Курсовая работа: Система документационного обеспечения управления
– заведующий экспедицией;
– заведующий центром
подготовки документов;
– заведующий
копировально-множительным бюро;
– заведующий машинописным
бюро.
В их функции входит
планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация
деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за
выполнением работ.
В категорию специалистов
вошли:
– документовед;
– помощник руководителя;
– инспектор по контролю
за исполнением поручений;
– редактор;
– археограф;
– инспектор;
– секретарь коллегии;
– корректор.
Функции специалистов
заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций
по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы
делопроизводства, подготовке проектов документов.
К категории технических исполнителей
отнесены:
– экспедитор;
– делопроизводитель;
– стенографистка;
– технический секретарь;
– курьер;
– оператор
организационной техники;
– архивариус;
– секретарь-машинистка;
– секретарь-стенографистка;
– секретарь руководителя.
Задача технических
исполнителей — передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.
Добавить к должности
наименование «старший» можно при условии, если работник наряду с выполнением
обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство
подчинёнными ему исполнителями.
Указание в наименовании
должности «ведущий» устанавливается в том случае, когда на работника
возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из
направлений деятельности организации или обязанности по координации и
методическому руководству группами исполнителей.
Распределение
обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании
внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа. Соответствие
фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям
должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.
Для эффективной
организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления
большое значение также имеет определение оптимальной численности
делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма
выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня
автоматизации и механизации работы с документами).[15]
Для определения
численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и
организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе
расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые
укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления.
М., 1995.
2. Нормативы времени на
работы по совершенствованию документационного обеспечения управления
министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.
3. Нормы времени на
работы по автоматизированной архивной технологии и документационному
обеспечению органов управления. М., 1993.
4. Нормы времени на
работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных
органов исполнительной власти. М., 2002.
Как правило, определение
численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа
проводится отделами труда и заработной платы или экономическими
подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники
службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические
указания по применению этих документов на практике.[16]
Глава 2. Нормативная
база делопроизводства
Деятельность любой
организации сопровождается созданием документов; оформление деловой
документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту
интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.[17]
Нормативная база
делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных
правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и
использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:
• Законодательные акты
Российской Федерации в сфере информации и документации;
• Указы и распоряжения
Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на
федеральном уровне;
• Правовые акты
федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб,
агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• Правовые акты органов
представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их
территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• Правовые акты
нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций
и предприятий;
• Государственные
стандарты на документацию;
• Унифицированные системы
документации;
• Общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему
документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и
службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• Нормативные документы
по организации управленческого труда и охране труда;
• Нормативные документы
по организации архивного хранения документов.[18]
Нормативную базу
делопроизводства условно можно разделить на две части: информационный
документационный обеспечение управление
1. нормативная база,
обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;
2. нормативная база,
обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.
Первая часть нормативной
базы условно делится на несколько групп.
Первая группа -
федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени
затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой
деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать
Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой
кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального
закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий
правовой режим документирования информации. По Закону, документирование
информации является обязательным условием включения ее в информационные
ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы
государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно
Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти,
ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов,
безопасность Российской Федерации.
Вторая группа нормативных
актов — ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие
межведомственный характер. К ним относятся: Государственная система
документационного обеспечения управления (М., 1991); Типовая инструкция по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001);
государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и
социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России
(указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ
от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке
подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также
ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.
Третья группа нормативных
актов — это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству
администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.
Общая тенденция усиления
правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения
вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по
данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима
разработка федерального закона "О документационном обеспечении
управленческой деятельности".
Предложения о разработке
закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности"
вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном
обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные
параллельные "бумажные" и "электронные" системы
документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных,
технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует
действенная система контроля движения и исполнения документов.
В настоящее время ВНИИДАД
совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном
обеспечении управленческой деятельности".[19]
Перечень Федеральных законов,
Приказов, государственных стандартов, нормативных и методических документов,
используемых для совершенствования документационного обеспечения управления обозначен
в Приложении 3.
Система
документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных
части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами,
систематизация документов в течение календарного года и организация их
архивного хранения. При решении каждой из названных проблем
специалисты-практики должны руководствоваться действующими
нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными
Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой
России.
В
соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой
Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по
делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ21, устанавливающая единый порядок
организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с
целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и
распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и
совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных
подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной
исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи
их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных
архивов.
