Реферат: Организация и учет расчетов со страхователями

В итоге, за этот период сильно возросла нагрузка на работников регионального отделения,  в особенности это  касается сотрудников отдела финансовой и бухгалтерской отчетности. При сложившихся об­стоятельствах нормальное функционирование регионального отделения оказалось бы невозможным без широкого внедрения средств вычисли­тельной техники, оснащенных специализированным программным обеспе­чением.  Внедрение такой системы позволило увеличить нагрузку на бухгалтера-консультанта, занимающегося приемкой финансовых отчетов от страхователей почти в 10 раз (с 95-120 отчетов, принимаемых без использования вычислительной техники,  до 700-1200 в случае работы на автоматизированном рабочем месте).

В настоящее время региональное отделение располагает следующей вычислительной техникой:

Рабочие станции:

IBM PS/1 486SX – 25Mhz RAM 2Mb, HDD 125Mb – 1 шт.

IBM PC AT 486DX2 – 66Mhz RAM 4Mb, HDD 210-528Mb – 18 шт.

IBM PC AT 486DX5 – 133Mhz RAM 4Mb, HDD 510Mb – 3 шт.

Pentium – 120Mhz 5DVX RAM 16Mb, HDD 850Mb – 2 шт.

Pentium – 133Mhz 5DHX RAM16Mb, HDD 1. 08Gb – 2.5Gb – 15 шт.

Pentium – 200MMX RAM32Mb, HDD 2.6Gb – 15 шт.

Сервер:

Compaq Prosing 300, Pentium – 150Mhz, RAM 64Mb, HDD 2x1.05Gb Wide SCSI-2.

Обработка информации в Курганском региональном отделении осно­вана на  использовании  популярной  в  настоящее  время  технологии «клиент-сервер».  Для  разработки  клиентской  части  программного обеспечения широко используется Visual Basic For Application в со­четании с ресурсами пакета MS Office, СУБД Visual FoxPro v.5.0, Visual C++ v.4.2, однако, ряд основных задач решен с использование старой версии СУБД MS FoxPro 2. 6а For DOS. В качестве серверной части автоматизированной системы используется MS SQL Server v.6.5 под управлением Windows NT Server v.3.51 Service Pack 5.

С помощью этих технических средств автоматизировано решение следующих задач:                

• ведение справочника страхователей (отдел уполномоченных);

• учет прихода/расхода путевок,  ЖО-4  и ЖО-5  (отдел  санаторно-курортного обеспечения) ;

• подготовка и сведение отчетной информации (ревизионный отдел);

• анализ сметных предприятий (предприятий, имеющих на своем балан­се определенную социальную инфраструктуру, в содержании которой участвуют средства социального страхования, например, санатории-профилактории,  детские оздоровительные лагеря и т.п.),  анализ административно-хозяйственных расходов, анализ деятельности са­наториев профилакториев, анализ исполнения бюджета и т.п.  (пла­ново-экономический отдел);

• подготовка корреспонденции для страхователей с контрольными циф­рами по финансовой отчетности (более 4,5 тысяч писем в квартал) (центральная бухгалтерия и организационный отдел;

• ведение банка перечислений страхователей,  начисление зарплаты, бухгалтерский учет,  учет материальных ценностей и т.п.  (цен­тральная бухгалтерия);

• автоматизированное рабочее место бухгалтера по приему финансовых отчетов страхователей по формам 4, 16, 18 ФСС;

• просмотр и контроль текущего состояния бухгалтерской отчетности, выдачи путевок и расчетов со страхователями,  обработка заявок страхователей на все виды оздоровления  (планово-экономический отдел, руководство регионального отделения и ряд начальников от­делов.

Основным по функциональному наполнению бухгалтерскими задачами является автоматизированное рабочее место бухгалтера по приему фи­нансовых отчетов страхователей.

Программа "АРМ бухгалтера" практически полностью охватывает рабочий цикл бух­галтера-консультанта по приемке, сведению, контролю непротиворечи­вости, анализу в динамике отчетов страхователей. Учету перечисле­ний страхователей, выдачи и возврату путевок, перечислению дотаций страхователям, Начислению пени, подготовке камеральных актов и ве­дению журнала регистрации камеральных актов проверки. Автоматизи­ровано также формирование инкассовых поручений страхователям с ис­пользованием регистрационных данных,  полученных из  справочника, формирование  корреспонденции и  частичное  заполнение  отчетов  по форме 4 на следующий период для отправки страхователям. Здесь так­же возможно ведение справочника страхователей и карточек аналити­ческого количественного и суммового учета для формирования финан­совой отчетности по форме №6.

