Основные понятия информатики

Для удаления нескольких подряд идущих листов необходимо щелкнуть мышью на

ярлычке первого из них, нажать клавишу [Shift], щелкнуть на ярлычке

последнего, выделив группу листов и воспользоваться контекстным меню.

Для выделения листов, идущих не подряд, нажать [Ctrl], щелкнуть на

нужных ярлычках, затем воспользоваться контекстным меню.

Переименование листов. Во вновь открываемых книгах листы имеют имена

Лист1, Лист2 и т.д. Обычно им дают имена, отражающие их содержание. Это имя

затем выводится при печати как название таблицы. Для переименования листов

выбираем команду контекстного меню Переименовать или команду главного меню

Формат/Лист/Переименовать.

Для вставки нового листа служит команда главного меню Вставка/Рабочий

лист.

Перемещение листов производится командой меню Правка/Переместить

(копировать). В диалоговом окне команды в поле В книгу указывается имя

книги, куда перемещается лист. В поле Перед листом задается перед каким

листом вставляется новый лист. Копирование выполняется аналогично, но

включается флажок Создавать копию Перемещаемый (копируемый) лист

выделяется. Можно также для выполнения операции воспользоваться контекстным

меню.

5. Операции со строками, столбцами, блоками

Выделение:

столбца – щелкнуть мышью на букве с именем столбца;

нескольких столбцов – щелкнуть мышью на букве первого столбца и потянуть;

строки – щелкнуть мышью на имени строки;

нескольких строк – щелкнуть мышью на имени первой строки и потянуть;

блока – щелкнуть мышью на первой ячейке блока и потянуть до последней;

нескольких несмежных блоков – выделить первую ячейку, нажать клавишу

[Ctrl], выделить следующие.

Отмена выделения – щелкнуть мышью по любому невыделенному участку.

Перемещение блока: Выделить перемещаемый блок; поместить указатель мыши

на рамку выделения блока (указатель примет вид белой стрелки); потянуть

мышь и перетащить блок на новое место.

Копирование блока выполняется аналогично перемещению, но нажимается

клавиша [Ctrl].

Заполнение. Операция означает, что содержимое блока (строки, столбца,

ячейки) повторяется несколько раз. Операция выполняется аналогично

перемещению, но курсор мыши наводится на нижний правый угол блока и имеет

форму черного плюса.

Удаление (очистка) содержимого блока. Для удаления блок выделяется и

нажимается клавиша [Delete] или можно воспользоваться командой Удалить

контекстного меню. Для очистки содержимого блока его следует выделить и

вызвать команду Очистить контекстного меню.

Автозаполнение. Команда позволяет быстро вводить типовые

последовательности (дни недели, месяцы, годы, арифметические или

геометрические последовательности с любым шагом). Например, требуется

заполнить ячейки G10 – M10 названиями месяцев. Для этого записываем в

ячейку G10 название январь, в ячейку H10 пишем февраль; выделяем ячейки

G10:H10, указываем на черный квадрат правом нижнем углу блока (указатель

должен выглядеть как черный плюс); щелкаем мышкой и, не отпуская левой

кнопки, растягиваем рамку до ячейки М10. Для указания шага арифметической

или геометрической прогрессии можно воспользоваться командами меню Для

этого вводим в первую ячейку блока начальное значение, выбираем команду

меню Правка /Заполнение/Прогрессия, Задаем значение Шаг и Предельное

значение.

6. Операции с ячейками

Адресация ячеек. Обозначение ячейки, составленное из номера строки и

столбца, на пересечении которых она расположена, называется относительным

адресом ячейки. Например, A5, D15. При операциях копирования, удаления,

вставки этот адрес изменяется автоматически. Если в адресе ставится знак $,

адрес называется абсолютным. Этот адрес не из меняется при использовании в

операциях. Например,

$A$10 – не изменяется номер строки и номер столбца;

$A10 – не изменяется номер строки;

A$10 – не изменяется номер столбца.

Ячейки с абсолютными адресами используются для хранения констант,

коэффициентов, которые являются исходными данными; в ячейках с

относительными адресами хранятся переменные.

Выделение ячейки выполняется щелчком мыши на ее содержимом.

