Система компьютерного ведения документации

типов функций:

. преобразования: (NUM-строка в число, STR-число в строку);

. системные функции работы с операционным окружением: (запрос информации

о переменных окружения, работа с окнами и полями в файлах, управление

выводом сообщений и т.п.);

. файловые операции: (переименование, удаление, копирование и т.п.);

. функции работы с временем и датой: (конструирование формата

представления даты, расчеты по датам и времени, календарные функции и

т.п.);

. функции работы с текстами: (поиск подстрок, преобразования, вычисления

над строками и т.п.);

. работа с внешними программами: (вызов Unix программы, вызов программы

в среде windows, подготовка документов в macintosh и т.п.);

. функции выделения: (VLDFILE: взять данные из файла и поместить в

список, VLDQUERY: взять данные из базы данных);

. функции работы с DDE: (инициировать работу с сервером DDE, удалить

сессию, послать команду, переслать данные и т.п.);

. вызов сценария: (CALL: вызов программы описания сценария).

11.3. Взаимодействие с внешним миром

Деятельность любой корпорации невозможна без взаимодействия с внешней

средой - можно найти очень мало примеров, когда компания представляет

только вещь в себе. Поэтому для построения полноценного документооборота в

Staffware включены средства интеграции с другим информационными системами:

базами и хранилищами данных, текстовыми процессорами и процессорами

обработки изображений, системами автоматизации офиса, а также почтовыми

системами.

Технологическая схема интеграции системы Staffware с внешней средой

представлена на рисунке 14.

[pic]

Рисунок 14.

Технология интеграции системы Staffware с внешней средой.

Как уже было сказано, автоматические шаги процедуры позволяют вызывать

внешние процессы и программы, передавая и получая от них данные. Часто для

организации взаимодействия с внешними программами используется скрытый

вызов процессов, в качестве которых может выступать запрос к базе данных

или хранилищу корпоративной информации. В качестве примера можно взять

процедуру получения заема у банка по кредитной карте. После определения

всех необходимых данных (суммы заема, информации о клиенте и условий

договора) банковская система, построенная на базе Staffware может

одновременно с процессом обработки заявки вызвать внешнюю программу

проверки кредитной карты, сформировав запрос типа:

database bank

select * from credit where

sname="&sname&"

quit

Данная возможность реализуется путем включения в описание процедуры

соответствующего автоматического шага.

Обратная связь может осуществляться путем записи ответа внешней

программы в некоторый файл, например, в качестве подтверждения корректности

кредитной карты будет создан набор, содержащий следующую

последовательность:

FNAME,Petra

SNAME,Stauffer

DATEOFBIRTH,07/12/1962

Также можно использовать возможность обмена на основе механизма,

позволяющего передавать сообщения между двумя windows приложениями -

клиентом и сервером. Такой механизм полезен и для обмена данными и формами

между Staffware и программами работы с электронными таблицами или

текстовыми процессорами.

Для получения сообщений о событиях, происходящих во внешней, по

отношению к Staffware, среде применяется специальный механизм управления

событиями, который можно использовать следующим образом:

. прерывание выполнения процедуры Staffware в момент наступления какого-

либо внешнего события, например получения факсимильного сообщения об

отказе поставщика отгружать товар;

. выполнение работы процедуры на всем протяжении времени пока во внешней

среде происходит какое-либо событие, например, обработка входных

заявок до момента окончания рабочего дня;

. запуск альтернативной ветки обработки документооборота, заменяющей

основной регламент работы, например выполнение всех необходимых

мероприятий после получения сигнала от пожарной сигнализации.

Часто оказывается, что сами процедуры Staffware должны быть запущены

извне, со стороны какого-либо приложения. Специально для этих целей в

системе имеется интерфейс внешнего вызова, например, запуск процедуры

обработки заявки клиента банка после получения сигнала от СУБД, управляющей

базой данных всех владельцев счетов.

Даже несмотря на такие широкие возможности Staffware, бывают ситуации,

когда пользователю недостаточно предоставленных средств, либо условия

работы меняются достаточно часто и неэффективно использовать, например

заранее подготовленные формы для ввода информации. Для преодоления этих

временных трудностей в Staffware предусмотрен специальный прикладной слой,

содержащий программный интерфейс разработки новых модулей. Слой Staffware

Application Layer (SAL) является частью клиента и образует отдельный слой в

архитектуре клиент/сервер системы. SAL чаще всего используется системными

интеграторами, создающими специализированные пользовательские интерфейсы,

работающие, в частности, в составе программных комплексов, применяющих

систему электронного документооборота в качестве одного из многих модулей.

