Дипломная работа: Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

76.  Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2000. - 192с.

77.  Тейлор К. Секретарь-референт: Как работать в офисе / Пер. с англ. - М.: Солсистем, 1994. - 171 с.

78.  Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М., 1994. – 146с.

79.  Философский энциклопедический словарь / Редкол.: С. С. Аверинцев и др. - 2-е изд. – М.: Сов. энцикл., 1989. – 815 с.

80.  Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: пер. с англ. / Дж. Харрисон. - М.: Экономика, 1985. – 128с.

81.  Шамурин Е.И. Методика создания аннотации / Е.И. Шамурин. – М.: Всесоюз. кн. палата,1959. – 230с.

82.  Шатина Н.В. Функции секретаря помощника руководителя / Н.В. Шатина // Секретар. дело. - 1997. - № 4. - С.6-11.

83.  Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций / Г.Н. Швецова-Водка // Книга: исслед. и материалы. – 1994. – Сб.69. - С.37-57.

84.  Ядов В.А. Социологическое исследование: методология, программа, методы / В.А. Ядов. – Самара: Самарский ун-т, 1995. – 328с.

85.  Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. – 1999. - № 1. – С.41- 46.

Приложение 1

Должностная инструкция секретаря руководителя

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО

ПИК «Идел-Пресс»

_____________________

«___»_____________2007 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря

1.  Общие положения

 Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

 Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

 Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

 В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

-  законодательными актами РФ;

-  Уставом предприятия;

-  Положением о функциональных службах общества;

-  приказами (указаниями) руководства общества;

-  нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

 На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:

-  перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

-  организации работы с документами, составлении документов;

-  применение средств вычислительной и организационной техники;

-  перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.

-  культура труда и служебной этики;

-  охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

-  оказание первичной медицинской помощи.

2.  Функции и обязанности

На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:

Информационно-справочное обслуживание по документам.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.

 Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

 Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.

 Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.

 Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

 Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

3.  Права

Секретарь-референт имеет право:

 Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.

 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствоваию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

 Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

 Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».

 Принимать решения в рамках своей компетенции.

 Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Приложение 2

Форма опросного листа

Уважаемый секретарь!

Студенты 5-го курса РГГУ факультета «Документоведения и документационного обеспечения управления» проводят исследования с целью изучения деятельности секретаря.

Убедительно просим Вас ответить на вопросы нашей анкеты.

1.Какую именно секретарскую должность Вы занимаете в данной организации?

- секретарь руководителя

- секретарь-машинистка

- секретарь-стенографистка

2.Как долго Вы работаете в ОАО «ПИК «Идел-Пресс»?________________

3.Какое у Вас образование?

- высшее профессиональное образование

- незаконченное высшее

- среднеспециальное образование

- свой вариант____________________________

4. Какие факторы изменили Ваше отношение к выполняемой работе?

- изменение содержания деятельности

- условия труда секретарей

- мнение общественности об этой профессии

- изменения выполняемых функций

5. Считаете ли Вы свою работу интересной и требующей творческого подхода?

- да

- нет

6. Какие функции преобладают в деятельности Вашей организации?

- функции документного обслуживания

- функции бездокументного обслуживания

7. Вы повышали свою квалификацию за последние лет?

- нет

-да

8. Если «Да», то каким образом?

- посещали курсы повышения квалификации

- обучались в высшем учебном заведении

- в процессе самообразования

- в ходе работы с другими специалистами, перенимая их опыт работы

9. В какой форме Вы повышали квалификацию?

- лекций

- семинаров

- деловых игр

- свой вариант______________________

10. Для качественного документного и бездокументного обслуживания управленческой деятельности вам важны знания (проранжируйте):

-   основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами);

-   функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали;

-   вычислительной и организационной техники;

-   основ проведения различного рода мероприятий;

-   основ культуры общения с клиентами, партнерами;

-   обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта);

-   обеспечение работы руководителя;

-   составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК;

-   работа с документами

-   организация приема посетителей;

организация рабочего места руководителя, и др.

11. В ходе профессиональной деятельности Вы выполняют следующие обязанности?

-   учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

-   телефонное обслуживание;

-   оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п.;

-   организация приема работников и посетителей;

-   прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы;

-   техническое обеспечение работы руководителя;

-   оформление протоколов, рассылка выписок из них;

-   подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам;

-   введение табеля учета рабочего времени;

-   стенографирование.

12.Испытываете ли Вы при реализации своих должностных обязанностей необходимость в специальной литературе?

- да

- нет

13. Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, ВЫ находят в:

-   общении с коллегами;

-   справочных изданиях:

справочниках;

словарях;

энциклопедиях;

-   средствах массовой информации;

-   периодических изданиях;

-   учебно-методических изданиях.

14. Какие виды документов Вам приходится составлять чаще всего?

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы.

15. Приходится ли Вам готовить пакет документов по заключению договора с юридическими лицами?

- да

- нет

16. Какими нормативно-методическими документами Вы руководствуетесь в ходе своей профессиональной деятельности?

- уставом организации

- должностной инструкцией

- правилами внутреннего трудового распорядка

- нормативно-распорядительными документами по организации делопроизводства

- положениями о структурных подразделениях организации - правила и нормы охраны труда

Свой вариант ответа

17.Читаете ли Вы специальную периодику ?