В программе  предусмотрено  создание  новых  выписок и  платежных  поручений (функциональные клавиши F2 и F3 соответственно),  редактирование ранее созданных выписок и поручений (клавиши Ctrl+Enter), удаление ненужных платежных поручений  (клавиша F4) ,  подведение итогов по выписке (клавиша F5), формирование отчетной формы ЖО-1 за указан­ный период (клавиша F6) , формирование итогов по счетам за указанный период (клавиша F7) . Отнесение сумм платежей на страхователя автоматически поддерживается только через справочник страховате­лей, без справочника возможно отнесение сумм только на счет 76.5 (невыясненные суммы). Выбор счета, на который зачисляется пришед­шая сумма, также осуществляется в полуавтоматическом режиме. Если пользователь определяет сумму как страховые взносы, то если дата банковской отметки поручение и дата выписки относятся к одному кварталу сумма ставится на счет 72/1/1  (перечисленные страховые взносы),  если дата выписки относится к более позднему отчетному периоду программа относит сумму на счет 57/1  (страховые взносы в пути) . Если же сумма определяется как перечисленные пени и штраф­ные санкции, то программа относит их либо на счет 72/1/2 (перечис­ленные пени и штрафные санкции) , либо на счет 57/2 (перечисленные пени и штрафные санкции в пути). если дата выписки относится к бо­лее позднему отчетному периоду.

Кроме того, в программе предусмотрена возможность просмотра всех перечислений для одного страхователя. Для этого в поле ввода «Страхователь» надо внести регистрационный номер страхователя (предусмотрен поиск по справочнику по идентификацион­ному номеру налогоплательщика, присваиваемый предприятию государственной налоговой службой или части наименования организации) и нажимается кнопка «Просмотр».

Информация о перечислениях используется в дальнейшем при принятии отчетов и начислении пени, когда в расчетную ведомость начисления пени программа автоматически ставит перечисления страхователя по кредиту по дате банковской отметки платежного поручения, уменьшая сумму просроченной задолженности страхователя.

Если при просмотре отчета бухгалтер-консультант считает,  что отчет страхователем сдан, то он должен нажать клавишу пробел, что присваивает отчету статус «Принят». Это важно при учете неотчитав­шихся страхователей и при начислении пени, так как в случае непри­нятого отчета начисление пени невозможно. Кроме того, при нажатии функциональных клавиш F2 и F3 в режиме просмотра расчетной ведомо­сти формы 4 ФСС РФ, можно просмотреть остальные таблицы отчета (расходы по ЧАЭС, выдачу/возврат путевок, отчет по производственному травматизму).

В том же разделе предусмотрен ряд сервисных процедур, позво­ляющих  облегчить  работу  бухгалтера-консультанта.  Например,  это процедура контроля непротиворечивости бухгалтерской документации (клавиша  F8).  Эта  процедура,  во-первых,  проверяет  правильность разнесения перечислений страховых взносов, штрафных санкций и до­таций в отчетах страхователей, правильность показанных в отчетах полученных  путевок,  наличие  баланса  в  финансовых  отчетах.  Во-вторых,  это  правильность  разнесения  остатков  задолженности  за страхователем и за Фондам на начало года, а также остатков на на­чало периода начисления страховых взносов, перечислений и произве­денных расходов по социальному страхованию. В третьих, программа отслеживает ситуации, когда у страхователя имеются остатки в фи­нансовых отчетах предыдущих периодов, но страхователь не предоста­вил отчета за текущий квартал.

Здесь же предусмотрена возможность последовательного формиро­вания итоговой расчетной ведомости формы 4 ФСС РФ (клавиша F3) , а также итоговой расчетной ведомости за чистый квартал (клавиша F4) и журнального ордера 8  (клавиша F5). Все перечисленные документы позволяют получить отчетные цифры о доходах и расходах Фонда по всем имеющимся статьям как с начала года, так и за отчетный квар­талу

Так называемый «Черный список» (клавиша F6) позволяет бухгал­теру-консультанту,  принимающему  отчеты  оперативно  работать  со страхователями не предоставившими отчетов в период приемки отче­тов. Этот список страхователей может быть сформирован с группиров­кой по районам, с реквизитами руководителей и главных бухгалтеров предприятий. Все это позволяет работать как со страхователями на­прямую, так и через уполномоченных в районах.

