Дипломная работа: Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации
Настоящий
коллективный договор распространяется:
-
на всех
работников коллектива;
-
на членов семей
работающих и неработающих пенсионеров, вышедших на пенсию с данной организации
(в части социально оговоренных льгот).
Приложение
к коллективному договору являются его неотъемлемой частью. Коллективный договор
заключен сроком на три года и вступает в силу со дня подписания его сторонами,
сохраняет свое действие в течение всего срока.
Работодатель
и работники обеспечивают деятельность предприятия в соответствии с Уставом,
должностными инструкциями, соблюдая нормы и правила внутреннего распорядка.
Работодатель
обязуется:
- признавать
Профсоюзный комитет единственным представителем трудового коллектива, ведущим
коллективные переговоры при подготовке и заключении коллективного договора,
предоставляющим интересы работников в области труда и связанных с трудом других
социально-экономических отношений: вопросов оплаты труда, продолжительность
рабочего времени, условий и охраны труда, предоставления отпусков, жилья,
социально-бытовых льгот и гарантий членам коллектива, разрешения трудовых
споров;
- соблюдать
условия данного договора, выполнять его положения;
-
знакомить с коллективным договором, другими нормативными правовыми актами,
принятыми в соответствии с его полномочиями, всех работников организации, а
также всех вновь поступающих работников при их приеме на работу.
Изменения
и дополнение трудового коллективного договора в течение срока его действия
производится в порядке, установленном сторонами в соответствии с Трудовым
кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. Трудовые отношения
между работником и Работодателем регулируется трудовым договором, заключенным в
письменной форме, в соответствии с трудовым законодательством, и настоящим
коллективным договором, (гл. гл. 10, 11, ст.ст. 303, 304 ТК РФ).
секретарь документационный
управление референт
В ходе нашего дипломного
проектного исследования нами была изучена деятельность секретарей ПИК
«Идел-Пресс». Анализ деятельности секретарей показал, что сегодня они в своей
деятельности как работники службы ДОУ при составлении и организации работы с
документами руководствуются комплексом законодательных и нормативных актов в
сфере информации и документации.
Законодательная и
нормативно-методическая база секретарской деятельности – это совокупность законов,
нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность ПИК
«Идел-Пресс», технологию создания документов и их использования в текущей
деятельности.
Секретари ПИК
«Идел-Пресс» осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией
Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и
распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и
распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и
постановлениями и пр. субъектов Российской Федерации, а также другими
нормативными актами (см. список литературы).
Секретари ПИК
«Идел-Пресс» при документировании и организации работы с документами
руководствуются следующими законодательными и нормативными актами:
законодательными актами Российской
Федерации в сфере информации и документации (ФЗ Российской Федерации «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации», ФЗ «Об
участии в международном информационном обмене», называвшийся выше Закон
Российской Федерации «О языках народов РФ» и др.);
указами и распоряжениями
Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской
Федерации (Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке
ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве»,
Распоряжение Правительства Российской Федерации «Об обеспечении учета и
сохранности документов по личному составу» и т.д.);
нормативными документами
федеральных органов исполнительной власти, регламентирующими вопросы
документационного обеспечения управления («Государственная система
документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), типовые инструкции по
делопроизводству, «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием
сроков хранения», «Примерное положение о постоянно действующей экспертной
комиссии учреждения, организации, предприятия» и пр.);
государственными стандартами,
связанными с делопроизводством и системой документации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения”; ГОСТ 6.10-88. “Унифицированные системы
документации. Основные положения”; Р 6.30-2003 «Унифицированная система
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»);
организационно-распорядительными
документами (ОРД), издаваемые руководством ПИК (уставы, положения, должностные
инструкции другие распорядительные документы и др.).
Кроме перечисленных
документов для ПИК «Идел-Пресс» важными являются законодательные акты по
издательской и книготорговой деятельности. Так как секретарями обследуемого
нами общества при документировании руководствуются и этими правовыми актами.
Наряду, перечисленными
выше правовыми актами в своей деятельности секретари «Идел-Прсс»
руководствуются следующими документами:
- Инструкцией по
делопроизводству ПИК «Идел-Пресс», которая способствует решению технологических
задач документирования;
- ГОСТом Р 6.30-2003.
«Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- Уставом ПИК «Идел-Пресс»;
- распорядительными
документами руководства и т.п.
Секретари ПИК
осуществляют свою деятельность на основе Устава, в которых определены основные
цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.
Круг обязанностей, прав,
установление взаимоотношений, должностные обязанности работников фирмы и
квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными
инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить
подчиненность работников. Однако, оказалось, что должностной инструкции на
секретаря в ПИК отсутствует.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания
руководителя, специалистов в значительной мере определяется качеством труда
секретаря. На практике секретари данной организации ведут полностью
делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря
руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря ПИК
характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций, об этом
свидетельствует анализ должностных инструкций на секретарей.
Наличие должностной инструкции - важнейшая предпосылка
рациональной организации документного и бездокументного обслуживания секретаря.
