Дипломная работа: Документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации

В случае отказа ей в предоставлении прежней работы при возвращении до истечения срока отпуска женщина вправе предъявить в суд иск о восстановлении ее на прежней работе.

При оформлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет отцу ребенка или лицу, фактически осуществляющему уход за ним вместо матери, эти лица представляют справку с места работы (службы) матери ребенка о том, что она не использует указанный отпуск и не получает ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Эти документы вместе со своим заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком отец или другой родственник представляет по месту работы. В аналогичном порядке оформляется и отпуск по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет.

На период отпуска по уходу за ребенком, как и во время остальных отпусков, за работником сохраняется место работы (должность), а время отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии по старости).

Так же предоставляется отпуск работникам, усыновившим ребенка, на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения.

По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), им предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста трех лет.

В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругами указанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению[65].

Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо отпуска работникам, усыновившим ребенка, может предоставляться отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения. Скорее всего, такая процедура предусмотрена в целях сохранения тайны усыновления.

Наличие в законодательстве отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком зачастую играют решающую роль в том, что беременным женщинам очень трудно устроиться на новую работу. Нередко работодатели отказываются принять в штат и просто молодых женщин, боясь, что в скором времени они могут уйти в отпуск по беременности и родам. Так что наличие предусмотренных законодательством отпусков для работников имеет двойственное значение: с одной стороны, отпуска, безусловно, необходимы и любимы работниками, но с другой стороны, факт их существования иногда и отрицательно сказывается на работниках, как, например, в рассмотренном случае.

Итак, законом предусмотрены учебные отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуск работникам, усыновившим ребенка. Эти отпуска предоставляются при каких-то определенных обстоятельствах, но иногда факт необходимости их предоставления сказывается отрицательно для людей при поиске места работы.

II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

2.1 Нормативно-методическое регулирование

К сожалению, в области делопроизводства не существует законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая Государственной архивной службой еще в 1988г. Этот общегосударственный нормативно-методический документ включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит единые для всех организаций правила составления и оформления документов, рациональной организации документооборота, создания информационно – поисковых систем по документам предприятия, организации контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшее хранение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила организации всего цикла работы с документами, начиная от их создания и заканчивая их отправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно–распорядительной документации. Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями, организациями на территории Российской Федерации. Согласно данному стандарту, организационно-распорядительная документация классифицируется на следующие группы:

1)  организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания)

2)   распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)

3)  информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки)

Перечень реквизитов документов, требования к бланкам служебных документов подробно разобраны в данном ГОСТе. Поэтому правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать данному государственному стандарту.

Из оговариваемых в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» реквизитов к основным можно отнести следующие:

1. Наименование организации

2. Наименование вида документа

3. Дата документа

4. Регистрационный номер документа

5. Заголовок к тексту

6. Текст документа

8. Подпись

9. Виза согласования документа

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.[66] Требования к бланкам служебных документов так же оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата бланков – А-4 (210*297 мм) и А-5 (148*210 мм). Бланки документов должны иметь поля не менее 20 мм по левому краю, 10 мм – по правому, 20 мм – по верхнему и 20 мм – по нижнему.

Кроме рассмотренных выше государственного стандарта, существует также принятый в 1998 г. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N28. Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин. Наиболее важными терминами для документального оформления предоставления отпусков являются:

На основании Государственной системы документационного обеспечения управления и государственных стандартов Федеральная архивная служба России и Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела разработали Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[67]. Этот документ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, рассматривая прием и отправку корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовку дел к сдаче в архив, а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организации на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель, и она является обязательной для каждого работника.

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ[68]:

·  график отпусков

·  приказ о предоставлении отпуска

·  записка-рассчет о предоставлении отпуска работнику

Вообще же унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации[69].

При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. Этому вопросу посвящена первая глава.

При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:

·  заявление о предоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (оговорено статьей 122)

·  заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)

·  заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)

·  заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).

Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

·  приказ об отзыве из отпуска

·  приказ о перенесении отпуска

·  извещение о начале отпуска

·  уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.

2.2 График отпусков

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Об этапах его составления и особенностях оформления пойдет речь в данном разделе.

Напомним, что оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа[70]. Можно дать и более подробное определение - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций[71].

Итак, график отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации[72]. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

1) установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;

2) информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.

Так же составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Это значит, что график отпусков на 2010 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2009 года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников[73]. Следовательно, несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии предприятия. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре. Почему так рано? Потому что оформление происходит в четыре стадии[74]:

1) сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;

2) составление графика с учетом законодательства;

3) непосредственное оформление документа;

4) подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации.

Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случае неподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет за собой право самостоятельно без консультаций с работником определить время предоставления отпуска. Но подобные решения нередко оспаривается работниками, особенно если они имеют право на использование отпуска в удобное время.

Поэтому во избежание конфликтов все-таки посоветуем сотрудникам отдела кадров, чтобы пожелания работников организации были выражены в письменной форме, подтверждались их личными подписями и хранились до составления графика отпусков на следующий год.

Сделать это можно следующим образом: разработать самим лист опроса, либо использовать унифицированную форму графика отпусков №Т-7 как черновик, распечатанную для каждого структурного подразделения (график отпусков, как правило, составляется в структурных подразделениях, затем полученные из подразделений сведения объединяются в сводный график отпусков организации)[75].

При составлении документа так же важно помнить:

Первое. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).

Второе. В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).

Третье. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года (например, в связи с использованием в течение рабочего года отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней или отпуска по уходу за ребенком - статья 121 ТК РФ).

Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), также это следует учитывать. Нельзя забывать про исключения, установленные частью 3 статьи 122 ТК РФ.

Как уже отмечалось, для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7[76]. С примером ее заполнения можно ознакомиться в Приложении 3. В графе 6 указывается конкретная календарная дата начала отпуска, а не месяц, когда работник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то в графах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждой части отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 – «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8 и 9 – «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-й графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. Например, «отпуск продлен на 7 кал. дн., листок нетрудоспособности» или «отпуск продлен на 14 кал. дн., приглашение из суда».

После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации (если таковой существует на данном предприятии), которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7. То есть в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.

Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.

Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т–7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками. Из этой ситуации можно выйти следующим образом:

Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Тонкости оформления будут рассмотрены в соответствующем разделе ниже. На втором экземпляре работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров. Пример такого уведомления см. в Приложении 13, пример трафаретного бланка уведомления об отпуске см. в Приложении 14.

Вариант 2. Можно добавить в унифицированную форму Т–7 столбец под названием: «Отметка об ознакомлении с графиком». Но вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Вариант 3. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Отметка об ознакомлении предусмотрена в форме приказа об отпуске. Она содержит фразу «С приказом работник ознакомлен», личную подпись работника и дату ознакомления. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.

В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основания для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15