеру в

зависимости от целенаправленности;

2.Выработка системы хранения, использования и предоставления информации

в централизованном и децентрализованном управлении;

3.Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в

компьютерной технике) на предприятии в целом;

4.Разработка программного обеспечения, создание и использование банков

данных;

5.Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

6.Автоматизация административно-управленческого труда на основе

использования компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной системы управления являются:

— координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых

отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях

повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по

предприятию в целом;

— определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения

первичных данных;

— определение основных направлений развития технологии обработки

информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему

конкретной информации — чрезвычайно сложная задача, и ее решение зависит от

опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии

управленческих решений.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и

накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-

конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное

планирование.

Для современных условий наиболее характерно использование электронной

техники в двух основных направлениях:

— в конторском деле — для замены секретарей-машинисток и

делопроизводителей;

— в бухгалтерском деле — для составления письменных финансовых

документов, осуществления без кассовых связей с банками и финансовыми

учреждениями.

1.4. Технические средства, используемые во внутрифирменной системе

информации

Во внутрифирменной системе информации используются, прежде всего, такие

виды вычислительной техники, как компьютеры ,оснащенные необходимым набором

периферии, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со

встроенной микро-ЭВМ, средства телекоммуникаций, средства

автоматизированной обработки текстовой информации и, прежде всего ЭВМ — как

крупногабаритные, так и персональные.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения

расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для

обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин

“вычислительная техника” перестал соответствовать характеру задач, решаемых

с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать цифровую, текстовую

и графическую информацию.

В процессе автоматизации управления мини-ЭВМ используются,

преимущественно, для:

— разработки оперативных планов производства и контроля за их

выполнением;

— контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса

производства;

— расчета заработной платы;

— контроля над поступлением заказов;

— анализа данных о сбыте продукции;

— регистрации поступления платежей;

— ведения учета и отчетности.

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных

вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства

обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную

информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается

система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и

средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в

одну систему.

1.5. Система ведения записей.

На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и

использования требуемой информации разрабатываются системы введения

записей. К важнейшим видам записей относятся:

— данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;

— расчеты заработной платы рабочих и служащих;

— тексты контрактов и сопроводительная документация;

— тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;

— данные для разработки планов и показатели самих планов.

Обычно записи первичных данных делят на две группы:

1.Статистические (финансовые) отчетные показатели, а также, текстовая

информация — доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной

деятельности фирмы и перспективах развития;

2.Составленные на основе информации первой группы предложения и

рекомендации по вопросам совершенствования управления предприятием в целом

и по отдельным подразделениям.

1.6. Формы как носители информации.

Обычно необходимая информация заносится на определенные формы-носители

информации. Формы могут содержать информацию по предприятию в целом и по

каждому подразделению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень

статистических данных и фактологический информации, позволяющих произвести

оптимально детальный экономический анализ состояния и развития

хозяйственной деятельности предприятия, разработать и принять необходимые

управленческие решения. Так, например, существуют формы, в которые

заносятся данные, о выпуске и продаже продукции за установленный период

времени; о материально-производственных ресурсах (запасах); о численности

персонала и наличии свободных рабочих мест.

Различают следующие виды бланков форм: формы для хранения информации,

формы регистрации данных, формы статистической (финансовой) отчетности,

формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и при необходимости могут быть

выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере. В

случае необходимости размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это

делается с помощью копирующего устройства той же ЭВМ.

Поскольку потребности в получаемой информации и ее содержание у

управленческого персонала фирмы постоянно меняются в зависимости от

изменяющихся внутренних условий, возникает необходимость в постоянном

уточнении и переработке форм, содержащих первичные данные.

2. Информационные базы данных.

Информационные базы данных включают весь комплекс статистических

показателей, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия в

целом, а также, фактологический материал относительно всех факторов,

оказывающих влияние на состояние и тенденции развития предприятия. Обычно,

при формировании базы данных, решается вопрос и о системе хранения и

обновления данных, а также, обоснованная увязка данных, их взаимная

согласованность, возможность проведения сравнений и сопоставления оценок,

хранимых в банке данных. Данный вопрос имеет существенное значение при

объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13