Дипломная работа: Документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются совместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (часть 2 статьи 286 ТК РФ).

Приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству будет выглядеть как показано в Приложении 10. То есть пункт А - ежегодный основной оплачиваемый отпуск - остается пустым (можно поставить прочерки). В пункте Б делаем запись о виде предоставляемого отпуска «без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 286 ТК РФ как работающему по совместительству», указываем количество календарных дней (8) и сроки (с 01 сентября 2009 г. по 08 сентября 2009 г.). Остальные реквизиты оформляются как обычно, сложностей особых с этим быть не должно. Пример выше.

Срок хранения приказов — 75 лет[94].

Итак, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены две унифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно – распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.5 Уведомление об отпуске

Уведомление - это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.

Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление об отпуске - это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска[95]. В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено статьей 125 ТК РФ. С примером такого уведомления можно ознакомиться в Приложении 12.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению.

Предупреждение об отпуске следует направлять работнику персонально и в письменной форме[96].

Допускается уведомление работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока).

Несвоевременное предупреждение работника о дате начала отпуска дает основание для переноса отпуска на другой срок.

В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.

Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования[97] (образец см. в Приложении 13):

1) документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать (Общество с ограниченной ответственностью «Аркада»);

2) документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания, если документ направляется по почте (Менеджеру отдела продаж Скворцову И.И.);

3) документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (то есть дата регистрации должна быть не позднее двух недель до начала отпуска уведомляемого работника – более чем за 2 недели до 01 июня 2010 г. – 14 мая 2010 г. №17);

4) текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства., а также последствия этих действий для работника (В соответствии с графиком отпусков ООО «Аркада» на 2010 год и руководствуясь статьей 123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 01 июня 2010 года продолжительностью 28 календарных дней);

5) документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем, имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии (Вице-президент по работе с персоналом Н.Н. Петрова).

При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.

На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчества работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.

Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй — предложения или решения.

Существенно важно адресование документа. Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.

Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа (Уведомление получил И.И. Скворцов). Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.

Допускается использование заранее составленной трафаретной формы, в которой необходимо будет дописать только переменные данные. С примером такого заранее заготовленного бланка можно ознакомиться в Приложении 14.

Применение трафаретных форм значительно сокращает время на составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимо помнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность и структурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.

Итак, можно сказать, что основная задача уведомления об отпуске - это извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты, а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов, фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьи законодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только при полном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебном разбирательстве.

2.6 Записка-расчет о предоставлении отпуска

На основании приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.

Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска[98].

Данный документ также унифицирован Госкомстатом, это форма № Т-60[99]. Она является двухсторонней. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона - бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем.

Рассмотрим пример заполнения оборотной стороны формы №Т-60 (см. Приложение 15).

При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработан сотрудником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется.

В графе 3 «Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка» - указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, если в каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия или надбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать уже скорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем не запутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат для того или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующие отметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяц выплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 и применяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы для данной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработана бухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетным документом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные Законом "О бухгалтерском учете"[100].

При заполнении графы 4 «Количество календарных дней расчетного периода» необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется "условное" число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет — 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления "условного" числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в феврале 2010 года, тогда количество отработанных им дней в феврале составит: (29,4 : 28) х (28 - 5) = 24,15 дней.

Графа 5 «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный расчет рабочего времени.

Графа 6 - величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).

Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.

Подписывать записку-расчет должен работник кадровой службы, который заполнял лицевую сторону, и бухгалтер, заполнявший оборотную сторону.

Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003[101], так же как оформление и остальных обязательных реквизитов – наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО.

Согласно пункту 165 Перечня записку-расчет следует хранить пять лет[102].

Таким образом, записка-расчет предназначена для подтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствии с унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.

В данной главе были рассмотрены основные документы, с оформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление об отпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок предоставления отпусков регламентируется ТК РФ, главой 19, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями.

Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным (№Т-6, Т-6а, Т-7, Т-60).

При работе с документами необходимо учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры предоставления отпусков, а также ее документального оформления.

Существуют научные работы, которые подробно освещают отдельные вопросы, но трудов, обобщающих как правовые, так и делопроизводственные стороны процедуры предоставления отпусков работникам организации, на сегодняшний день выявлено не было. Поэтому был проанализирован и синтезирован опыт, знания отдельных авторов, были проведены новые исследования. На этой основе сделаны новые выводы.

Так, например, был разработан материал, отражающий полный перечень категорий работников, имеющих право на удлиненный отпуск (Приложение 1). Информация обработана на основе работ Т.Ю. Теплицкой «Справочник менеджера по кадрам», Т. Коршунова «Удлиненные отпуска» и действующего законодательства. Т.Ю. Теплицкая изложила не все категории работников, имеющих право на удлиненный отпуск, а некоторые нормативно-правовые акты, упомянутые ей, уже устарели. Плюсом является то, что материал по данному вопросу изложен в форме таблицы, что удобно для визуального восприятия и изучения. Т.Коршунова перечислила не все категории работников, зато материал расписан более подробно, с учетом изменений. Принимая во внимание данные плюсы и минусы, был приведен свой вариант таблицы. При этом были учтены последние изменения в законодательстве, а также для каждой категории работников была сделана ссылка на нормативно-правовой акт для более точного определения продолжительности удлиненных отпусков. Данная таблица будет полезна в работе сотрудников отдела кадров при оформлении удлиненных отпусков работникам конкретной организации.

Было выяснено, что основным нормативно-правовым документом, которым необходимо руководствоваться в первую очередь при предоставлении отпусков, являестя ТК РФ. Многие частные ситуации регулируются федеральными законами в части, не противоречащей ТК РФ.

В соответствии с ТК РФ работник один раз в год имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это – «аксиома» законодательства об отпусках. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительные отпуска.

При исчислении продолжительности отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный – в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих – в календарные дни.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.

По уважительным причинам возможно предоставление отпуска без сохранения заработной платы. Принуждение работников к написанию заявлений об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.

Для людей, совмещающих работу с обучением, предусмотрены учебные отпуска. Они бывают как оплачиваемые, так и неоплачиваемые. Основанием для предоставления учебных отпусков являются заявление работника и справка-вызов из учебного учреждения.

Наиболее продолжительными являются отпуска, связанные с детьми - отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка. Последние два могут предоставляться не только матери ребенка, но и отцу. Непосредственное предоставление отпуска производится на основе грамотно оформленной документации.

Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным. К таким документам относятся график отпусков (форма №Т-7), приказ о предоставлении отпуска работнику и работникам (формы №Т-6 и Т-6а), а так же записка-рассчет (форма №Т-60). Для внесения каких-либо изменений в них предусмотрен особый порядок.

Так же при работе с документами необходимо учитывать Государственную систему документационного обеспечения управления, инструкцию по делопроизводству конкретного предприятия, разработанной на основе Типовой инструкции по делопроизводству, и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В ходе рассмотрения нормативно-правовой литературы был выяснен неутешительный факт, что в области делопроизводства не разработан законодательный акт, содержащий систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая еще в 1988 г. Нормативный документ двадцатилетней давности просто не может полноценно регулировать все стороны делопроизводственного процесса. К тому же постоянно вносятся изменения в трудовое законодательство. Такая ситуация вносит неразбериху в кадровом делопроизводстве и требует скорейшего регулирования.

Работник может выйти в отпуск не в любое время, а только в заранее запланированное специальным документом. Очередность выхода в отпуск работников организаций фиксируется графиком отпусков. Этот документ является основанием для издания приказа о предоставлении отпуска работникам. Документирование процедуры предоставления отпусков начинается именно с составления графика.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15