Удаление и очистка ячеек. Для удаления ячейки следует ее выделить,

выбрать команду Правка/Удалить. Затем нужно указать, каким способом следует

сомкнуть оставшиеся ячейки (со сдвигом влево или вправо). Кроме удаления

ячейки целиком со всем содержимом предусмотрена операция полной или

частичной очистки выделенной ячейки. Для этого выбираем команду

Правка/Очистить. Появится подменю:

Все – в ячейке удаляется содержимое, форматы, примечания;

Форматы – удаляются только форматы ячейки;

Содержимое– удаляются данные, занесенные в ячейку;

Примечания– удаляются только примечания, связанные с ячейкой.

Для того, чтобы удалить из выделенной ячейки все, проще всего нажать

клавишу [Delete].

Расположение содержимого ячейки в несколько строк. Длинный текст можно

расположить в несколько строк. Для этого установите ширину столбца так,

чтобы она удовлетворяла вас с точки зрения обозримости таблицы. Выберите

команду меню Формат/Ячейки. В диалоговом окне Формат ячеек раскройте

вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по словам.

Копирование. Выделите ячейку. В меню выберите пункт Правка /Копировать.

Установите курсор в ту ячейку, куда будете копировать содержимое и выберите

команду Правка/Вставить. Можно воспользоваться аналогичными командами

контекстного меню.

Заполнение ячеек. Сделайте заполняемую ячейку текущей и вводите данные с

клавиатуры обычным образом. Нажмите клавишу [Enter]. Будет активизирована

следующая ячейка. Можно указать, какая ячейка будет активной далее. Для

этого раскройте вкладку Правка команды Сервис/Параметры. Установите

индикатор Переход к другой ячейке после ввода и в поле списка В направлении

выберите ячейку, которая будет активизирована : справа, слева, сверху или

снизу от исходной.

Изменение содержимого ячеек. Существует три способа редактирования

содержимого ячеек.

Первый способ предполагает использование режима редактирования в ячейке.

Для этого нажмите клавишу [F2], установите курсор в нужную позиция ячейки,

введите новое содержимое, нажмите клавишу [Enter].

Второй способ. Установите курсор мыши в ячейке, после чего в строке формул

появится ее содержимое. Щелкните в строке формул и вводите данные.

Третий способ предполагает внесение изменений непосредственно в ячейку, но

переход в режим редактирования производится двойным щелчком правой кнопки

мыши внутри ячейки. На мой взгляд это наиболее удобный способ.

Отменить изменение и восстановить содержимое ячейки можно, нажав клавишу

[Esc].

7. Данные

Существует три типа данных: текст, число, формула.

Если первый символ данных является буквой или символом ' (апострофом),

вводимые данные воспринимаются как текст. Если первый символ – число, то

данные являются числовыми. Формула или адрес ячейки начинаются со знака =.

Особенности задания числовых данных. Числа в ячейках можно задать в

разном формате: например, 100 000 р. – денежный формат; 100% – процентный

формат; 1,24У+2 – научный. Указать формат представления чисел можно

командой Формат/Ячейки/Число. В окне команды следует выбрать нужный формат.

Особенности задания формул. Формула определяет способ обработки данных и

хранится в ячейке. В этой же ячейке хранится и результат вычисления по

формуле. Обычно в строке формул видна формула, а в ячейке – результат. Для

получения формулы в ячейке надо дважды не ней щелкнуть мышкой. В формулах

можно использовать знаки арифметических операций + (сложение), -

(вычитание), * (умножение), / (деление) и ^ (возведение в степень). При

записи формул следует помнить о приоритетах операций и порядке их

выполнения. Сменить порядок выполнения операций можно с помощью круглых

скобок. Их количество в формуле не ограничено. Пример формулы: = D4 + E4 -

E5^2 * (C2 + D4) / C3.

Для редактирования формул нужно использовать клавишу [F2] или двойной

щелчок мыши на ячейке с формулой.

8. Функции.

В MS Exсel имеется около 200 встроенных функций. Их полный список можно

получить командой Вставка/Функция. Этот список разбит по категориям.

Функция имеет следующий вид

= Имя функции (Список аргументов)

В качестве аргументов используются адреса ячеек или имена других

функций.

Для построения формул с использованием функций следует выделить ячейку,

куда будет вставляться формула и вызвать Мастер функций, нажав клавишу fx

на панели инструментов или выбрать команду Вставка/Функция. В списке

Категория выбрать категорию функции (если категория не известна, то для

просмотра полного списка функций следует выбрать пункт Все). В окне Функция

можно выбрать нужное функции. Для перехода к заданию аргументов функции

надо нажать кнопку Далее. Мастер функций различает аргументы обязательные и

необязательные. В качестве аргументов можно использовать константы

(абсолютные адреса ячеек), переменные (относительные адреса ячеек) и имена

других функций.

