Дипломная работа: Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации
Реляционную модель БД можно определить как набор отношений,
связанных между собой.
Связь в данном случае – это ассоциирование двух или более отношений. БД, не
имеющая связей между отношениями, имеет очень простую структуру и в полной мере
реляционной называться не может. Однако одно из основных требований к
организации реляционной БД – это обеспечение возможности поиска одних кортежей
по значениям других, для чего необходимо установить между ними связи.
Существуют следующие основные виды связей:
-
один к одному;
-
один ко многим;
-
многие к одному;
-
многие ко многим;
Связь «один к одному» предполагает, что в каждый момент времени
каждому элементу А соответствует 0 или 1 элемент В.
Связь «один ко многим » состоит в том, что в каждый момент
времени каждому элементу А соответствует несколько элементов В.
Связь «многие к одному» предполагает, что в каждый момент
времени множеству элементов А соответствует 1 элемент В.
Связь «многие ко многим» состоит в том, что в каждый момент
времени множеству элементов А соответствует множество элементов В.
В БД АРМ «Секретаря» используются связи один ко многим.
Перед установлением
связей между таблицами необходимо определить тип отношения между связываемыми
таблицами:
·
Обеспечение
целостности данных;
·
Каскадное
обновление связанных полей;
·
Каскадное удаление связанных записей.
С учетом всего
вышеизложенного, были установлены связи между таблицами и создана следующая
схема данных:
Приложение Access
является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по
обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация,
которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена практически
в любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата
или время и т.д.
Реляционную модель можно
представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как
собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в
виде связей). Другими словами в реляционной модели используются несколько
таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация,
введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями
из другой таблицы.
Удобной возможностью
является тот факт, что пользователь при обработке данных может работать не
только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других
СУБД, имеющие совершенно другой формат представления.
При обработке данных в
Access используется структурированный язык запросов SQL, который можно назвать
стандартным языком БД.
В Access предоставляются
широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом
разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне иметь
представление о создании событийных приложений в среде Windows.
СУБД Access при обработке
информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый
из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных
составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:
1.
Таблицы. Представляют собой объекты, которые
создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в
определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей
(строк).
2.
Запросы. Являются объектами, которые
предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как
правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно
создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной
таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на
основании одной или нескольких имеющихся в БД.
3.
Формы. Представляют собой объекты, используемые
для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных
пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме
этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например,
для выполнения какого-либо действия при возникновении определенного события.
4.
Отчеты. Являются объектами, которые
используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и
вывода этих итогов в определенном формате на печать.
5.
Страницы. Представляют собой объекты, которые
обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Интернет посредством
браузера Internet Explorer. Каждая страница представляет собой, как правило, HTML
– файл, посредством которого пользователи Интернет получают доступ к имеющейся
БД.
6.
Макросы. Являются объектами,
предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того
или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы,
формировать отчеты, открывать таблицы и т.д.
7. Модули. Представляют собой объекты, которые содержат
одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic Applications. С
помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке
данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов.
После того, как все связи между таблицами будут установлены,
схема данных для БД АРМ «Секретаря» будет имеет следующий вид (рис. 1):
Рис. 1 - Схема данных
Разработка БД АРМ «Секретаря» предназначена для улучшения
организации документооборота в «Идел-Пресс», от которого зависит эффективность
работы всех подразделений.
Результаты проведенного
нами исследования также показали, что одним из значимых направлений
совершенствования деятельности секретарей выступает автоматизация деятельности
секретаря - автоматизация технологических процессов документационного
обеспечения управления, создание АРМ секретаря.
Поэтому их знакомство с
современными системами автоматизации технологических процессов обработки и
переработки документов – одно из условий повышения эффективности и качества
работы с документами и решения управленческих задач.
Автоматизация –
применение программно-технических средств, экономико-математических методов и
систем управления, частично или полностью освобождающих человека от выполнения
рутинных операций в процессах сбора, преобразования, передачи и использования
информации. Целью любой автоматизации является повышение производительности и
эффективности труда, улучшение качества информационной продукции и услуг,
устранение однообразных трудоемких и монотонных операций.
Автоматизация
технологических процессов и операций обработки и переработки документов
обеспечит:
1. Устранение рутинных
ручных операций, неизбежных при обработке информации (особенно массовой).
1.
