Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

положений.

При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС

аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с

документами.

Номенклатура дел организации

Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой системы

организации является номенклатура дел — «систематизированный перечень

заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения». В

номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-

справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц

организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации

документной информации.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных

документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также

учетно-справочной . системой для последующего поиска дел со сроками

хранения до 10 лет включительно.

В иерархических системах управления для достижения единого подхода к

классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в

качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел,

обязательные для подведомственных структур и устанавливающие

унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной

номенклатурой дел.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения

документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел

устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей

Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки

работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на

общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т.д.), а

также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае

номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа. В

номенклатуру включаются также дела временно действующих органов, документы

которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации

или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также

не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из

других организаций для их продолжения.

В процессе работы организации в течение делопроизводственного года

могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые

комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в

номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою

очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, справочно-

информационных фондах и других подразделениях.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна

составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с

экспертной комиссией организации, с Государственной архивной службой в лице

ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в

зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После

согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и

приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1

января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки

делопроизводственного года.

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НАУЧНО-УЧЕБНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВУЗа

3.1. Факультет как научно-учебное подразделение университета

Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее

полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным

специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин

своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным

процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-

исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные

кабинеты, классы, музеи.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная

и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких

областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке

высококвалифицированных специалистов.

Кафедра может иметь учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты,

музеи, мастерские и другие подразделения.

Кафедра:

- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую

работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы

курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает

все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими

и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует

контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных исследований, организует их проведение и

осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и

докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку

преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за

счет образовательной и научной работы, развития производственной и

коммерческой деятельности;

- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-

просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета)

предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к

ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и

действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее

контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное

руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и

планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и

квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет

ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы,

подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета

и следовательно не определены его функции.

3.2. Типы документов, обращающихся на факультете. Подразделения,

издающие и использующие их.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный

процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета,

является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса,

с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные

записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных

и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,

обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной

власти, субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком

в качестве государственного национальный язык, органов местного

самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от

организационно-правовой формы и вида деятельности.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и

других организационно-распорядительных документов описаны в Стандарте

предприятия СТП 2069131-01-98.

Документы, входящие в систему организационно-распорядительной

документации, подразделяются на три группы:

1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);

2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);

3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки,

протоколы, акты и т.п.).

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской

Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической

продукцией, подлежащей учету. На них типографическим способом или

нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих

номеров.

Документами, образующими документооборот факультета являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях

решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Указание - документ, содержащий требования к выполнению

нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера.

3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное

подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение

какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по

содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями,

частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному

вопросу.

5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий

установленные факты и события.

6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение

в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях

коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий

порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция

определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения

(связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это официальный документ, который выдает

администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в

целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.

11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых

взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям организующим документооборот факультета относятся:

- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам,

получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные

карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги

протоколов, сдают документы в архив и т.д.) Подробный список работ деканата

указан в приложении № 3;

- кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на

сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются

протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- отдел кадров (студенческий и работников ТРТУ) (хранит личные дела,

издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок,

документов и т.д.);

- УУ (направляет в деканат и кафедры документы требующие

предоставления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует

учебный процесс, издает приказы по замене предметов в учебных планах и

т.д.);

- бухгалтерия(ведет прием денежных средств от студентов, выдает

заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.)

- второй отдел (ведет регистрацию военнообязанных, выдает справки,

передает информацию о вышедших приказах об отчислении в военкомат и т.д.)

На факультете издаются приказы по студентам, а также часть общих

приказов. Приказы по личному составу составляются на основании заявления с

визами, контракта в отделе кадров университета. На документах прилагаемых к

приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения,

т.е. зам. декана ставит свою резолюцию. При подписании приказа все

документы подкалываются к нему.

После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в

книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с

приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных

(сеть).

В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая

справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним

и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей

строгому учету.

Каждый семестр в университете проводится рейтинг-контроль, который

проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий-

экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные

ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг-

контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты,

выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются

на втором рейтинге и экзаменационной сессии.

При прохождении студентами практики на предприятии деканат готовит

письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его

успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться

печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. В деканате

готовят книги протоколов и руководящие документы для комиссии. Протоколы

заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите

выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и

распечатываются вкладышы к дипломам и затем передаются в отдел кадров для

выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи диплов, под каким номером,

кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки

сдаются в архив.

В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого

совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру)

образуются такие виды документов как - приказы, протоколы, решения,

выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

На факультет поступают различные материалы по конференциям.

Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится

явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После

заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно деканат собирает

информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в

учебный отдел.

На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным

планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре

оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к

расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.

3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения

документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа .

В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством

- канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в

ТРТУ, происходит регистрация.

Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит

регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача

документов в различные подразделения университета.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и

внутренние документы. В табл. 3.2.1. указано какие стадии проходят все эти

документы

Таблица 3.2.1

Входящие, внутренние и

исходящие документы

|Входящие |прием и первичная обработка (канцелярия) |

| |предварительное рассмотрение (канцелярия) |

| |регистрация (канцелярия) |

| |рассмотрение документов руководителем (ректор университета,|

| |проректора) |

| |доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) |

| |контроль исполнения |

| |подшив исполненного документа в дело (канцелярия) |

|Исходящие |составление проекта документа (факультет) |

| |изготовление документа (деканат, кафедры факультета) |

| |визирование проекта документа, его согласование |

| |подписание документа (подразделения университета) |

| |регистрация (деканат или канцелярия) |

| |отправка документа адресату (канцелярия) |

|Внутренние |составление проекта документа и его согласование |

| |(факультет, подразделения университета) |

| |изготовление документа (деканат или кафедры) |

| |визирование проекта документа (факультет, подразделения |

| |университета) |

| |подписание (факультет, подразделения университета) |

| |регистрация (канцелярия) |

| |размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) |

| |контроль исполнения |

| |подшивка исполненного документа в дело (канцелярия) |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12