Создание и редактирование текстовых документов в текстовом процессоре word 9x

Создание и редактирование текстовых документов в текстовом процессоре word 9x

Оглавление

Окно программы Word 2

Методы представления документа 2

Работа с несколькими документами 2

Ввод и редактирование текста 3

Перемещение курсора 3

Средства поиска и замены 3

Отмена действия ошибочных команд 3

Определение вида и начертания шрифта 4

Выравнивание абзацев 4

Форматирование абзацев 5

Форматирование с помощью линейки 5

Автоматизация форматирования. Стили 5

Маркированные и нумерованные списки 6

Преобразование текста в список 6

Оформление текста в несколько столбцов 6

Создание таблиц 7

Форматирование документов сложной структуры 8

Проверка правописания 8

Работа с планом документа 9

Создание форм и бланков 9

Указатели и оглавления 10

Создание оглавления 10

Предварительный просмотр и печать документов 10

Окно программы Word

Структура окна Word 9x типична для приложений Windows. В нее входят

элементы, необходимые для редактирования и форматирования текстов. В

верхней части окна располагаются панели команд, к которым относится строка

меню и панели инструментов. После установки программы в ней но умолчанию

присутствуют две панели инструментов — Стандартная и Форматирование. Однако

если в ходе работы возникает необходимость в других панелях инструментов,

их тоже можно открыть и расположить вдоль любой границы окна или отдельно.

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в

сантиметрах или дюймах. Она помогает контролировать размещение элементов

страницы и управлять операциями форматирования,

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно

редактируемого документа. Если окно документа развернуто на всю рабочую

область, то оно совпадает с окном программы. Поэтому в окне присутствуют

два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к

программе, а нижние — к документу, и путать их не надо,

Вертикальная полоса прокрутки программы Word 9x имеет особенность. Под

ней расположены три дополнительные кнопки перехода:

на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которою

может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т.

п.

В самой нижней части okh;! располагается строка состояния. Она содержит

справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий

режим работы.

Методы представления документа

Начинать работу по изучению программы Word 9x следует с загрузки готового

документа. Такой документ должен иметь расширение ,DOC. Загрузив

произвольный документ, можно поэкспериментировать с режимами представления

документа на экране. Таких режимом несколько.

1. Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки,

позволяющие выбрать вид отображения документа в рабочей области.

2. Первая кнопка включает обычный режим. Этот режим используют при простом

уводе и редактировании текста. В этом режиме не отображаются специальные

элементы страницы, рисунки и столбцы текста. Это режим предназначен только

для работы с текстом.

3. Режим электронного документа наиболее удобен, если речь идет не о

редактировании, а о просмотре готового документа. Слева открывается

дополнительная панель с содержанием документа. Она дает наглядное

представление о структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому

разделу.

В этом режиме на экране не отображаются кнопки выбора метода

представления документа, поэтому в данный режим легко войти, но сразу не

сообразишь, как из него выйти. Надо воспользоваться меню Вид. В нем имеются

нужные элементы управления.

4. В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он

будет выглядеть при печати на бумаге. Этот режим наиболее удобен для

операций форматирования.

5. Последняя кнопка открывает документ в режиме структуры. Этот режим

удобен для работ над планом документа (составление, просмотр,

редактирование).

Работа с несколькими документами

Активное окно документа имеет собственные кнопки: сворачивающую,

разворачивающую и закрывающую. После сворачивания окно документа

отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области.

При разворачивании окно занимает всю рабочую область окна приложения.

Название текущею файла переносится и строку заголовка приложения, а кнопки

управления размером окна — в строку меню.

Размеры отдельных окон документов можно изменять методом протягивания.

Это делается так же, как изменение размера обычных окон приложений.

Для переключения в окно нужного документа можно щелкнуть кнопкой мыши в

любом месте этого окна. Если же нужное окно полностью закрыто окнами других

документов, то для переключения можно использовать меню Окно. Оно содержит

пункты, соответствующие каждому из открытых документов.

. Последовательно переключиться между открытыми окнами документов можно с

помощью клавиатурных комбинаций. Комбинацией CTRL+F6 перебирают окна S

прямом порядке, a CTRL+SHIFT+F6 — в обратном.

Команда Окно » Упорядочить все позволяет увидеть в рабочей области все

окна документов одновременно, В этом случае окна располагаются друг над

другом. Все они принимают одинаковый размер, а их суммарная высота

соответствует высоте рабочей области. В таком режиме удобно работать только

на мониторах большого размера. На менторах малого размера удобный прием

состоит в раскладывании окон каскадом, но он выполняется вручную.

Ввод и редактирование текста

1. Окно текущего документа всегда содержит мигающую вертикальную черту —

курсор. Ввод текста осуществляется путем набора с клавиатуры, Вводимые

символы появляются в месте расположения курсора. Курсор при вводе

сдвигается вправо.

2. Чтобы вводимый текст замешал, а не сдвигал текст, имевшийся ранее,

включают режим замены. Переключение режима замены осуществляют нажатием

клавиши INSERT или двойным щелчком на индикаторе ЗАМ в строке состояния.