В целом набор, описанных выше, сервисных функций позволяет су­щественно облегчить прием и проверку финансовой отчетности страхо­вателя, а затем упростить и сведение отчетных данных по принятым бухгалтером-консультантом отчетам.  Реальный выигрыш от внедрения такого программного комплекса для принятия отчетов - сокращение на две недели сроков сведения отчетов и предоставления сводных отчет­ных данных Центральному отделению Фонда  (г. Москва),  без потери достоверности отчетных данных.

После того, как расчетная ведомость по форме 4 ФСС РФ считает­ся принятой,  бухгалтер-консультант используя режим «Печать формы 4» может надпечатать для страхователя прямо на пустом бланке необходимые контрольные цифры остатков и штрафных санкций и недоимок и вручить частично заполненный отчет за следующий отчет­ный период  страхователю,  что  значительно  уменьшает  вероятность ошибки при заполнении формы 4 ФСС РФ.

Для того, чтобы приступить к начислению пени нужно рассмотреть ведение справочника страхователей. В приложении пред­ставлено окно с регистрационной картой страхователя. Регистрацион­ная карта содержит все основные реквизиты организации. Тем не ме­нее наряду с идентификационным номером страхователя, присваиваемым государственной налоговой службой, у страхователя есть еще регист­рационный номер, присваиваемый региональным отделением. Это кажет­ся избыточным только на первый взгляд. Дело в том, что целый ряд «дочерних» организаций существует по одним ИНН и налоговая инспек­ция рассматривает как одну организацию, в региональном же отделе­нии они проходят как самостоятельные организации.  Выявить такие расхождения и позволяет ежемесячная сверка с налоговой инспекцией, что было бы невозможно без применения вычислительной техники.  В справочнике хранится информация о руководителе и главном бухгалте­ре предприятия-страхователя, три варианта расчетных счетов, почто­вый адрес для переписке, наименование предприятия, пригодное для финансовых документов, а также реквизиты, присваиваемые государст­венным комитетом по статистике: ОКПО - регистрационный номер пред­приятия,  присваиваемый государственным комитетом по  статистике, ОКОНХ - отраслевой код.

Регистрационная карта содержит также информацию о дне выплаты заработной платы на предприятии. Эти данные впоследствии используются при начислении пени.

Выходные формы документов составляются на основании отчетов страхователей по форме 4 ФСС РФ. Часть данных этого отчета предоставляется страхователем и может быть проверена только на месте при ревизорских документальных проверках. Это, например, все виды расходов по пособиям, распределение начисления страховых взносов по месяцам, распределение расходования средств социального страхования по месяцам,  численность работающих,  расходы по ряду статей оздоровления. Другая часть данных может быть получена из журнальных ордеров 1,  5,  7. Например, перечисления автоматически попадают группируясь по месяцам с опорой на дату банковской отмет­ки из журналов-ордеров 1 и 7. Дотации (строки 11а и 11 б), штраф­ные санкции и недоимки (строки 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10) из журнала-ордера 7. Выданные и возвращенные путевки из журнальных ордеров 4 и 5. Остатки на начало периода и на начало года из финансовых от­четов предыдущих периодов. Кроме того, существует еще ряд увязок между таблицами отчета и итоговые цифры, подсчитываемые на основе вводимых данных. Кроме того, для принимающего отчеты бухгалтера-консультанта важен визуальный контроль с опорой на цифры финансо­вого отчета предыдущего отчета, так как отчетные формы заполняются с нарастающим итогом.

После получения всех расчетных ведомостей определяется доходная и расходная часть бюджета Фонда социального страхования по Курганской области. На основании отраслевых сводных расчетных ведомостей составляется отчет об исполнении бюджета Фонда социального страхования по Курганской области за соответствующий период.

В приложении показано окно программы с журнальным ордером №7. Этот журнал служит для учета поступивших по перечислению через центральную бухгалтерию страховых взносов, пени и штрафных санк­ций, выдачи дотаций страхователям на пособия и оздоровительные ме­роприятия,  финансирования санаториев-профилакториев,  летних дет­ских площадок и детских оздоровительных лагерей, расчетов с разны­ми организациями, исправительные авизо и прочих проводок, участ­вующих в последующем формировании карточек аналитического учета. В этом же журнале-ордере учитывается ряд проводок, не участвующих в формировании баланса, для облегчения учета ряда сумм при формиро­вании расчетных ведомостей страхователей по форме-4 ФСС РФ:  это начисленные ревизорами и бухгалтерами пени, штрафные санкции и не­доимки, инкассовые поручения, предъявленные страхователям акты камеральной проверки, списанные и восстановленные суммы начисленных платежей по срокам реально выплаченной заработной платы для начисления пени организациям, подпадающим под действие Указа Президента РФ №1274 от 28.08.96 года и пр.

