Курсовая работа: Організація документообігу на підприємстві

Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання.

У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

1) урядових документів;

2) наказів керівника установи з основного складу;

3) наказів щодо особового складу;

4) відряджень;

5) рішень колега установи;

6) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації:

1. Назва документа.

2. Автор (кореспондент).

3. Дата документа.

4. Індекс документа.

5. Заголовок документа або його короткий зміст.

6. Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата).

7. Відповідальний виконавець.

8. Термін виконання.

9. Позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції".

Маршрутизацію вхідних та внутрішніх документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.4).

документообіг електронний підприємство

Рисунок 2.4 - Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів

Вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Маршрутизація вихідних документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Маршрутизація вихідних документів

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

1.5 Організація контролю за виконанням документів

Забезпечення своєчасного та якісного виконання документів є основним завданням контролю. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

До контролю за виконанням документів входять такі види робіт:

— постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

— перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

— попередні перевірки й регулювання перебігу виконання;

— облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

— інформування керівника про перебіг та підсумки виконання документів (доручень);

— повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

— зняття документів з контролю;

— формування картотеки виконаних документів

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких установлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один із перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу діловодства, де в реєстраційно-контрольну картку вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання.

Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки й оформлення має відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання — вхідних.

Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою діловодства за внутрішнім реєстром з обов'язковою фіксацією факту приймання-передавання документа чи пакета документів. Реєстри формуються в окрему справу й зберігаються в канцелярії чи іншому структурному підрозділі, що відповідає за організацію документообігу.

Документи, рішення з яких виконуються кількома структурними підрозділами, передаються почергово або, для оптимізації виконання, водночас у копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим.

Потребу розмноження документів і кількість копій визначає особа, яка організовує виконання. За потреби невідкладного рішення стосовно документа, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами й посадовцями передаються в юридичну службу для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а відтак у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю оформлення.

Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису документів і розподілу обов'язків. Копії підписаних керівниками розпорядчих документів у обов'язковому порядку надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за порушувані в документі питання.

Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб-відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по реєстру.

Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за якісним виконанням документів по суті питання.

Розглядаючи документ, керівник підрозділу виокремлює документи, що потребують термінового виконання.

Термінові документи передаються негайно.

У разі потреби розмноження документа або при інших факторах, що спричиняють неможливість негайного передання виконавцю службового документа, передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.

Виконання документа передбачає: збір та обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, погодження, подання на підписання (ствердження) керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, передає документ на тиражування. На документ, що має бути надісланий більше ніж чотирьом адресатам, виконавець готує список надсилань.

Для оперативного вирішення питань без складання додаткових документів виконавець може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо час між надходженням документа та його доставкою до виконавця не збігається), дату проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), дату й результати остаточного виконання.

За наявності відповідального виконавця решта виконавців зобов'язані своєчасно та якісно провести аналіз інформації й подати відповідальному виконавцю у встановлені ним терміни необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про перебіг виконання документів, одержані за телефонним запитом або під час проведення перевірки структурного підрозділу — виконавця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою друкарських засобів.

За автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання та змістом.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

За автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується в довідковому дубльованому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів водночас з документами.

РОЗДІЛ 2. Аналіз ефективності управлінської діяльності на ДП «Новатор»

2.1 Характеристика організаційно-правової форми підприємства

Державне підприємство «Новатор» створене на державному майні шляхом перейменування державного підприємства «Хмельницький радіотехнічний завод». Підприємство є повним правонаступником усіх майнових та немайнових прав та обов’язків Хмельницького радіотехнічного заводу та виробничого об’єднання «Новатор», реорганізованого шляхом його приєднання до державного підприємства «Хмельницький радіотехнічний завод», і підпорядковане Міністерству промислової політики України надалі Мінпромполітики.

Місце знаходження підприємства:

Україна, 29016, м.Хмельницький, вул.Тернопільська, №17.

Підприємство має відокремлені структурні підрозділи:

ü  Завод «Маяк», юридична адреса – Україна, 31352, с.Гвардійське, Хмельницького району, Хмельницької області;

ü  Машинотракторна станція "Новатор", юридична адреса - Україна, 31300, с. Моломоленці, Хмельницького району, Хмельницької області;

ü  Агропромисловий комбінат "Новатор", юридична адреса - Україна, 31300, с. Моломоленці, Хмельницького району, Хмельницької області;

ü  Комбінат громадського харчування "Новатор", юридична адреса - Україна, 29016, м. Хмельницький, вул. Тернопільська, №17/1.

