Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к

нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически

властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких

предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов

разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом

являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица

или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение

конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы

делятся на:

1. правовые акты, действующие на федеральном уровне, — акты, издаваемые

Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации,

органами федеральной исполнительной власти;

2. правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, -

краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-

Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных

образований;

3. правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми

органами федеральной исполнительной власти);

4. правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения,

предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной

исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных

актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан

Российской Федерации;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной

власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов

исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки

ведомственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета

Министров — Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

. необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых

актов и иных решений вышестоящих органов;

. необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной

деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими

органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все

распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в

условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного

принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе

решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием,

советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и

эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной

проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство,

представительные органы и правительства субъектов федерации и органов

местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии

министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по

своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика

заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный,

а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации

имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного

органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам

управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие

решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную

ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного

принятия решений действуют федеральные министерства, администрации

субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы

исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм

(генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель

правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их

руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно

узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности

организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и

некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и

решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания,

распоряжения.

Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической

документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе

и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом

положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но

важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-

аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-

правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат

поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как

распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать

определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения,

позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это

документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к

руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к

заместителю руководителя организации или руководителю организации, от

подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности

справочно-информационных документов, например переписка, используются для

реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях

соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих

документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов

можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические

документы.

[pic]

Рис. 2.2.1. Справочная документация

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает

переписка - обобщенное название различных по содержанию документов,

выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена

между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном

массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка

занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс,

факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой

информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и

электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный

характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и

типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления,

соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения,

подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

. письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и

подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках

предоставленной им компетенции;

. письма должны доставляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок,

исправлений;

. независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным,

официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью,

полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью

изложения;

. содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в

необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только

в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями

(телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о

результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за

определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада.

Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом

выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные

результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству

корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственной

системы, совершенствовать организационную структуру характер и содержание

выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми,

материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов

документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности

разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех

учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления

документов государственной статистической отчетности установлен Положением

о порядке предоставления государственной статистической отчетности в

Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа

1992 г № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются

министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти,

выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы

ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и

предприятий, например Центральный банк Российской Федерации,

Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство

финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и

отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций.

Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого

управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для

учреждений, организаций и предприятий отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность

представляется в установленные сроки соответствующим территориальным

органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной,

квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересованные органы

представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия

документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности, в

каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов,

заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей

организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами

структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства

данной или вышестоящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или

справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям

деятельности организации: о результатах функциональной деятельности

подразделений и в целом — организации, о результатах научно-

исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о

результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении

отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.

2.3. Организация работы с документами

2.3.1. Нормирование оформления документов

Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения

делопроизводства при действующей системе формирования состава документов

являлось бы создание соответствующего норматива по оформлению элементной

базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств

и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой

документов.

Естественная унификация документов на протяжении развития

государственности в России и шла этим путем. Создание системы

государственных стандартов на документацию, проводившееся в условиях

ведомственной разобщенности и недостаточной координирующей роли органов

стандартизации, стало причиной, с одной стороны, явной дублетности

нормативных положений, с другой — некоторой фрагментарности, неполноты

нормативных требований по оформлению документов.

Требования к составу реквизитов и их оформлению

Требования к составу информационных элементов документов-реквизитов

определяются двумя государственными стандартами на управленческую

документацию: ГОСТ 6.10.4—84 "Унифицированные системы документации.

Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,

создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, ГОСТ

6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению

формуляра-образца”, ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Эти нормативы устанавливают состав реквизитов, придающих документной

записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными.

При подготовке и оформлении документов используют следующие

реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11,

13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Государственная система документационного обеспечения управления по

самоопределению — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые

требования к документированию управленческой деятельности м организации

работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях

(объединениях), в учреждениях и общественных организациях' без всяких

уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к

оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность

управленческой документации. А учитывая типовой характер этих требований и

их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю

документацию, использующую в процессе своего оформления те или иные

реквизиты, установленные ГСДОУ.

Рассмотрение состава реквизитов и требований по их оформлению

проводится в привязке к современным требованиям, уточненным в

подготовленной Росархивом в 1993 г. на базе ГСДОУ Типовой инструкции по

ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Состав этих министерств не ограничен, им предоставлено право разрабатывать

индивидуальные отраслевые нормативы, но не противоречащие названной выше

типовой инструкции, так как оформленные с соблюдением всех требований

реквизиты документов и правильно составленный текст не только придают

документам юридическую силу, но свидетельствуют также о высокой деловой

квалификации готовивших их специалистов и их общей культуре.

Треюования к оформлению документов указаны в Приложении № 2.

2.3.2 Организация документооборота

Установление порядка движения документов или управление документацией

организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение

необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею

потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает:

. организацию документооборота;

. создание информационно-поисковых систем по документам;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12