Существует два способа ввода аргументов: 1) ввод адреса аргумента с

клавиатуры; 2) ввод адреса, выделяя ячейки мышью (этот способ, на мой

взгляд, предпочтительнее). После ввода обязательных аргументов следует

нажать кнопку Готово.

Для функции суммирования закреплена кнопка на Панели инструментов (. Для

ее использования следует:

активизировать ячейку, в которой должна размещаться сумма, щелкнуть на

кнопке ( и нажать клавишу [Enter];

или

выделить область, подлежащую суммирования, нажать кнопку ( и клавишу

Enter].

Если суммируется содержимое несмежных ячеек, то активизируйте ячейку,

куда будет записана сумма, щелкните на кнопке (, затем щелкните на первой

ячейке, которая включается в сумму, нажмите клавишу [Ctrl] и укажите

остальные ячейки. Отпустите клавишу [Ctrl] и нажмите клавишу [Enter].

9. Особенности использования логических функций

Способ вычисления значения в ячейке может зависеть от выполнения какого-

либо условия. Для организации таких вычислений используется условная

функция

ЕСЛИ Ее общий вид:

ЕСЛИ(;;).

включает в себя адреса ячеек, числовые значения,

формулы и знаки операций отношения > (больше), >= (больше или равно), <

(меньше), (не равно). Если выполняется, то значение его равно ИСТИНА, иначе его значение –

ЛОЖЬ. Если имеет значение истина, то выполняется

, иначе – .

Пример 1. Пусть имеем цену (Ц) 1 кг продукта. Количество (Q) продукта

задается в кг или т. Требуется определить стоимость (С) некоторого

количества продукта, которая вычисляется следующим образом

|если Ц руб/кг, Q кг , |то С = Q * Ц |

|если Ц руб/кг, Q т , |то С = Q * Ц * 1000 |

|если Ц руб/кг, Q шт , |то С = 0 |

Сформируем таблицу:

[pic]

В столбце А записан код единицы измерения веса:

если Q измеряется в кг, то А1 = 1;

если Q измеряется в т, то А1 = 2;

если Q измеряется в шт., то А1 = 3;

В столбце B записан вес , а в столбце C – цена продукта. В ячейке D1

записана формула ЕСЛИ(А1=1; B1*C1; ЕСЛИ(А1=2;A1*B1*1000;0)).

Число вложенных функций ЕСЛИ не должно превышать 7.

Для объединения условий применяются функции И и ИЛИ. Их общий вид:

И(;;...)

ИЛИ(;).

Значение функции И истинно, если истинны все логические выражения,

являющиеся ее аргументами. В остальных случаях значение функции И ложно.

Значение функции ИЛИ ложно, если ложны все логические выражения, являющиеся

ее аргументами, в остальных случаях значение функции ИЛИ ложно.

Функции могут содержать до 30 аргументов.

Пример 2. Пусть задана цена (Ц) 1 кг или 1 шт. продукта. Количество (Q)

продукта задается в кг, шт. или т. Требуется определить стоимость (С)

некоторого количества продукта, которая вычисляется следующим образом

|если Ц руб/кг, Q кг , |то С = Q * Ц |

|если Ц руб/кг, Q т , |то С = Q * Ц * 1000 |

|если Ц руб/кг, Q шт , |то С = Q * Ц |

Сформируем таблицу:

[pic]

В столбце А записан код единицы измерения веса:

если Q измеряется в кг, то А1 = 1;

если Q измеряется в т, то А1 = 2;

если Q измеряется в шт., то А1 = 3;

В столбце B записан код единицы измерения цены:

если Ц измеряется в руб/кг, то B1 = 1;

если Ц измеряется в руб/шт, то B1 = 2;

В столбце C записан вес , а в столбце D – цена продукта. В ячейке F1

записана формула ЕСЛИ(И(А1=1;B1=1); C1*D1; ЕСЛИ(И(А1=2;D1=2);

C1*D1*1000;0);

C1*D1; 0))).

10.Графические возможности MS Excel.

Программа поддерживает 14 типов различных двух- и трехмерных диаграмм.