Підприємство створено з метою:

- реалізації на основі одержаного прибутку соціальних і економічних інтересів працівників підприємства.

- найбільш повного забезпечення суспільних потреб в його продукції за рахунок розвитку і удосконалення виробництва.

Державне підприємство «Новатор» (учасник державного авіабудівного концерну «АВІАЦІЯ УКРАЇНИ») – це багатопрофільне високого технічного і технологічного рівнів підприємство, напрями діяльності якого:

-  Виробництво сучасних радіолокаційних прицільних комплексів Н019 та Н001, призначені для роботи в системі озброєння літаків МіГ-29, СУ-27, СУ-30, СУ-30МК, літакових відповідачів, апаратури близької навігації для всіх видів літаків та вертольотів, які випускаються в Україні та країнах СНД;

-  Виробництво систем зв’язку і безпеки руху на залізничному транспорті;

-  Виробництво побутових лічильників газу роторного типу;

-  Виробництво побутових та промислових лічильників гарячої та холодної води;

-  Виробництво однофазних електронних лічильників електроенергії;

-  Виробництво низьковольтних автоматичних вимикачів на струм до 250А;

-  Виробництво медичної фізіотерапевтичної апаратури;

-  Виробництво телевізорів марки NOVATOR на LCD панелях.

Уся продукція відповідає вимогам стандарту ISO 9001 – 2001, випускається із застосуванням сучасної елементної бази і технологій, що забезпечує якість продукції та її споживчі якості на рівні кращих світових аналогів.

Для виробництва перспективної продукції потрібна відповідна база. І це завдання успішно виконується. Протягом останніх 5-ти років підприємство направляє значну частину коштів на оновлення виробництва. Тільки за останні два роки ми вклали в оновлення виробництва 15 млн.грн:

-  Закуплено сучасне обладнання для обробки пластмас фірми «Engel» (Австрія);

-  Закуплено обладнання для проектування та виготовлення оснастки провідних фірм «AGIE», «STVDER», «HERMLE» Німеччини та Швейцарії;

-  Впроваджена нова технологія фарбування порошковою фарбою, яка є корозійно- і ударостійкою та екологічно чистою;

-  Впроваджена машина для поверхневого монтажу плат для телевізійної техніки та залізничного транспорту.

Підприємство підтримує широкі ділові і партнерські зв’язки із багатьма країнами близького і далекого зарубіжжя – Білорусь, Росія, Китай, Індія, Туреччина, Малайзія, Грузія, Азербайджан, Іран, Узбекистан, Таджикистан, Італія, Ізраїль, Німеччина.

Плани, які ставить перед собою підприємство, безумовно будуть виконані. Запорукою цьому є високопрофесійний трудовий колектив, який є основним багатством підприємства і складається як із ветеранів, які робили честь і славу підприємству, так і молоді, яка привносить у колектив нові ідеї, знання, енергію.

ДП «Новатор» визнано переможцем Всеукраїнського конкурсу «100 кращих товарів України» за представлену продукцію: у 2003 р. – «Лічильники води крильчасті», у 2004 р. – «Вимикачі автоматичні ВА59-35», а також лауреатом – за апарат для місцевої дарсонвалізації «Корона» і фіналістом – за «Лічильник газу типу РЛ».

2.2 Аналіз і оцінка внутрішнього і зовнішнього середовища підприємства

Для визначення стратегії поведінки підприємства на ринку та цілей планування необхідно проаналізувати фактори зовнішнього і внутрішнього впливу підприємства. Ці фактори можуть бути як позитивними так і негативними.

Для кожного підприємством є дуже важливим правильно визначати фактори, які впливають на діяльність підприємства і до яких змін вони призводять. Значну увагу цьому питанню приділяють і на ДП «Новатор». Детальний аналіз факторів впливу на діяльність підприємства можна зробити на основі нижче наведених таблиць.

Дослідження факторів впливу на підприємство почнемо з аналізу зовнішнього середовища підприємства непрямої дії (мікросередовища) .

Таблиця 2.1. Вплив соціально-культурного середовища на діяльність підприємства

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8