Отчет по практике: Методология документационного обеспечения управления

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации; порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Но такие схемы в рассматриваемом примере отсутствуют из-за небольшой численности самой организации.

Маршрут движения входящего документа

Маршрут внутреннего документа

Маршрут исходящего документа

Основной процент корреспонденции приходит в организации через факсимильную связь, на втором месте находится электронная почта.

Порядок первичной обработки поступающих документов централизованный, осуществляется секретарем. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа. Объем документов, который проходит через организацию за месяц достаточно большой. Это и приказы, служебные записки вышестоящего руководства, а также входящие письма других организаций. Исходящая документация в виде отчетов по проделанной работе, письма, служебные записки

3.2 Построение информационно-поисковой системы

Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационной форме. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

Регистрация преследует три цели:

1) учет документов;

2) контроль за их исполнением;

3) справочная работа по документам.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, специального учета и использования в справочных целях. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии и т.д.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс или номер.

В данной организации существует централизованная система работы с документами. Здесь существует деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые, причем это деление не закреплено какой-либо инструкцией. Например, не регистрируются различные акты обследования, т.к. в данной организации их регистрация считается не обязательной. При регистрации секретарем ставится в правом нижнем углу штамп входящего, исходящего документа, проставляется дата, присваивается номер документа. Номер документа, его дата и краткое содержание записывается в специальный журнал входящих, исходящих документов. Сами журналы находятся на "общем доступе" на условии "только для чтения", в то время как секретарь (или иное лицо, ответственное за ведение того или иного раздела электронного массива информации) имеет права на редактирование и/или удаление. Внутренние документы не регистрируются. Регистрационно-контрольные карточки отсутствуют. Все документы, поступающие в течение года, подшиваются в папки и хранятся у секретаря в течение года. В дальнейшем эти папки (дела) с документами передаются на хранение в архив организации.

Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения), документы коллегиальных органов (протоколы), информационно-справочные (акты), бухгалтерские документы получают в качестве индекса порядковый номер с начала года в пределах регистрируемого массива. Номера на эти документы ставят в момент их регистрации, после подписания документа. Другие наиболее важные внутренние документы регистрируются на общих основаниях.

3.3 Классификация и систематизация документов, формирование дел

Номенклатура дел в организации представляет собой следующую форму:

В данной номенклатуре не указано структурное подразделение, название организации, сроки хранения и номера статей по перечню. Данная номенклатура представляет собой как бы выписку из оригинала номенклатуры, находящейся в главной канцелярии ОАО "Нижегородболгаза".

Основные требования к формированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. В конкретном случае секретарем данной организации.

1.1.2. Секретарь придерживается следующего порядка формирования дел :

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы;

- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см. Иногда в дело секретарь подшивает и до 300 страниц документов, но не более.

- запрещается включать в дела черновые, рукописные,незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,подлежащие возврату.

Документы располагаются в хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Основные требования к оформлению дел

2.1.1. Оформление дел секретарем организации, а конкретно данного структурного подразделениями ОАО "Нижегородоблгаза", в обязанности которой входит заведение и формирование дел согдасно Инструкции по документационному обеспечению управления.

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,временного хранения (свыше 10-ти лет).

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет документов в дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление внутренней описи документов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2.Подшивка (переплет) документов в деле

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.3.Нумерация листов в деле

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографиии т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.).

2.4.Составление внутренней описи

2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:

- порядковый номер документов в деле;

- заголовок (краткое содержание) документов;

- дата документов;

- индекс (регистрационный номер) документов;

- номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

2.4.4. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5.Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листеформата А4 по установленной форме (приложение 2).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии)

2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенно стинумерации документов дела:

- наличие литерных листов и пропущенных номеров;

- номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов ит.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6.Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения

На обложке дела указываются:

- наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

- наименование отдела;

- номер дела (тома) по номенклатуре дела;

- заголовок дела;

- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

- для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

- для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела

2.6.8. Реквизит "Срок хранения дела" оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

3.4 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

1)  в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировани дел и подготовке их к передаче в архив;

2)  в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Оформление дела - это комплекс работ по его учету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 "Обложки дел длительного пользования". Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела сдаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Так как документы хранятся в организации и не предаются в архив, экспертиза ценности документов не проводится. Все документы формируются в дела и подшиваются согласно описи.

4. ОПТИМИЗАЦИЯ ДОУ

Говоря об оптимизации бизнес-процессов организации, невозможно опустить тему оптимизации документооборота: документооборот является "кровеносной системой" организации, поскольку любая деятельность отражается в документах. Зачастую, одна только оптимизация документооборота позволяет на порядок улучшить качество бизнес-процессов. Более того: научившись улучшать процессы документооборота, этот опыт можно легко применить для улучшения прочих бизнес-процессов организации.