- да

- нет

18. Какие периодические издания предпочитаете?

- «Секретарское дело»

-«Секретарь-референт»

-«Делопроизводство»

- «Управление персоналом»

19. Автоматизировано ли Ваше рабочее место?

- да

- частично

- нет

20. Как Вы думаете, что необходимо для совершенствования Вашей работы?

- регулярное повышение квалификации

- автоматизация рабочего места

- автоматизация труда секретаря

- совершенствование законодательной и методической базы профессиональной деятельности секретаря

Большое Вам спасибо за участие в нашем опросе!

Приложение 3.

Сводная ведомость результатов исследования

Уважаемый секретарь!

Студенты 5-го курса РГГУ факультета «Документоведения и документационного обеспечения управления» проводят исследования с целью изучения деятельности секретаря.

Убедительно просим Вас ответить на вопросы нашей анкеты.

1. Какую именно секретарскую должность Вы занимаете в данной организации?

- секретарь руководителя – 40%

- секретарь-машинистка – 30%

- секретарь-стенографистка- 30%

2. Как долго Вы работаете в ОАО «ПИК «Идел-Пресс»?________________ - до 3 лет – 20%

- от 5 до 10 лет – 50%

- от 10 до 15 лет – 30%

3. Какое у Вас образование?

- высшее профессиональное образование – 80%

- незаконченное высшее – 20%

- среднеспециальное образование

- свой вариант _______________________

4. Какие факторы изменили Ваше отношение к выполняемой работе?

- изменение содержания деятельности – 50%

- условия труда секретарей

- мнение общественности об этой профессии – 50%

- изменения выполняемых функций – 40%

5. Считаете ли Вы свою работу интересной и требующей творческого подхода?

- да – 60%

- нет – 40%

6. Какие функции преобладают в деятельности Вашей организации?

- функции документного обслуживания – 90%;

- функции бездокументного обслуживания – 10%

7. Вы повышали свою квалификацию за последние лет?

- нет -30%

- да - 70%

8. Если «Да», то каким образом?

- посещали курсы повышения квалификации – 50%

- обучались в высшем учебном заведении – 20%

- в процессе самообразования – 50%

- в ходе работы с другими специалистами, перенимая их опыт работы – 40%

9. В какой форме Вы повышали квалификацию?

лекций - 50%,

семинаров – 20%

деловых игр - 10 %.

10. Для качественного документного и бездокументного обслуживания управленческой деятельности вам важны знания (проранжируйте):

-   основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами) (80%);

-   функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали (60%);

-   вычислительной и организационной техники (60%);

-   основ проведения различного рода мероприятий(60%);

-   основ культуры общения с клиентами, партнерами (60%);

-   обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта) (70%);

-   обеспечение работы руководителя (70%);

-   составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК (70%);

-   работа с документами

-   организация приема посетителей (60%);

организация рабочего места руководителя (50%), и др.

11. В ходе профессиональной деятельности ВЫ выполняете следующие обязанности?

-   учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству (10 %);

-   телефонное обслуживание (90%);

-   оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п. (40%);

-   организация приема работников и посетителей (70%%);

-   прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы (70%);

-   техническое обеспечение работы руководителя (90%);

-   оформление протоколов, рассылка выписок из них (60%);

-   подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам (30%);

-   введение табеля учета рабочего времени (90%);

-   стенографирование (90%).

12. Испытываете ли Вы при реализации своих должностных обязанностей необходимость в специальной литературе?

- да – 50%

- нет – 50%

13. Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, Вы находят в:

-   общении с коллегами (90 %);

-   справочных изданиях:

справочниках (90 %);

словарях (60 %);

энциклопедиях (50 %).

-   средствах массовой информации (80 %);

-   периодических изданиях (80 %);

-   учебно-методических изданиях (70%).

14. Какие виды документов Вам приходится составлять чаще всего?

- организационные документы – 20%;

- распорядительные документы – 70%;

- информационно-справочные документы – 80%

15. Приходится ли Вам готовить пакет документов по заключению договора с юридическими лицами?

- да – 60%

- нет – 40%

15.Какими нормативными документами Вы руководствуетесь в ходе своей профессиональной деятельности?

- уставом организации – 100%

- должностной инструкцией – 70%

- правилами внутреннего трудового распорядка – 30%

- нормативно-распорядительными документами по организации делопроизводства – 20%

- положениями о структурных подразделениях организации - правила и нормы охраны труда

16.Читаете ли Вы специальную периодику?

- да – 70%

-нет – 30%

17. Какие периодические издания предпочитаете?

- «Секретарскоедело» - 30%

- «Секретарь-референт» - 40%

- «Делопроизводство» - 50%

- «Управление персоналом»- 30%

- Свой вариант ___________________

18. Автоматизировано ли Ваше рабочее место?

- да

- частично – 70%

- нет – 30%

19. Как Вы думаете, что необходимо для совершенствования Вашей работы?

- регулярное повышение квалификации – 60%;

- автоматизация рабочего места – 90%;

- автоматизация труда секретаря – 50%;

- совершенствование законодательной и методической базы профессиональной деятельности секретаря – 30%

Большое Вам спасибо за участие в нашем опросе!

Приложение 4

Схема формализованного составления аннотаций

Схема справочной аннотации

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11