Образец инструкции представлен в приложении 1.
Как видим, секретари ПИК
при документационном обеспечении управленческой деятельности и организации
бездокументного обслуживания руководствуются основными законодательными и
нормативными документами.
Отечественный опыт подготовки
секретарей на сегодняшний день не богат. Поскольку вплоть до 90-х годов к ним
предъявлялись в основном требования как к техническим исполнителям, но в
последнее время ситуация изменилась. Об этом свидетельствуют полученные нами
результаты дипломного исследования.
В ходе работы над
дипломным проектом были опрошены секретари всех структурных подразделений
«Идел-Пресс». В обследуемую группу попали секретари всех структурных подразделений
- 10 человек. Это заведующий секретариатом, помощник руководителя, секретари,
секретари-машинисты, секретари-стенографистки.
Результаты исследования
показали, что 80% респондентов, принявших участие в опросе, имеют высшее
образование, а остальные 20% получают высшее образование в вузах г. Казани.
Высшее образование
респонденты получали и получают в следующих вузах Казани:
- Казанский
государственный университет;
- Институт экономики,
управления и права;
- Казанский
химико-технологический университет
- Российский
государственный гуманитарный университет; и т.п.
В обследуемую группу
попали следующие сотрудники секретариата ПИК «Идел-Пресс»:
- заведующая
секретариатом организует и обеспечивает работу секретариата (осуществляет
контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие
структурные подразделения; разрабатывает инструкцию по делопроизводству;
осуществляет методическое руководство делопроизводством в пределах данной
организации и т.п.);
- помощник руководителя,
который осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распоряди-тельной деятельности руководителя предприятия;
принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее
в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным
исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; принимает
документы на подпись руководителя и т.п.;
- секретари, которые
выполняют технические функции по обеспечению работы руководителя организации
или ее подразделений; получают для руководителя информацию от работников
подразделений, вызывают их по его поручению, организуют телефонные переговоры
руководителя; принимают и передают телефонограммы, осуществляют работу по
подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем, ведут и оформляют
протоколы; передают и принимают информацию по приемно-переговорным устройствам;
ведут делопроизводство, принимают поступающую на имя руководителя
корреспонденцию, осуществляют ее систематизацию в соответствии с принятыми в
организации порядком и передают после ее рассмотрения руководителям в
подразделения или конкретным исполнителям для использования и т.п.;
- секретари-машинистки,
которые выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя
организации или ее подразделений; получают для руководителя сведения от
работников подразделений; вызывают их по его поручениям; организуют телефонные
переговоры руководителя, принимают и передают телефонограммы, записывают в отсутствие
руководителя принятые сообщения и доводят их до его сведения; передают и
принимают информацию по приемно-переговорным устройствам; печатают по указанию руководителя
различные материалы; ведут делопроизводство, принимают поступающую на имя
руководителя корреспонденцию; организуют прием посетителей, содействуют
оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формируют дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивают их сохранность и в
установленные сроки сдают в архив; и т.п.
Как видим, по данным
опроса, очевидно, что в качестве респондентов выступили в основном специалисты,
не имеющие специального образования в области документационного обеспечения
управления.
Данные опроса показывают,
что у специалистов-документоведов женское лицо. Все респонденты, участвующие в
опросе, являются женщинами.
В ходе проведенного исследования мы выявили следующие
факторы, повлиявшие на отношение секретарей к своей работе: изменение выполняемых
функций; изменение условий труда; изменение содержания деятельности; изменение
мнения общественности.
Основным фактором, изменившим отношение секретарей к своей
работе, является, изменение содержания их деятельности. 50% опрошенных высоко
оценили значение этого фактора. Если раньше секретари занимались большей частью
организационно-техническим обслуживанием руководителя, то сегодня, как
показывают результаты опроса, в их работе возросла роль
информационно-документного обслуживания. Увеличение функций в области
информационно-документального обслуживания связано с расширением содержания
деятельности обследуемого предприятия, появлением новых структур, активное с
издательствами г. Казани. Это изменение, в свою очередь, повлияло на расширение
круга знаний и умений, необходимых секретарям в их профессиональной
деятельности. Об этом говорят результаты проведенного опроса.
В опроснике респондентам был предложен перечень знаний и
умений для оценки по степени важности их в работе. В оценке большинства респондентов
необходимыми им являются знание:
-
основ
делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с
документами) (80%);
-
функций, задач,
структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по
вертикали и горизонтали (60%);
- вычислительной и организационной
техники (60%);
- основ проведения различного рода
мероприятий(60%);
- основ культуры общения со студентами,
профессорско-преподавательским составом (60%);
-
обеспечение
быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс,
электронная почта) (70%);
- обеспечение работы руководителя (70%);
- составление и оформление документов,
в том числе с помощью ПК (70%);
- работа с документами
- организация приема посетителей (50%);
- организация рабочего места
руководителя (50%), и др.