Определим некоторые понятия, связанные с диаграммами и графиками. Диаграмма

– это способ графического представления табличных данных. Программа

реализует несколько типовых способов представления диаграмм: плоское или

объемное, столбчатую, круговую или в виде графика. Серии данных – группа

данных, расположенных внутри одной строки или столбца. На диаграмме серия

может быть отображена набором полом (вертикальных или горизонтальных),

секторов круга, точками графика. Диаграмма включает одну или несколько

серий данных. Набор всех имен серий, представленных на диаграмме,

называется легендой.

Вот некоторые из наиболее употребительных типов диаграмм и графиков:

Тип "С областями". Диаграмма формируется как сумма соответствующих значений

данных нескольких серий. На диаграмме отмечаются области, соответствующие

различным сериям. Это позволяет отобразить не только динамику изменения

значений каждой серии, но также их взаимные пропорции и динамику изменения

общей итоговой суммы. Диаграмма используется для отображения динамических

процессов с целью оценки влияния на общий результат отдельных составляющих.

Например: динамика выпуска продукции с учетом работы отдельных цехов;

годовая диаграмма роста денежных доходов населения с учетом различных групп

населения.

Тип "Линейчатая". В отличие от первого типа диаграмм метки данных

откладываются не по вертикали, а по горизонтали.

Тип "Гистограмма" (Столбчатая диаграмма). Это один из самых популярных

видов диаграмм. Представляет собой совокупность нескольких столбцов, каждый

из которых отображает одно значение (или сумму значений) таблицы данных.

Гистограмма обычно применяется для представления статистических данных.

Тип "График". Это один из самых удобных способов представления данных,

изменяющихся во времени. Если гистограмма часто используется для

представления структуры и взаимных пропорций некоторого статичного набора

данных, то график применяется для описания характера динамически

изменяющихся данных. Интересной модификацией графиков являются биржевые или

минимаксные графики. Они позволяют отобразить динамику суточного изменения

цен на бирже с четом цен открытия, минимальной и максимальной цены и цен

закрытия биржи.

Тип "Круговая диаграмма". Назначение этого графика состоит в отображении

структуры составляющих некоторого набора данных и их взаимные пропорции.

Может быть использована, например, для отображения структуры затрат при

производстве какой-либо продукции.

Тип "Точечная XY". Диаграмма этого типа имеет принципиальное отличие от

всех остальных. Во всех рассматриваемых ранее диаграммах числовые значения

отображаются по одной оси, а метки результата – по другой. Значения

диаграммы типа XY строятся одновременно по двум сериям. При этом значения

одной серии отсчитываются по оси X, а другой серии – по оси Y. Каждая пара

значений образует одну точку диаграммы. Такой подход позволяет использовать

параметрическую зависимость нескольких числовых серий.

Диаграммы имеют модификации, которые мы не рассматриваем.

Для построения диаграмм используется Мастер построения диаграмм, который

с помощью 5 окон позволяет получить информацию для автоматического

построения диаграммы или графика и внедрения его в рабочий лист.

Правила построения диаграмм следующие:

Щелкните кнопкой Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная и

укажите место на листе для размещения диаграммы.

Первый шаг. В окне Шаг 1 из 5 выделите ячейки, содержимое которых будет

представлено в диаграмме. Нажмите кнопку Далее.

Второй шаг. В окне Шаг 2 из 5 выберите тип диаграммы. Нажмите кнопку Далее.

Третий шаг. Содержимое окна Шаг 3 из 5 зависит от типа выбранной диаграммы

на шаге 2. В этом окне выбирается формат представления диаграммы. Нажмите

кнопку Далее.

Четвертый шаг. В окне 4 из 5 следует указать, где находятся данные – в

столбцах или строках и указать интервал, содержащий названия рядов данных

для легенды. Нажмите кнопку Далее.

Пятый шаг. На шаге 5 из 5 указываем, следует ли добавить к тексту легенду с

названиями маркеров данных и ввести названия диаграммы, осей X и Y. Нажмите

кнопку Готово.

На любом шаге построения диаграммы можно вернуться к предыдущему шагу,

нажав кнопку Назад или отменить построение диаграммы.. Для редактирования

диаграммы используется двойной щелчок мыши.

Текстовый и графический редакторы

Текстовый редактор - сервисная программа, позволяющая сделать более

удобной работу с текстовой информацией.

Основные функции текстовых редакторов:

обеспечение ввода текстов в компьютер

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7