Жизнь не стоит на месте – компаниям и организациям нужно постоянно развиваться. Даже идеально выстроенный бизнес-процесс со временем нуждается в реорганизации: растет количество сотрудников, изменяются внутренние обстоятельства и внешняя среда, растет количество нерегулируемых взаимоотношений и неуправляемых факторов, возникают конфликты, снижается прибыль. Поэтому становится очевидной необходимость перехода на новый уровень организации работы службы. В организациях проводят анализ деятельности, изучение передового опыта, разрабатываются новые регламенты, переоснащаются рабочие места и внедряются новые технологии. Начинается новый цикл всей организации. Со временем, этот цикл повторяется снова и снова. Переход с одной ступени развития на новую с целью повышения эффективности – это и есть оптимизация. Происходит своего рода эволюция, и в этом процессе немаловажную роль играет именно оптимизация документооборота.

Оптимизация документооборота позволяет:

1)  снизить текущие затраты;

2)  повысить качество обслуживания;

3)  снизить операционные расходы;

4)  достичь целевых показателей;

5)  повысить управляемость отдельных бизнес-процессов;

6)  повысить управляемость компании;

Это дает возможность:

1)  снизить себестоимость продукции и услуг;

2)  ускорить принятие решений;

3)  повысить привлекательность продуктов компании и самой компании для клиентов.

Всё это, в итоге, повышает конкурентоспособность и стабильность компании.

В каких же случаях следует начинать оптимизацию документооборота? В идеале – заранее. Но чаще всего - когда уже начались проблемы: возросли цены на ресурсы (площади, зарплата, энергия, услуги); начали теряться документы; хранение документов требует всё больше площадей, а обработка документов – всё больше времени и людей; долгое рассмотрение заявок или обработка дел вызывает недовольство потребителей и клиенты уходят к конкурентам и т.д.

Причиной принятия решения об оптимизации документооборота могут, например, послужить:

1)  претензии клиентов;

2)  жалобы исполнителей;

3)  возросшие расходы на документооборот;

4)  недовольство руководства.

Оптимизация документооборота, выполненная вовремя и выполненная профессионалами, позволяет исполнителям более эффективно выполнять работу, а организации – экономить важнейшие ресурсы, повышать конкурентоспособность и продолжать расти и развиваться.

В ходе практики студент обнаружил существенные ошибки в ведении делопроизводства данной службы.

Были выявлены следующие недостатки:

1.  Неправильное применение и оформление реквизитов в документе, которое нарушает правила ГОСТ Р6.2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.

2.  Номенклатура дел заполнена не полностью.

3.  Отсутствует экспертиза ценности документов, документы не сдаются в архив.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе практики были рассмотрены различные вопросы по методологии документационного обеспечения управления на примере конкретной организации.

Нормативно-правовая база по ведению делопроизводства представлена на примере законодательных актов РФ по делопроизводству, Трудового кодекса РФ, Инструкции по делопроизводству в Семеновском районном газовом участке, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ. Но работа по делопроизводству не всегда ведется в соответствии с данными документами.

Служба делопроизводства представлена в лице секретаря, которая выполняет свои обязанности в соответствии со своей должностной инструкцией.

Документы, поступающие в организацию, сначала попадают к секретарю, а потом уже к руководителю, который ставит на нем свою резолюцию. Документы проходят регистрацию. При этом контрольно-регистрационные карточки не ведутся. Копию документа секретарь передает исполнителю, а уже сам исполнитель отчитывается о ходе выполнения поручения. При такой схеме контрольные сроки исполнения документа могут нарушаться.

Документ, после того как работы по нему выполнены, подшивается в папку. В конце года все документы оформляются в дела. В каждое дело подшивается соответствующая опись.

Специфика работы организации предполагает создание актов обследований газовых сетей, который имеет конкретную форму создания.

Чтобы оптимизировать работу данной службы необходимо создать шаблоны написания приказов, служебных записок и других документов в соответствии со стандартами и ГОСТами.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Опубликованные источники

А) Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст (по состоянию на 1 сентября 2010 г

Б) Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.

2. Основная литература

А) ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: Госстандарт России, 2003.

Б) Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод рекомендации по внедрению ГОСТ Р6.30-2003. /Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др. ; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Соколов.- М., 2003. - 90 с.

В) Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций (+ CD-ROM) /Т. А. Быкова, Л. В. Санкина. – М: Издательство: Инфра-М, 2010.- 288 с.

Г) Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления: Учебник /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова – М.: МЦФЭР, 2007. – 432 с

Д) Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие /М.Ю. Рогожин. –М.: Проспект, 2010. - 383 с.