Столь высокая оценка предложенных знаний и умений не дает
основания полагать, что все респонденты ими владеют. Такая оценка скорее
говорит о том, что субъекты опроса осознают значимость этих знаний и умений в
своей работе, что уже можно оценить как положительный результат. К большому
сожалению, фактическая практическая деятельность респондентов не совпадает с их
собственной оценкой данных знаний.
Результаты исследования
также показали, что в последние годы существенно изменились условия труда
секретарей и мнение общественности об этой профессии. Сегодня невозможно
представить, рабочее место секретаря как без новейших электронных приборов, так
и без простых средств оргтехники. Изменение содержания деятельности и повышение
ее эффективности повлияло на отношение опрошенных к своей работе. Для 50%
опрошенных имело значение повышения общественного статуса данного вида
деятельности.
Для обеспечения
эффективности труда секретарей важное значение имеют мероприятия, направленные
на совершенствование условий труда и рационализацию рабочего места. Условия, в
которых проходит трудовой день, оказывают непосредственное влияние на их
состояние, настроение и работоспособность. Поэтому условия труда
рассматриваются как совокупность элементов производственной среды, оказывающих
влияние на работоспособность и здоровье человека в процессе труда.
Не менее значимым в оценке секретарей оказался фактор
изменения выполняемых функций. Так считают 40% опрошенных. Если раньше в их деятельности
преобладали в основном технические функции, такие как телефонное обслуживание,
стенографирование, материально-техническое обеспечение работы руководителя и
т.д., то сегодня в качестве обязательных функций, которые должен выполнять
секретарь рассматриваются:
- подготовка документов по различным вопросам;
- сбор информации по каким-либо актуальным темам по заданию
руководителя;
- создание аналитических справок по плановой и отчетной документации
для руководителя и т.д.
Для выполнения этих функций секретарям нужны глубокие знания
основ аналитического свертывания информации – знания в области реферирования,
аннотирования и обзорно-аналитической деятельности.
Все перечисленные выше
факторы весьма благоприятно повлияли на отношение секретарей к своей работе. На
сегодняшний день 60% опрошенных считают свою работу интересной, требующей
творческого подхода.
Как видим, на изменение мнения общественности в оценке роли
секретарей в различных профессиональных сферах деятельности повлияли следующие
факторы: изменение образа секретаря в положительную сторону в связи с
возросшими по отношению к ним требованиями; увеличение объема выполняемых
функций и т.д. Требования к профессиональным знаниям, умениям, навыкам со
стороны к секретарям за последние годы значительно расширились и увеличились.
В ходе проведенного нами
опроса было изучено деятельность секретаря «Идел-Пресс» по документному и
бездокументному обслужтванию.
По данным социологического
опроса, основными задачами секретарей являются организационное и информационно-документное
обеспечение руководителей структурных подразделений и сотрудников. Для решения
этих задач секретари выполняют ряд функций, которые закреплены в должностных
инструкциях.
По данным опроса также видно, что большинству секретарей
приходилось посещать курсы повышения квалификаци, направленные на обучение искать,
обрабатывать и хранить информацию в форме лекций (50%), семинаров (20%) и
деловых игр (10 %).
В ходе опроса для оценки респондентам был предложен перечень
функций из “Типового положения о канцелярии учреждения (ЕГСДОУ)” для выяснения,
входят ли они в число их профессиональных обязанностей.
Результаты опроса показали, что все перечисленные в опроснике
функции в работе секретарей получили распространение. Наиболее распространенным
в работе опрошенных, по нашим данным, являются:
-
учет,
регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству
(10 %);
-
телефонное
обслуживание (90%);
-
организация
приема работников и посетителей (70%);
-
прием,
регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей,
исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на
государственное хранение и во внутренний архив фирмы (70%);
-
оформление и
рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов,
телефонограмм, факсов и т.п. (40%);
-
техническое
обеспечение работы руководителя (90%);
-
оформление
протоколов, рассылка выписок из них (60%);
-
подготовка и
своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам,
конференциям, семинарам (30%);
-
введение табеля
учета рабочего времени (90%);
-
стенографирование (90%).
Все оцененные выше профессиональные обязанности секретарей,
по мнению специалистов-документоведов, условно можно разделить на работу по
информационно – документному и организационному (бездокументному) обслуживанию.
К операциям по информационно-документному обслуживанию из
перечисленных выше функций можно отнести следующие: учет, регистрация,
рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
оформление (печатание) и рассылка распорядительных документов, писем,
телеграмм, телефонограмм, факсов и т.д.; подготовка по указанию руководителя и
согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов,
справок, писем, командировочных удостоверений и др. документов; анализ справок
и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам,
конференциям, семинарам; оформление протоколов, рассылка выписок из них;
контроль за исполнением решений дирекции; прием и регистрация заявлений,
предложений и жалоб граждан; прием, регистрация, хранение, учет, доставка по
подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции,
подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы;
стенографирование; машинописные работы; сбор деловой информации и ее
реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей
руководителя; введение табеля учета рабочего времени.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
|