Функции этого слоя оформлены в виде библиотек на языке Си.

12. Проблемы внедрения систем электронного документооборота

При внедрении систем электронного документооборота приходится решать

не только специфические проблемы, обусловленные многосторонней сложностью

такого рода систем, но и с иными проблемами, характерными для процессов

коренной реорганизации деятельности предприятия. Известно, что переход на

электронный документооборот можно с полным правом назвать именно коренным

изменением организационного и административного устройства любой

организации.

12.1. Проблема информированности

Чтобы руководство организации пришло к выводу о необходимости

внедрения СУД, оно должно, как минимум, знать о существовании таких систем,

для чего они предназначены и как осуществить их внедрение. Есть и другая

проблема: с чего начать внедрение СУД?

12.2. Организационные проблемы

На каждом предприятии с течением времени складывается определенная

организационная структура (причем - не всегда оптимальная), формируются

свои, характерные только для нее, стили работы, методы управления и

контроля. Внедряемая СУД, в подавляющем большинстве случаев, на первых

порах оказывается как бы "чужеродным телом" для коллектива предприятия. Это

происходит потому, что хорошо построенная СУД является своего рода

"лакмусовой бумажкой", и многие недостатки в функционально-структурном

построении предприятия проявляются уже на первых этапах процесса внедрения

СУД. Возникает дилемма: что лучше и легче - строить СУД по образу и подобию

того как дело обстоит у заказчика, или проводить у него реорганизацию с

целью достижения максимальной эффективности СУД? Да, хорошие СУД обладают

определенной возможностью адаптации к конкретному заказчику, но у всего

есть свои границы. Если предприятие в значительной степени организационно

не готово к внедрению СУД, то такое внедрение либо весьма затруднено, либо

вовсе невозможно. Хорошей аналогией может послужить попытка установить

более мощный двигатель на автомобиль со слабой ходовой частью. Результат

известен заранее.

12.3. Психологические проблемы

Как видится СУД большинству сотрудников предприятия - заказчика? Если

они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия СУД

представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за

небрежного отношения к документам. А исполнители считают, что СУД - это что-

то среднее между электронной почтой и привычным редактором. И только потом,

по мере более детального ознакомления с системой, руководство вдруг с

удивлением обнаруживает, что им тоже надо будет работать на компьютере,

который долго пылился на рабочем столе, создавая в глазах посетителей

определенный имидж хозяина кабинета. Для немалого числа руководителей

старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им куда привычнее

работать непосредственно с людьми: "вызвал на ковер", "дал накачку", увидел

страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь

кресло. У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД

появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной.

Действительно, ведь теперь совершенно точно можно узнать при желании: кто,

что, когда и сколько делает. Раньше можно было сколько угодно вешать

начальству "лапшу на уши"^ что, мол, полдня искал такой-то и такой-то

документ по всем этажам (хотя, на самом деле, играл в преферанс на

компьютере). Вот и возникает у плохого начальства и у нерадивых работников

психологический дискомфорт и полное неприятие СУД. Хорошо, если это

выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких

скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как СУД,

которая воочию покажет их несостоятельность и бесполезность для

предприятия.

12.4. Проблема кадров

Внедрение СУД подразумевает, что все основные участники бизнес-

процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. Это так и

есть в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах. Но

что делать, если основной костяк руководства предприятия получил

образование 20 - 15 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам

они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но они никогда

не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу? Но, как правило,

если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения СУД, то

интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Это значит, что

обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно. А

факультативное обучение может оказаться неэффективным и будет приводить

лишь к повышенной усталости работников предприятия.

Пунктирно были указаны лишь основные проблемы, стоящие на пути

внедрения СУД. Естественно, большинство из них находит свое решение и не

является непреодолимым препятствием. Хочется лишь подчеркнуть, что все эти

проблемы должны приниматься во внимание и тем, кто раздумывает о

целесообразности внедрения СУД на своем предприятии или в своей

организации, и тем, кто берется за само внедрение.

12.5. Делать самим или использовать готовые системы?

