Коммуникационные каналы и их влияние на эффективность работы организации

информации (сообщения) зависит эффективность работы системы коммуникации и

всей организации в целом. Если канал не слишком соответствует идее,

зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Вся

ответственность за это в большинстве случаев ложится на руководителей.

Рассмотрим важность применения и выбора каналов коммуникаций на

примере компании ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан», которая находится в

городе Алматы и является частью одного из крупнейших холдингов мира.

В 1880 году Ричард Милитцер и Вернер Мюнх, занимавшиеся перевозками

фарфора, объединились и организовали транспортную фирму в городе Хоф

(Германия), который находился в самом сердце Европы- в северо- восточной

Баварии. В сложной конкурентной борьбе молодая компания сумела закрепить

свои позиции на рынке транспортных услуг. В дальнейшем транспортная

компания претерпела реорганизацию в транспортно- экспедиторский холдинг.

Наследники Р. Милитцера и В. Мюнха создавали новые отделения М&М и компания

вышла за границы Германии на мировой рынок транспортных услуг. На

сегодняшний день холдинг М&М объединяет более 200 представительств в 36

странах мира и динамично развивается.

Компания М&М оказывает экспедиторские услуги по перевозкам грузов без

ограничения по весу любыми видами транспорта и в любую точку мира. Здесь

функционируют отделы: авиа транспортировок, автомобильных, морских и

железнодорожных транспортировок. Свой опыт работы в данной компании я

получила, работая в отделе авиа транспортировок. Руководителем данного

отдела является Сорокина О.В. Отдел осуществляет отправку сборных грузов,

полный фрахт самолета, перевозки импортных и экспортных грузов без

ограничения по весу - от 0,5 кг и до …. Возможна доставка грузов в течение

5-6 дней (простая доставка) и 1-2 дня (экспресс доставка). Данный вид

перевозок возможен практически по всем направлениям. Это самый дорогой

способ транспортировки груза, но также и самый надежный и скоростной. Этот

отдел приносит наибольшую прибыль компании.

На менеджера данного отдела ложится задача организации сложной работы

по осуществлению перевозки, а также прослеживания грузов в пути до момента

его получения заказчиком. Работа должна быть проделана качественно и в

кратчайшие сроки для поддержания конкурентоспособности и имиджа компании

как профессионалов в данной области. То, что компания является мировым

холдингом во многом упрощает задачу менеджеров. Груз будет получен в другой

стране надежными партнерами, да и работа будет проделана более качественно

и оперативно, что имеет большое значение в конкурентной борьбе.

Работа менеджера авиа отдела заключается в запросе тарифов на

перевозку у авиа компаний, ведении переговоров с заказчиком и с партнерами

в стране в которую необходимо отправить груз, заключении и обсуждении

договоров, страхование грузов и т.д. В связи с этим, необходимо постоянно

держать связь. Перед менеджером становится сложная задача выбора канала для

передачи информации. Работа зависит от ведения переписки, которая должна

проходить в кратчайшие сроки. Для этого компания избрала электронный канал

коммуникации. Переписка ведется на английском языке. Сеть Интернет

позволяет быстро и качественно передавать практически любую информацию

адресату. Образец деловой переписки можно увидеть в приложении В.

По электронной почте происходит запрос тарифов и стоимости сборов

аэропорта у авиакомпаний, а также стоимость таможенного оформления.

Использование электронного канала здесь необходимо, так как нужно сделать

распечатку тарифов и занести ее в файл, который открывается на каждую

перевозку отдельно. Можно копировать, распечатывать, пересылать информацию

также по почте другому адресату или по локальным сетям выше стоящему

руководству, коллегам и в бухгалтерию. Пользоваться этим каналом связи

очень удобно и быстро.

Если необходимо произвести импорт груза, допустим из Парижа в Алматы,

то необходима связь с офисом компании М&М Франция. Идет деловая переписка с

менеджером в Париже, который в свою очередь должен сделать запрос тарифа у

авиакомпаний и переслать его менеджеру в Алматы. Все это делается по

электронной почте.

Затем компания ведет переговоры с заказчиком, обговаривается

стоимость авиафрахта, особенности доставки груза, условия договора и

страхования груза. Переговоры, по - возможности, ведутся в устной и

письменной форме, по телефону, а также, если заказчик находится в другой

стране по электронной почте и с помощью факса, через факс- бюро (смотрите

приложение Г). При заключении договора с заказчиком из другой страны или

другого города необходимо пересылать образец договора заказчику. Затем,

если стороны согласны с условиями договора его заверяют подписями и

отправляют компании посредством факсимильной связи. Такой договор считается

действительным, если иное не предусмотрено этим договором.