Правила
содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации
оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов,
т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.[20]
Важная
задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и
должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой
службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов.
Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют
комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает
организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает
руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает
руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения,
в состав которого входит отдел делопроизводства.
Положение о подразделении
– документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в
структуре учреждения.
Государственная система
документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе
ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех
изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в
современном законодательстве.
Текст положения о службе
ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы
ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и
ответственность службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы
ДОУ с другими структурными подразделениями.
Организационный этап
создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует
иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной
должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но
работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого
комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную
инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных
обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная
инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция
специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция
специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.[21]
Инструкция
состоит из следующих разделов:
–
общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения
должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому
непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми
обязан руководствоваться работник в своей деятельности);
– функции
работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за
сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение
возложенных функций);
–
обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой
документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие
обязательное использование определенных форм и методов работы требующие
соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок
исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в
коллективе);
–
права работника (определяются права работника по реализации порученных ему
функций);
–взаимоотношения
(указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и
которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех
или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.)
–
оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником
своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество
работы и своевременность ее выполнения)
Должностную
инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель
или заместитель, курирующий отдел делопроизводства. [22]
Законодательные
акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны
учитываться специалистами организаций и предприятий всех
организационно-правовых форм.
Заключение
Во многих организациях
служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав
административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или
бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне
самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным
обеспечением или бухгалтерским учетом.
Поскольку служба ДОУ
фактически управляет документацией и документационными потоками всей
организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с
небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.)[23].
При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации
или его заместителю.
В пункте 5.1 пятого
раздела Государственной системы документационного обеспечения управления,
одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее
положение: «Документационное обеспечение управления в организации
осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного
структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю
организации».
Такое место службы ДОУ в
структуре организации можно объяснить следующими причинами:
1.
Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно
подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции.
А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с
документами.
2.
Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с
руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов,
контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения
документов и докладывать о них руководству организации, вести
информационно-справочную работу по документам и т.д. [24]
Список литературы и
источников
1. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во
Интел-Синтез, 2001. – 192 с.
2. Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Л. Лысенко,
Е.П. Воронцова.- Изд-во Питер, 208. – 224 с.
3. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от
традиционного к электронному, Изд-во МЭИ, 2004. – 172 с.
4. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и
определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. –
2006. - №7 // delo-press.ru.
5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Изд-во
Инфра-М, 2008. – 312 с.
6. Удовик А. В. Организация работы службы документационного
обеспечения управления //cde.osu.ru
7. Янковая В.Ф. Организация службы документационного
обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru
8. delpro.narod.ru
9. doc-style.ru
10. sekretar-info.ru
[1] Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения
управления //cde.osu.ru
[2] Андреева В.И.
Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – с. 8.
[3]
www.doc-style.ru
[4]
Удовик А. В. Организация работы службы документационного
обеспечения управления //cde.osu.ru
[5]
Янковая В.Ф. Организация службы
документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 //
www.profiz.ru
[6]
Удовик А. В. Организация работы службы документационного
обеспечения управления //cde.osu.ru
[7] Кирсанова М.В. Современное делопроизводство-
М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,
2001. – с. 6.
[8]
Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и
определение Численности / Делопроизводство
и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru – с. 50.
[9]
Удовик А. В. Организация работы службы документационного
обеспечения управления //cde.osu.ru
[10]
Удовик А. В. Организация работы службы документационного
обеспечения управления //cde.osu.ru
[11]
Удовик А. В. Организация работы службы документационного
обеспечения управления //cde.osu.ru
[12] Там же
[13] Каменева
Е.М. Служба ДОУ: наименование,
структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 //
delo-press.ru – с. 52.
[14]
Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и
определение Численности / Делопроизводство
и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru – с. 53.
[15]
Удовик А. В. Организация работы службы документационного
обеспечения управления //cde.osu.ru
[16] Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения /
Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru
[17] Березина Н.М.
Современное делопроизводство/ Л. Лысенко, Е.П. Воронцова – с. 14.
[18]
www.sekretar-info.ru
[19]
www.gdm.ru
[20] Андреева В.И.
Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – с. 11.
[21] Янковая В.Ф.
Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. -
№1 // www.profiz.ru
[22]
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство-
М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,
2001. – с. 9.
[23]
Янковая В.Ф. Организация службы
документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 //
www.profiz.ru
[24]
Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение
Численности / Делопроизводство
и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru – с. 49.
|