Программа позволяет вносить новые  (клавиша F2) и удалять не­нужные авизо из журнального ордера (клавиша F4) . При нажатии кла­виш Ctrl+Enter возможно редактирование выбранного авизо. Как и в случае обработки банковских выписок отнесение сумм на страхователя осуществляется лишь через справочник страхователей, что позволяет дополнительно контролировать правильность заполнения авизо.

Выбор счетов производится при нажатии во время редактирования авизо клавиши F3. Поскольку в журнальном ордере №7 в настоящее время уже зарегистрировано более 160 типов проводок и он постоянно пополняется, потребовалась методика, облегчающая ориентацию поль­зователя при выборе корреспондирующих счетов. В качестве такой ме­тодики была выбрана группировка проводок смысловому назначению, например группа «Штрафы» содержит проводки для забалансовых авизо, позволяющих учитывать в журнальном ордере №7 начисленные пени и штрафные санкции всех видов для автоматического формирования до­ходной части отчетов страхователей.  Методика реализована в виде двух связанных таблиц: первая это группы проводок, вторая – это набор проводок из заданной группы. Каждая проводка снабжена комментарием. При выборе проводки пользователь нажимает клавишу F2, после чего выбранная корреспонденция счетов заносится в редактируемое авизо.

Аналогично банковским выпискам может быть получен журнальный ордер №7 для конкретного страхователя. Для этого достаточно ввести в поле ввода «Страхователь» его регистрационный номер и нажать кнопку «Просмотр».

При нажатии функциональной клавиши F5 при просмотре журнала пользователь получит журнал регистрации камеральных актов, предъявленных страхователю за выбранный период. Здесь же существует возможность получить и итоговые результаты по журнальному ордеру №7 как по обычным авизо, так и по забалансовым.

Формирование  практически  всех  забалансовых  авизо  происходит автоматически,  то есть без участия бухгалтера-консультанта.  Так занесение авизо-штрафных санкций происходит при начислении штраф­ных санкций,  авизо-инкассовых поручений при создании инкассовых поручений, авизо-сторнирования/восстановления начисленных к уплате страховых платежей по датам реальной выплаты зарплаты во время на­числения пени. Кроме того, авизо связанные с перечислением дота­ций,   финансирования  санаториев-профилакториев,   оздоровительной программы, найденных сумм страхователей формируются в центральной бухгалтерии и переносятся на машину бухгалтера - консультанта ав­томатически. Все авизо, необходимые для расчета пени (дотации, пе­речисление страховых взносов,  недоимки,  начисленные ревизорами с проставленной  датой  акта  ревизии)  автоматически  выставляются  в расчетную ведомость начисления пени по датам занесения согласно порядку, определенному для начисления пени. Так начисленные реви­зорами при начислении пени предъявляются через 10 дней после со­ставления акта.

Подытоживает информацию, содержащуюся в банковских выписках и журнальном ордере №7 режим «Платежи». После выбора этого режима необходимо в поле ввода «Страхователь» набрать реги­страционный номер интересующего страхователя и нажать кнопку «Про­смотр». Если в качестве регистрационного номера страхователя будет набран номер 99999, то пользователь получит итоговую группировку сумм первого и седьмого журнальных ордеров за указанный период по счетам.

На основе расчетной ведомости начисления пени автоматически может быть сформирован акт камеральной проверки страхователя (приложение). Для автоматического заполнения акта камеральной проверки используется информация как из расчетной ведомости начисления пени, так и из регистрационной карты страхователя и данные организационного отдела – номер исходящего документа и т. п.

Кроме  того,  бухгалтеру консультанту предоставляется  возмож­ность подправить акт камеральной проверки в соответствии с теми или  иными  обстоятельствами,  например,  изменить  дату,  добавить штраф за непредоставление расчетной ведомости по форме 4 ФСС РФ и т.д.

При нажатии клавиши «Пробел» результаты камерального акта ав­томатически заносятся в журнальный ордер №7,  как соответствующее забалансовое  авизо.   На  основе  этих  авизо  для  бухгалтера-консультанта автоматически налажен по журнальному ордеру №7 учет камеральных актов в виде документа под название «Журнал регистрации» камеральных актов.