При последующей работе осуществляется оформление необходимых

документов и отправка груза. Затем должно происходить прослеживание груза в

пути. Все сведения о движении груза поступают на электронный почтовый адрес

менеджера компании М&М, затем распечатываются на принтере и подшиваются в

файл. После того как груз был доставлен в пункт назначения, проводится

таможенное оформление, выставление счета- фактуры, составление и подписание

акта выполненных работ, здесь используется документальный канал

коммуникации.

Бухгалтерский учет использует документальный и электронный (1С

бухгалтерия) каналы коммуникаций, где происходит движение финансовой

информации. Рассмотрим движение по документальному каналу кассовых

документов. В приложении Д можно увидеть схему учета кассовых операций.

Приход наличных денег в кассу осуществляется по приходным кассовым

ордерам (ПКО). Это документ, подтверждающий факт поступления денег в кассу.

ПКО заполняется в одном экземпляре, так как состоит из двух частей. Лицу,

внесшему деньги в кассу, выдается квитанция о приеме денег (отрывная часть

ПКО). Ордер остается у кассира.

Выдачу денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (РКО),

это документ, подтверждающий факт выдачи наличных денег из кассы. Кассир

требует предоставления удостоверения личности и доверенности у лица

которому выдается сумма. Все данные о нем отражаются в РКО. Получатель

ставит на документе свою подпись и указывает прописью полученную сумму

денег.

Выписанные ПКО и РКО регистрируются в «Журнале регистрации приходных

и расходных кассовых документов», который открывается отдельно для ПКО и

РКО. В нем указывают дату, №, целевое назначение и сумму.

По мере совершения хозяйственных операций кассир на основании ПКО и

РКО производит записи в кассовую книгу. Каждый лист этой книги состоит из

двух частей и заполняется под копирку. Первый экземпляр остается в кассовой

книге, а второй - отрывной с приложенными ПКО и РКО является отчетом

кассира. Кассовая книга является связующим документом между кассиром и

бухгалтером.

Данные из кассовой книги в бухгалтерии переносятся в «Журнал

ведомость № 1» и «Журнал ордер № 1». По истечению месяца ведется подсчет

оборотов, выводится новый остаток месяца. Итоговые данные из них поступают

в главную книгу и финансовую отчетность, а затем в конце года составляется

баланс. Который является документом, несущем в себе информацию об имуществе

компании, обязательствах и капитале на определенную дату. Бухгалтерский и

налоговый учет взаимодействуют с помощью документального и электронного

канала коммуникации (ЭФНО, ИСИД, НДС и тд.).

Вывод. Одни процессы обмена информацией специально организуются, а

другие возникают стихийно. Общение становится оптимальным, если оно

строится на стремлении к взаимопониманию и эффективному обмену информацией.

Эффективность организационных систем коммуникации зависит от структуры

системы обмена информацией. Многие недостатки, связанные с инициированием,

передачей и получением информации, могут быть существенно ослаблены при

правильной организации работы менеджеров и коммуникативной системы [7.-

C.119-120].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе мною было рассмотрено то, как влияют на

деятельность организации различные коммуникационные каналы и средства. Были

изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационных

каналов, описаны существующие виды средств коммуникации и их использование

на предприятии, а также на примере компании ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан

АГ» было показано практическое их использование.

В данной компании тщательно разработана система процесса

коммуникаций и это во многом зависит от руководства. В ОАО «Милитцер и Мюнх

Казахстан АГ» коммуникациям отводится достаточно почетное место. Вся работа

по экспедированию грузов строится на системе коммуникации, и руководство

компании очень тщательно подходит к вопросу выбора средств коммуникаций для

эффективного обмена информацией. Структура коммуникаций в компании отлично

налажена, так как от этого зависят отношения с партнерами и заказчиками, а

также сохранение конкурентной позиции на рынке.

В попытке анализа деятельности компании и эффективности в

использовании каналов коммуникаций я хотела бы предложить следующее пути

совершенствования:

1) Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным

каналом. Необходимо как можно чаще использовать большее число каналов в

сочетании для передачи сообщений. Процесс усложняется, поскольку

отправителю приходится устанавливать последовательность их использования и

определять временные интервалы в последовательности передачи информации.

Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование

средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем,

скажем, только обмен письменной информацией. Обсуждая результат этого

исследования, профессор Терренс Митчелл указывает: «Главный вывод этой

работы в том, что устное плюс письменное сообщение, скорее всего, делают

этот обмен информацией более эффективным в большей части случаев».

Ориентация на оба канала, заставляет тщательно готовится и письменно

регистрировать параметры ситуации.