Существенное
ускорение процессов обработки и переработки данных.
2.
Повышение
точности учетных и отчетных данных.
3.
Расширение
возможностей организации и разностороннего использования информационных
ресурсов за счет, в частности, использования высокоорганизованных структур
данных систем управления ими.
4.
Высвобождение
времени работников для решения творческих задач.
На настоящий момент
имеется в ходе документационного обеспечения управленческой деятельности
секретари могут использовать такие популярные системны автоматизации
делопроизводства, как «Евфрат» (Cognitive Technologies), «1С: Документооборот»,
программы «Золушка», «Канцелярия» и «Кабинет» (НТЦ института развития Москвы),
«Дело» («Электронные офисные системы»), «Эффект Офис»(Garant lnt.), DOCS Open
(PC Docs), ЭСКАДО, «Делопроизводство».
Система автоматизации
делопроизводства включает в себя: во-первых, систему перевода бумажных
документов в электронные, во-вторых, систему хранения и поиска электронных
документов (электронный архив); в-третьих, систему автоматизированной работы с
документами: автоматического создания форм документов, учета новых документов,
их пересылки, отправки на печать, в архив или удаления.
К современным системам
автоматизации делопроизводства предъявляют определенный объем требований.
1. Они должны
обеспечивать логично организованное информационное пространство – пространство
хранимых и обрабатываемых документов, желательно единое для всего предприятия.
Такая среда должна предоставлять простой и быстрый доступ к документам вне
зависимости от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе
информации, в Интернете и т.д.
2. Наглядное
представление данных и рабочего пространства на мониторе. Существуют
определенные стандарты, тесно связанные с развитием интерфейса современных
программ и средств управления данными. Одни из наиболее удобных стандартов –
это виртуальный рабочий стол с располагающимися на нем объектами в виде папок,
документов, корзины и т.п. Наиболее эффектное и логичное графическое
представление данных о документах реализовано в «Евфрате».
Один документ системы
может содержать несколько файлов, что обеспечивает наглядное и полное
восприятие информации. Подобные составные документы используются в большинстве
систем автоматизации делопроизводства, за исключением «Эффект Офиса». В
составной документ могут входить и текст, и графика, и аудио / видео файлы,
представленные в различных форматах.
3. Поисковые возможности
системы – скорость поиска документов. Те системы, которые осуществляют поиск не
в самих документах, а в базе данных, могут достигнуть уровня практически
мгновенной выдачи документов по запросу любой сложности.
Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы более
простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам
(например: морфологический поиск). При таком поиске можно ввести слово в любой
форме, не заботясь об окончаниях, которые встречаются в текстах. Таким образом,
есть гарантия, что ни одно упоминание нужного слова не будет пропущено.
Для автоматизации делопроизводства важно наличие набора
реквизитов для каждого документа – это упрощает и классификацию документов, и
их поиск.
4. Возможности автоматизированного ввода документов.
Автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа – от его
создания или ввода в систему, до его отправки в «корзину» или на досрочное
хранение.
Полноценная система автоматизации делопроизводства
предусматривает потоковый ввод документов в систему с автоматической
полнотекстовой индексаций (регистрацией) каждого. Что касается самого ввода
документов в систему, он может производиться из различных источников: с дисков,
со сканеров, из Интернета. Для быстрого создания документов необходимо наличие
набора шаблонов (стандартных форм документов). Документы могут создаваться
вообще автоматически с автозаполнением ряда полей, аналогичных структуре
реквизитов.
5. Взаимодействие с внешними программами. Для современной
системы автоматизации делопроизводства просто необходима интеграция с внешними
программами и информационными системами. В первую очередь, это ресурсы
Интернета, такие как электронная почта и универсальное адресное пространство,
дающее доступ к документам в среде WWW и FTP. Нужно иметь возможность прямого
импорта и экспорта документа из клиентских или в клиентские программы,
работающие с этими ресурсами. Так, использование программ электронной почты
системами автоматизации делопроизводства стало фактически стандартом. Также в
число интегрируемых сред должны входить текстовый редактор (как правило, MS
Word), программа оптического распознавания текстов (одна из самых
распространенных- CuneiForm, Fine Reader), различные сервисные программы типа
архиваторов (Win Zip, Win RaR). Необходимо также иметь возможность отправки
документов на печать прямо из среды системы, без промежуточного экспорта, в
текстовый или графический редактор.