3. По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на

новую строку. Чтобы принудительно 'завершить строку и начать новый абзац,

надо нажать клавишу ENTER.

Перемещение курсора

4. Установить курсор в нужное место документа проще всего щелчком мыши в

нужной точке. То же можно выполнить курсорными клавишами. Прочие доступные

клавиатурные комбинации приведены и сопроводительной таблице.

Работа с фрагментами текста

5. Для удаления, копирования и перемещения фрагментов текста

соответствующий фрагмент должен быть сначала выделен. Выделение фрагмента

производится протягиванием мыши или любой 'командой перемещения курсора

при нажатой клавише SHIFT.

6. Выделенный фрагмент удаляют нажатием клавиши DELETE или просто путем

набора замещающего текста. Перемещение фрагмента можно осуществить методом

перетаскивания, хотя намного удобнее использовать буфер обмена.

Средства поиска и замены

При работе с длинными документами иногда приходится вносить в них

повторяющиеся изменения. Программа Word 9x имеет специальные средства для

поиски и замены. Эти средства позволяют найти в тексте фрагмент, заданный в

виде текстовой строки, и заменить указанную строку новым текстом. Команда

поиска полезна, когда известно, о чем говорится в нужном абзаце, но

совершенно неизвестно, в какой части документа он располагается-

1. Диалоговое окно Найти и заменить открывают командой Правка » Найти или

комбинацией CTRL+F. Можно также щелкнуть на кнопке Выбор объекта перехода

и на открывшейся панели выбрать значок Найти.

2. В поле Найти вводят фрагмент разыскиваемого текста.

3. Чтобы задать дополнительные параметры поиска, надо щелкнуть на кнопке

Больше.

4. Дополнительные кнопки Формат ч Специальный позволяют разыскивать текст,

отформатированный указанным образом, и специальные «непечатаемые» символы.

Поиск начинается после щелчка на кнопке Найти далее.

5. Для автоматической замены найденного текста используют элементы

управления вкладки Заменить.

6. Заменяющую строку вводят в поле Заменить на. Стандартный прием поиска и

замены заключается в том, что по щелчку на кнопке Найти далее

разыскивается очередное место, где заданная строка встречается в

документе, а затем щелчком на кнопке Заменить выполняется замена (если она

необходима). Если заранее известно, что замену следует произвести но всему

документу и во всех случаях, можно сразу щелкнуть на кнопке Заменить все.

7. Элементы управления вкладки Перейти используют для перехода к

специфическому тексту или объекту, например к заданной странице, сноске

или рисунку.

8. Тип объекта выбирают в раскрывающемся списке Объект перехода, после чего

в поле Введите номер задают его абсолютный или относительный номер.

9. Переход выполняют щелчком на одной из кнопок Следующий, Предыдущий или

Перейти.

Отмена действия ошибочных команд

Человеку, как известно, свойственно ошибаться, и работа в текстовом

процессоре не является исключением. Ошибки, приводящие к потере больших

фрагментов текста, могут потребовать значительного времени на их

исправление, а если оригинал текста не сохранился, то трудности могут быть

непреодолимыми.

Текстовый процессор Word 9х обеспечивает своего рода «страховку» oт

подобных ошибок. Он позволяет отменять действие ошибочных команд и

восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям.

Отмену последней выполненной команды выполняют командой Правка > Отменить,

кнопкой Отменить на панели инструментов или клавиатурной комбинацией

CTRL+Z. Серия отмен позволяет отменить действие нескольких предыдущих

команд.

Для отмены нескольких последних команд можно также щ щелкнуть на

раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Отменить на панели инструментов. При

этом открывается список команд, отмена действия которых возможна.

Отмена подразумевает восстановление состояния документа таким, каким оно

было до исполнения соответствующей команды. Поэтому при движении вниз по

данному списку отменяемые команды выбираются автоматически. Выбранные

команды выделяются цветом, а в нижней строке указывается общее число

отменяемых команд. Отмену группы команд выполняют щелчком мыши на последней

отменяемой команде.

Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно

повторить с помощью команды Правка Повторить, кнопки Вернуть или комбинации

клавиш CTRL+Y. Последовательное выполнение такой операции позволяет

повторить ряд отмененных команд. Кнопка Вернуть, как и кнопка Отменить,

имеет раскрывающийся список, позволяющий повторить группу команд.

Повторение операций возможно только непосредственно после их отмены. Если

вместо этого выполнить другую операцию, например ввод, то список

повторяемых команд очищается, а кнопка Вернуть становится неактивной.

Определение вида и начертания шрифта

Один из наиболее простых и, в то же время, наиболее выразительных способов

изменения внешнего вида текста состоит в изменении шрифта, которым он

написан. Правда, прикладные программы не занимаются управлением шрифтами.

установленными на компьютере, — этим занимается сама операционная система

Windows- Прикладные программы в этом вопросе лишь опираются на операционную

систему, хотя и могут создавать некоторые дополнительные специальные

эффекты.