2) Какой бы налаженной не была система обмена информацией и какими

бы надежными не были каналы коммуникаций, в зависимости от различных

обстоятельств, могут возникать препятствия продвижения информации по

каналу. Эти препятствия нарушают работу коммуникативной системы. Поэтому в

такой системе должен предусматриваться механизм систематической диагностики

состояния системы. Он, в частности, должен предусматривать возможность

определения места возникновения барьеров на ранней стадии. Это позволит

минимизировать потери от нарушений в ее работе.

3) Возникновение функциональных нарушений коммуникативной системы

могут происходить из- за уменьшения пропускной способности каналов

коммуникаций, задержки в прохождении информации. Наиболее опасно полное

«закупоривание» даже одного канала коммуникаций, когда прохождение

информации по этому каналу в обоих направлениях прекращается.

В этих случаях необходимо производить шунтирование нарушенного

канала коммуникации, «прокладывая» канал, параллельный к нарушенному

участку. При этом вовсе не обязательно нарушенный канал заменять

идентичным. Допустим, агент фирмы выехал в труднодоступный и слабо

обеспеченный средствами коммуникаций регион для уточнения ряда деталей и

при положительном условии подписания договора. Мобильный телефон,

являющийся на данный момент единственным средством его связи с

руководителем фирмы (канал коммуникации), вышел из строя, т.е. произошло

закупоривание канала. В качестве временного шунта к основному каналу агент

использовал телеграмму, а чуть позже ему удалось найти доступ к электронной

почте, т.е. установить более эффективный шунт. Коммуникационный шунт, в

отличие от параллельного канала коммуникации, используется временно на

период выхода из строя основного канала коммуникации [7.-C.165-166].

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1 Березин В.М. Массовая коммуникация: сущность, каналы, действия

(Практическая журналистика).- М.: «РИП- холдинг», 2003.

2 Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. Пособие. – М.: «ИНФРА-М», 2001.

3 Салмыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления.- Ростов на Дону:

Издательство «Феникс», 1997.

4 Салагаев В. Культура делового общения. Деловая риторика. Деловые

документы: Учеб. Пособие.-Алматы: Раритет; Республиканский издательский

кабинет Казахской академии образования им. И. Алтынсарина, 2000.

5 Сокира Т.С. Коммуникации в организации: Учеб. Пособие.- Алматы: КазНТУ,

2001.

6 Сокира Т.С. Коммуникации в организации. Методические рекомендации по

выполнению курсовой работы для студентов всех специальностей инженерно-

экономического института.- Алматы: КазНТУ, 2002.

7 Шарков Ф.И. Теория коммуникаций (базовый курс). Учебник.- М.: «РИП-

холдинг», 2004.

8 Интернет Дайджест. Компьютер как средство общения людей.// Есо Study.-

№28 (40).- 07.01.2004.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

[pic]

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

[pic]

ПРИЛОЖЕНИЕ В

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

-----------------------

СРЕДСТВА

Вербальные

Невербальные

Язык

Речь

Физиогномическая маска

Одежда

Манеры

Обмен вещами или предметами

Такесика

Тактильно- мышечная чувствительность прикосновения

Главное средство общения у людей

Проксемика -

лишенных

слуха

зрения

Дистанция между общающимися

Коммуникативное значение дистанции

4 вида

интимная

личная

Социальная -

Публичная -

(Между близкими и знакомыми)

При официальных контактах

Между чужими

Рисунок 1.А- Средства общения.

ВИДЫ ОБЩЕНИЯ

По контингенту участников

По длительности

Межличностное

Личность- личность

Цели: личные и групповые

Лично- групповое

Время оказывает влияние на характер общения

Кратковременное

Длительное

Значение – решение задачи

- познание др. лица

Личность- группа

Руководитель- группа и даже личность- личность как носитель группового

мнения

Межгрупповое

Группа- группа в споре

Цели групп – совпадают

- не совпадают

«Мирное» общение – конфронтация

- противоборство

По степени контакта (между общающимися)

взаимопонимание

Пресыщение конфликт

Время катализатор

Содержания общения

Способов общения

По степени завершенности

Непосредственное «лицом к лицу»

Опосредованное

(промежуточные звенья)

Законченное

Незаконченное, прерванное

Исчерпанность содержания темы или совместного действия всеми участниками

Значение

Полный контакт

Используются все имеющиеся средства

Большое количество каналов обратной связи

Др. лицо

механизм

вещи

причины

объективные

Субъективные

Разъединенность в пространстве

запрет

Исчезновение средств общения

- Взаимное или одностороннее нежелание общения

- Понимание необходимости прекращения общения

Приходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Кассовая книга

Журнал ведомость № 1

Журнал ордер

№ 1

Главная книга

Финансовая отчетность (баланс)

кассир

бухгалтер

Страницы: 1, 2, 3