Также желательным является ведение делопроизводства с
передачей документов по локальной сети. Организация общего информационного
пространства предприятия средствами системы автоматизации подразумевает
возможность работы по принципу «клиент-сервер». Соответственно в системе должны
быть проработаны вопросы защиты данных, разграничения доступа к документам с
разных рабочих станций, центрального управления электронным архивом.
Если же система в дополнение к режиму «клиент-сервер»
реализует и персональный режим работы (с организацией БД на отдельных
компьютерах), это только расширяет возможности ее использования. Возможность
работы в обоих этих режимах предусматривается системами «Дело», «Евфрат»,
«ЭСКАДО» и др.
Кроме рассмотренных выше систем автоматизации
делопроизводства, секретарям также необходимо знать и уметь пользоваться
офисными пакетами, такими как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft
Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook и др.
Сегодня создание единой корпоративной информационной системы
позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов
«Идел-Пресс».
Система автоматизации
делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной
вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах
работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах
делопроизводственной деятельности.
В число основных
автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
- регистрация всей
поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением
корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные
подразделения;
- регистрация всей
исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
- списание документов в
дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- осуществление контроля
за исполнением поручений;
- поиск документов.
В последнее время выбор
корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены
как импортные, так и отечественные разработки.
Автоматизированные
системы ДОУ, представленные в Российской Федерации, можно разделить на три
класса:
1) Системы, разработанные
российскими фирмами на базе СУБД (например, «Дело» - ЗАО «Электронные офисные
системы»);
2) Русифицированные
версии популярных западных систем (например, «DOCS Open» и т.д.);
3) Системы, разработанные
российскими фирмами с использованием технологий Lotus notes.
Уровень автоматизации
технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный
оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования
ДОУ.
Современные
корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в
полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к
визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек -
важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации
процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок,
спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость,
приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль
реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать
вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного
взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.
Система автоматизации
делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или
«Босс-референт») также позволит:
- Централизованно отслеживать
ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над
документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и
тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
- При переходе на работу с
электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и
свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных
секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер
документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно
результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при
оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными
документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению
компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных
документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего
времени в попытках найти их;
- Повысить рост
производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с
документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети
или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести
результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan
Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост
производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время
обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату
площадей для хранения документов составляет до 80%.
Итак, важным условием
совершенствования деятельности секретарей в «Идел-Пресс» может встать
организация АРМ «Секретаря» или внедрение полноценной системы автоматизации
делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических
мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе
внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и
производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем
электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления
ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления
позиций на рынке.
Среди факторов, влияющих
на повышение качества и эффективности работы секретарей, одно из ведущих мест
занимает умение осуществлять аналитическую переработку документов, информации.
Важнейшим источником сведений для проведения маркетинговых исследований,
качественного менеджмента и управления организацией является
документографическая информация. Ее эффективное использование невозможно без
упорядоченных документальных ресурсов, без предварительно проведенной обработки
документов. Значимость аналитической обработки и переработки информации в работе
секретаря объясняется увеличением потока документальной информации и
необходимостью более оперативного информационно-документационного обслуживания
руководителя. Осуществление таких процессов, как: анализ документа, поиск
необходимых документов (выявление литературы), аннотирование, реферирование,
обозрение, фактографирование – требует от секретаря определенной подготовки.
Сегодня секретарь, как и любой
информационный работник, выступает посредником в системе «Документ (Д) –
Потребитель (П) (руководитель)», занимается непосредственно
информационно-документационным обслуживанием своего руководителя или аппарата
управления.
Для эффективной реализации этой
функции ему необходимо знать, какая информация (по содержанию) нужна
руководителю, и в какой форме ее следует представить, чтобы руководитель в
имеющееся у него время смог ее просмотреть. (Например: в виде списка литературы
с аннотациями и рефератами на источники и т.д.).
В ходе посреднической деятельности в
системе «Д - П» секретарь часто сталкивается с необходимостью
справочно-информационного обслуживания, т. е. выдачей различных справок
(фактографических, тематических). Осуществляя эту деятельность, он выступает
как пользователем различных информационных служб, книготорговых организаций и т.д.,
так и субъектом, занимающимся непосредственно поиском информации и нахождением
ответов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
|