Первый вопрос, который возникает в процессе создания системы

документооборота - делать самим или использовать готовые программные

продукты? Рассмотрев ситуацию на рынке можно увидеть большое количество

программ от дешевых до дорогих. Изучив опыт нескольких реализаций, реальнее

остановиться на втором варианте так как продукты, присутствующие на рынке,

представляют фирмы которые достаточно долго работали над ними и имеют

огромный опыт. При необходимости изготовитель может доработать продукт и

оказать услуги по обслуживанию и установке системы.

Следующий вопрос: что же выбрать? Современный рынок достаточно богат

предложениями - необходимо только конкретно знать конечную цель, которая

полностью удовлетворяла бы задачам пользователя. Приведенные в этой работе

основные принципы должны помчь в выборе нужной системы и (или) если нужно

необходимой доработке до нужного уровня.

Примером для готовых систем может служить технология workflow

позволяющая перевести аналитические результаты деятельности по

реорганизации бизнес-процессов в практическую плоскость организации

управленческой деятельности. Конкретно может быть пакет Staffware компании

Staffware plc. (Великобритания), Excalibur EFS, Парус (Россия)

специализирующихся на разработке автоматизированных систем класса workflow

для комплексного решения задач управления бизнес-процедурами, деловыми

операциями и документооборотом. Эти пакеты построены на основе новейших

информационных технологий и могут быть использованы в каком угодно секторе

рынка и при любых концепциях и процедурах управления организацией.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема

такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее

эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с

папками, однако крупные корпоративные предприятия используют

компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить,

извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Сегодня имеется множество систем автоматизации документооборота,

отличающихся как по своей архитектуре, так и по функциональным

возможностям. Для координации деятельности производителей, работающих на

этом рынке создана даже специальная коалиция, призванная распространять

стандарты, обеспечивать обмен мнениями и предложениями по развитию

функционального наполнения систем класса workflow. Однако следует всегда

учитывать, что системы класса workflow - это всего-навсего инструменты,

неправильное использование которых иногда может принести вред. Это чаще

всего происходит, если заказчик пытается сэкономить на предпроектных

исследованиях своего предприятия. К счастью, на примере прошедшей уже волны

увлечения оболочками для построения баз данных многие заказчики осознали,

что ценность представляет не форма, а содержание - конкретная информация в

базе данных. Аналогичным образом обстоит дело и с системами автоматизации

электронного документооборота - четкая проработка бизнес-процессов

предприятия является залогом успеха.

Очевидно, что рассматренные технологии весьма дорого стоят и "по

плечу" только крупным организациям. Но затраты окупаются тем,

чтопользование информационных систем для управления документами делает

любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее

управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная

автоматизация позволяет:

. Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения

руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и

достоверной информацией на основе единого банка данных.

. Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации

документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

. Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов

обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников

компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников,

избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность

сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

. Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования

денежных средств на всех уровнях управления.

. Повысить эффективность обмена данными между отдельными

подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

. Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах

обработки информации и многое другое.

Список литературы.

1. Журнал Open Systems № 5, 2000 г. – «Управление электронными

документами: технологии и решения»

2. Журнал Open Systems № 8, 2000 г. – «От автоматизации офиса до

управления производством»

3. Кодд, Е.Ф. «Реляционная модель данных». Пер с англ. – Киев,

Диалектика. 1996.

4. Перкинсон, Р.С. «Анализ данных: Ключ к проектированию баз данных». Пер

с англ. – Киев, Диалектика. 1996.

5. «Проектирование и разработка систем автоматизации предприятий».

6. Р.Ахаян и др. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, «Питер»,

1997г.

7. Финансовая газета № 35, 2000 г. - «Автоматизация и статистика», С.

Золотова

8. ComputerWorld № 40, 1999 г. – «К оружию. Мощное средство в борьбе за

выживание», М. Зырянов

9. «Database Unleashed», Indianapolis USA, «SAMS Publishing», 1996г.

10. Date C.J. «An Introduction to Database Systems» Volume 1, Reading,

Mass.: Addison-Wesley Publishing Company, 1989.

11. PCWeek № 41, 1999 г. – «Богатым быть лучше...», Андрей Масалович

12. PCWeek № 40, 1999 г. – «Компании "Парус" и БИГ вооружают финансистов»,

Татьяна Богатова

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7