1. В Word 9x по умолчанию нее операции изменения шрифта применяются к

выделенному фрагменту текста или, при отсутствии выделения, к слову, на

котором располагается курсор. Для простейших операции по изменению вила и

начертания шрифта используют панель инструментов Форматирование.

В раскрывающемся списке Шрифт выбирают гарнитуру, в списке Размер шрифта

определяют размер символов, а кнопками Полужирный, Курсив и Подчеркнутый

изменяют их начертание.

2. Эффекты, недоступные с панели инструментов Форматирование, можно создать

в диалоговом окне Шрифт, которое открывают командой Формат > Шрифт или

пунктом Шрифт в контекстом меню. В нижней части всех вкладок этого

диалогового окна приводится пример текста, написанного в соответствии с

заданными параметрами шрифта.

3. Элементы управления вкладки Шрифт соответствуют элементам панели

инструментов Форматирование. Раскрывающийся список Подчеркивание

предоставляет нестандартные варианты подчеркивания текста (например,

двойной чертой или пунктиром). Цвет отображения текста изменяют в

раскрывающемся списке Цвет. Эта операция имеет смысл только для

электронных документов и документов, которые будут распечатываться на

цветном принтере. Нестандартные эффекты оформления текста создают

установкой флажков на панели Эффекты.

4. Элементы управления вкладки Интервал позволяют изменить интервал между

символами. Благодаря этому текст может быть уплотнен или разрежен, что

нередко используют в заголовках.

5. Средства вкладки Анимация используют для динамического оформления

текста, но только в электронных документах.

Выравнивание абзацев

Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды

выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего

вида отдельных абзацев.

Выравнивание абзаца — это расположение его текста в соответствии с

заданными правилами. Чаще всего речь идет о горизонтальном выравнивании

текста, то есть о его расположении между правым и левым полями страницы.

1. При выравнивании по левому краю все строки абзаца начинаются с одной и

гой же позиции, то есть левый край абзаца образует вертикальную линию.

2. При выравнивании по правому краю то же можно сказать о правой границе

абзаца.

3. При выравнивании по ширине ровными оказываются и левая, и правая

границы.

4- В случае выравнивания по центру строки располагаются симметрично

относительно вертикальной оси, проходящей через середину страницы. Такое

выравнивание нередко применяют для заголовков.

5. Книги, журналы и другие печатные издания и документы на русском языке

традиционно оформляют с использованием выравнивания по ширине. В

англоязычных документах обходятся только выравниванием по левому краю.

6. В программе Word выравнивание задают щелчком на соответствующей кнопке

на панели инструментов Форматирование. Из четырех кнопок (По левому краю,

По центру, По правому краю и По ширине) может быть включена только одна.

Форматирование абзацев

1. Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно Абзац,

которое открывают командой Формат > Абзац или с помощью пункта Абзац в

контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши.

2. Вкладка Отступы и интервалы определяет выравнивание абзаца И его

размещение в потоке текста документа,

3. Способ выравнивания задают в раскрывающемся списке Выравнивание,

Раскрывающийся список Уровень задает смысловой уровень абзаца в общей

структуpe текста.

4. Панель Отступ определяет правую и левую границу абзаца

относительно правой и левой границ страницы.

5. Раскрывающийся список Первая строка позволяет задать наличие и размеры

"красной строки» (абзацного отступа).

6. Панель Интервал позволяет задать промежутки между абзацами, а также

между строками данного абзаца. Увеличенный интервал между абзацами нередко

заменяет абзацный отступ,

7. Вкладка Положение на странице предназначена для форматирования абзацев,

попадающих на границу между страницами. Здесь можно запретить отрывать от

абзаца одну строку, потребовать, чтобы абзац размещался на одной странице

целиком, «присоединить» следующий абзац к данному или начать текущим

абзацем новую страницу.

Форматирование с помощью линейки

Линейка не только предоставляет информацию о разметке документа, но и

является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять

боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца

задают путем перемещения (перетаскивания) специальных маркеров.

1. Треугольный маркер, расположенный слева внизу (острием вверх) задает

левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.

2. Перевернутый треугольный маркер слева вверху залает линию начала первой

строки абзаца и позволяет сформировать абзацный отступ.

3. Квадратный маркер под линейкой — это элемент управления, всегда

располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы

абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются

вместе, с сохранением их относительного положения. Такое специальное

оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов,

особенно важных фрагментов текста, цитат и так далее.

4. Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего

абзацу.

5. Линейку также используют для задания позиций табуляции. Позиции

табуляции применяют, когда строка состоит из нескольких полей, например в

несложной таблице. По умолчанию позиции табуляции распола1аются через

каждые полдюйма и отмечаются на линейке короткими вертикальными засечками.

6. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева.

Он имеет вид «уголка». Щелкнув па нем, можно изменить вид символа

табуляции и, соответственно, метод отображения текста.

Страницы: 1, 2